《各门类档案的整理》分析课程

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1、第二章各门类档案的整理编制说明：本章主要介绍了文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案、婚姻登记档案、计划生育档案、房产契税档案、审计档案、纪检案件档案、人员档案的整理方法。其中文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案、人员档案的整理方法适用于市直机关、镇区及村（社区）;婚姻登记档案、计划生育档案、房产契税档案、纪检案件档案、审计档案的整理方法适用于镇区。村（社区）形成的计划生育、审计等方面的材料归入文书档案即可。第一节文书档案的整理本节所讲文书档案的整理方法是按件归档的整理方法。一、三分开（一）分

2、归档与不归档：按本单位《文件材料归档范围》执行。以本级文件为主；上级文件：有针对性和需要贯彻执行的；下级文件：工作汇报、请示、统计报表等。（二）分保管期限：归档文件按照《文书档案保管期限表》划分为永久(代号1)、30年(代号4)、10年(代号5)；（三）分年度：以文件落款时间为准。二、编页码只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码；一份文件各部分（如收、发文处理单和定稿等）已有独立正确的页码时，也可以不用再编页码，合并计算其总页数即可。正面编于右上角，反面编于左上角。三

3、、排序在同一年度同一保管期限内排列文件先后次序。尽量将同一事由（同一次会议、同一个活动、同一件事情等）的文件排列在一起。四、盖档号章全宗号类别期限年度件号页数***A011201018档号章盖于文件首页左上方空白处。如文件首页上方空白处不够位置盖档号章，可另加一张白纸作封面，档号章盖在白纸封面左上方。档号章可手工填写，工整即可。五、电脑著录在档案管理软件系统中按照著录界面和归档文件目录格式的要求进行著录。完成著录后上传全文：永久和30年的档案，应将相应电子全文上传至档案管理软件系统，以符合“双套制”管理的要求。六、

4、装订入盒拆除文件材料中的金属物后，采用不锈钢钉、三孔一线等方法按单件装订。成本成册以及保管期限为10年的文件材料可保留原装订。对某些不合规格的文件材料，在不破坏文件材料内容的前提下，按A4尺寸标准幅面进行剪裁、补贴或折叠。将装订好的文件材料按其排列顺序装入档案盒内，一个档案盒内只能装同一保管期限的文件材料。。七、打印《归档文件目录》应用档案管理软件打印出盒内文件的《归档文件目录》(1份)，盒内目录中的起止“件号”应于盒内文件数量一致。《归档文件目录》式样见附表1。八、编制备考表和档案盒脊背备考表置于盒内文件之后，填

5、写项目有：盒内文件材料情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件材料情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。档案盒脊背内容有：全宗名称、全宗号、类别、年度、起止件号，要求编制整齐、美观。备考表式样与档案盒脊背式样见附表2。九、编制档案目录应用档案管理软件按年度分保管期限打印《归档文件目录》一式三份。编写“年度归档说明”。“年度归档说明”的主要内容包括：本单位本年度组织机构、人事变化情况；本年度文件材料归档情况（含归档工作组织情况，归档文件的完整程度、归档数量、有何缺陷和问题等）。将“年度归档说明”

6、和《归档文件目录》汇编成档案目录。档案目录装订方法：先排“年度归档说明”，后排《归档文件目录》。归档文件数量多时，一个年度每种保管期限的归档文件目录装订一本；归档文件少时，一个年度或几个年度各种保管期限的归档文件目录装订成一本，不同年度或不同保管期限之间用彩色纸隔开。档案目录要求制作一式三份，一份用于日常检索(用专用硬皮档案目录夹装订)，一份用于备份(可用软牛皮纸装订)，一份送所属镇区档案馆（室）备案。档案目录封面和脊背标签式样见附表3。十、入柜排列档案可按年度也可分保管期限存放档案柜中。档案目录存放于阅览室或档案

7、人员办公室的档案目录柜中。附表1：文书档案《归档文件目录》式样归档文件目录全宗号：***类别：A01期限：永久年度：2009件号文号责任者题名日期页数备注001＊府[2010]5号＊＊镇政府关于印发《＊＊镇＊＊＊管理制度》的通知2010.02.1215………………………………附表2：文书档案备考表与档案盒脊背式样备考表备考表脊背(填写全宗单位名称)全宗号***类别A期限1年度2009起止件号100-150盒内文件材料情况说明：由于原件遗失，A1-2009-01归档复制件。整理人：李**检查人：张**日期：2009.

8、7.8附表3：文书档案目录封面和脊背标签式样目录名称**镇**村委会文书档案目录全宗号***类别A期限1.4.5年度2010全宗号***类别A期限1.4.5年度2010注：村级单位的土地管理档案、户籍人口档案可参照文书档案整理方法第二节会计档案的整理一、分类会计档案大类代字为D，分四个属类：D1：会计报表(永久或长期)；D2：会计帐簿(25年)；D3：会计凭