公文的定义特点与文种

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1、公文写作知识讲座一、公文的定义与特点（一）定义：公文，全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。（二）特点：权威性、规范性、工具性。二、公文文种（一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 (四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或

2、者周知的事项。（五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（六）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十二）函 适用于不相隶属机

3、关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文的写作格式公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。　（一）国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级等组成。占文件首页的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。　　1、文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成（函只署发文机关名称），置于首页的上端，用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文，牵头主办机关排列在前，也可只用主办机关的名称。党委和政府联合行文，党委排列在

4、前。　　2、发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上正中位置（函的发文字号标注在标题的右上方）。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。　　3、上报的文件，应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。　　4、秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种；紧急程度分为“急件”、“特急件”。机密、绝密文件应标注份号。　　5、政府令的文头由套红印刷的“政府令”和编号组成。政府令的编号为“第号”。　（二）公文的正文部

5、分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。　　1、标题公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用：一是揭示内容，点明主题，使人一目了然；二是给公文定名，标题就是该公文的名称，便于收文机关登记管理，便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号，不能以引用文件字号代替内容提要。2、主送机关　指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“布告”、“通告”以外，正式公文一般都应标明主送机关。主送机关名称位置一般

6、在标题之下，正文之上左端顶格位置书写。“决定”、“命令（令）”、“会议纪要”等文种，主送机关可置于文尾主题词之下，发送栏内抄送机关的上方，标为“主送：”或“分送：”。向上级机关的请示，只写一个主送机关，如需同时送其它机关，用抄送形式。　　3、正文即公文的具体内容，是公文的核心部分。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用：1。，第四层用“（1）”。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文的位置在主送机关以下。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文的写法从内

7、容上讲，要把事情交待清楚，什么事、什么问题，准确无误。观点要鲜明。需要受文单位做什么，解决什么问题，准确明白。从形式上讲，条理层次清楚，文字简练确切，标点符号准确无误，篇幅力求短。4、发文机关是指正文之后、附件之下所署发文机关名称。发文机关的位置在正文之后偏右下方。如果正文占满了公文纸的全页，不得不在下一页落款时，可将落款放在空白页，同时，必须在落款前的空白处用括号加以注明：“此页无正文”。发文机关应写机关全称或规范化的简称。（也可用单位的印章代替）5、成文时间是以领导人签发日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准，电报以发

8、出日期为准，几个机关联合发文的，按最后一个领导人签发的日期为准。成文日期使用公元纪年，用汉字书写。成文日期的位置一般在发文机关的下面。成文日期是文件生效和查阅的重要依据，要求准确、完备、具体，不能忽视。6、印章印章是发文机关表示对公文