体系文件标识方法

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1、质量管理体系文件标识规范1.目的为公司质量管理体系文件的标识提供准则，以满足ISO9001：2008标准对文件控制相关内容的要求2.适用范围公司质量管理体系所涉及的所体系文件的标识3职责公司各部门应确定质量管理体系文件的管理职责并并实施质量管理体系的标识管理.编制、使用文件的人员应熟悉或执行体系文件标识的规范4工作内容4.1文件分类按照公司质量体系文件的策划，受控文件分类为：1）质量手册2）程序文件3）工作手册,包括管理制度、操作规程、作业指导书等。3）质量记录表格4）外部相关文件（经识别与质量管理体系运行相关的外来文件、相关法律

2、，法规文件）4.2质量体系文件构成要素及格式1）文件封面的格式（见附件1）2）文件的签署发送页格式（见附件2）3）工作手册内容包括标题、正文、页眉、页脚。表题采用宋体二号字；正文采用仿宋体-gb2312,三号字；页眉左上角公司名称右上角为文件编号；页脚左下角文文件名称、中间为生效时间、右下角为页码。页眉、页脚字体均采用宋体小五号字，数字及字母采用TimesNewRoman字体，小五号字。4)质量记录，一般为质量手册、程序文件、工作手册中制定或引出，在使用时无须封面，但是必须有记录编号、修订状态号。4.3文件编号方法4.3.1质量体

3、系文件编写完成后，文件编制人员按照本规范的要求进行编号，文件编号要求有唯一性，即文件与编号须是一一对应关系。4.3.2质量手册的编号规则编号：JD/RZ-QM-XX编号规则，公司代号+质量手册代号+修订状态示例：JD/RZ-QM-A/0，公司第一版质量手册。4.3.3程序文件编号规则编号：JD/RZ-CX-XX-XX编号规则公司代号+程序文件代号+所涉及标准条款号+文件修订状态示例：JD/RZ-CX-4.2.3-A/0，公司第一版文件资料管理程序4.3.4工作手册编号规则编号：JD/RZ-XX-XX-XX编号规则：公司代码+部门代

4、码+手册类别+序号示例：JD/RZ-Z-XZ-1。公司综合管理部制定的行政类工作手册第一号文件。注：序号不留虚位4.3.5质量记录编号编号：XX-XX编号规则：所引用的文件编号+QR表格序号示例：JD/RZ-Z-XZ-1-QR1，冀东日彰节能风机制造有限公司综合管理部制定的行政类制度第一号文件引出的第一份表格。JD/RZ-CX-4.2.3-A/0-QR1，第一版文件资料管理程序所引出的第一份表格。4.3.6外部来文编号外部来文直接涉及各项标准规范，直接使用其编号，国家法律法规、政府文件等直接使用其发文字号。如无编号，则外部来文编号

5、规则为：部门代码+年份+收文序号，如Z-2011-1，即综合管理部2011年接收到的1号文件4.4文件修订状态标识4.41文件修订状态标识方法X/X规则：文件版本/修改次数4.4.2文件版本用大写英文字母标识，每份文件的原始版本为A，文件每改版一次，改份文件版本以26个大写英文字母递增一次。4.4.3每份文件的修改次数，用一位阿拉伯数字表示，每修改一次，该文件修改状态递增一位。4.5页码标识4.5.1每份文件都需要在文件页又下角标注页码4.5.5页码标注方法第X页共X页4.6文件的分发号标识4.6.1为便于文件控制的溯源，所分发的

6、每份文件都需要在封面标注分发号4.6.2分发号的标准方法是：用两位阿拉伯数字，如01,02等，表示该文件发放的第一份、第二份以此类推4.6.3分发号在文件发放的时候应标准并记录。4.7部门代码部门代码部门代码公司JD/RZ综合管理部Z财务部C生产技术部S产品研发部Y销售部X壳体车间KT转子车间ZZ下料车间XL涂装车间TZ4.8工作手册代码手册类别代码行政类XZ人力资源类HR产品质量管理类ZL财务管理类CW生产作业管理类SC设备管理类SB物资管理类WZ安全管理类AQ技术创新管理类JS市场营销管理类YX4.9文件的受控状态标识4.9.

7、1受控文件状态标识4.9.2作废文件状态标识4.10相关文件4.10.1《文件资料管理程序》4.10.2《质量记录管理程序》附件1：封面格式依据标准：编号：公司文件名称文件编号：接收部门：分发号：附件2：签署发送页格式签署编制单位批准签署职责姓名日期签署职责姓名日期编制校对审核会签单位姓名日期标审质控发送单位单位份数单位份数总经理（管代）下料车间设计研发部转子车间生产技术部壳体车间综合管理部涂装车间财务部销售部注：