人才流动环境下高校人事档案信息化管理之我见

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1、人才流动环境下高校人事档案信息化管理之我见　　一、人才流动环境下高校人事档案管理存在的问题　　1.“弃档”以及“重建档”现象普遍存在。随着高校人事制度改革的推进以及人才政策的开放，高校间人才流动性加大。以笔者所在高校为例，“人档分离”与“重建档”占教职工总数的近十分之一。由于“人档分离”造成积压的档案，无法转递以及销毁，还要花费精力保管。此外，随着人事档案信息化的普及，流出人才的人事档案信息在数据库中随着停止更新不再发挥作用，前期工作也失去价值。在我国社会信用制度不健全以及个别人诚信缺失的情况下，不乏重建档人才中经历

2、、成果等造假以及无法核实原始信息等情况，新单位也会产生对重建档人才继续弃档离开的担忧。　　2.信息化过程投入大，利用服务对象有限。由于人事档案信息化过程繁复，前期基础数据采集录入工作投入较大，但成果一般只局限于为本校甚至本部门使用，与其他部门数据库系统中较多重复信息却不能通用，并且对个人利用开放的程度有限，造成数据资源的极大浪费。　　3.信息重复建立，“诚信”监管缺失。“重建档”会造成“一人多档”，新单位重建档后还要把基本信息再逐条纳入本校人事档案信息数据库。从总体看是对同一人信息的重复录入，而原单位人事档案数据库中

3、的此人信息随着离开单位而停止更新成为无用条目。对新单位来说，无档人员由于无原始档案作依据，增加了单位对教职工考察的难度，也降低了人才信任度。此外还存在个人诚信缺失的现象，不仅表现在违约弃档与原单位解除合同，也表现在重建档的造假现象。尤其是通过特殊渠道、绿色通道等引进的人才更容易在重建档时混入难鉴别的材料。此外，新单位也会对所引进人才通过放弃人事档案调离原单位有同样的顾虑，产生信任危机。　　二、人才流动环境下高校人事档案信息化问题存在的原因　　1.制度不完善。用人单位一方面想通过人事档案来限制人才流出，扣留人事档案成为

4、防止人才流失和维护自身利益的有力手段，另一方面打破规则对自己所需人才通过重建档的方式引进，从而形成违反人才制度相关规定以及自定规则引进人才的双重标准。此外，由于我国社会信用体制不健全，弃档现象增多以及新单位对频繁流动人才的信任度普遍降低。　　2.管理方面存在困难。当原单位不能满足个人需求、个人发展受限制选择违约离开，而原单位扣留其人事档案时，个人会放弃人事档案在原单位形成“弃档”。同时，许多高校需要引进高层次、高学历、高职称以及特殊人才时，在正常调动手续不能履行的情况下打破常规，不需要提供人事档案和人事关系，而在今后

5、工作中为其重建挡。这种采取双重标准的管理方式造成了对人事档案信息连续性的管理困难。　　三、人才流动环境下高校人事档案信息化问题对策　　1.建立全国统一规范的人事档案信息化制度，实现高校人才信息的有效整合。第一，建立统一的人事档案管理制度、数字化工作规范、人事档案信息采集、录入制度、维护制度等。此外，还要建立健全人事档案安全保密制度、人事档案网上查询利用制度等。需要从政策出台相应的措施，从总体进行规划，作为系统工程有序推进。第二，制定由初始单位建档、后续单位维护的制度。首次参加工作的高校单位负责整理人事档案以及人事档案

6、信息化后的数据维护，在人才流动时信息化的人事档案信息管理维护权限转到新的单位。　　2.建立基于统一软件平台、联网的人事档案信息管理系统。第一，建立统一的高校人事档案数据库，信息化的人事档案信息随人才流动。在制度保障的基础上，注重应用系统的开发、管理和完善，开发全国统一规范使用的人事档案管理软件，建立科学、全面的高校人事信息数据库。第二，建立统一的高校人才数据库以及联网的人才信息库。传统的人档合一的管理体制，可以控制部分人才流失，但从大局看则成人才优化组合的瓶颈。因此要打破传统管理体制，在统一平台上各高校负责各自人事档

7、案信息数据库维护，并通过开放与授予相应的权限实现信息资源共享。　　3.建立人才流动信用评价体系，对人才流动过程进行监管。第一，人才流动过程中弃档现象普遍，增加了用人单位对人才信用的担忧，因此，建立信用评级（评价）管理平台的需求日益突出。用人单位负责在本单位期间信用数据的维护，对教职工的信誉做出评估，建立个人职业信用记录并进行评级。在人才流动过程中对其他单位开放相关权限，有利于对人才信用进行动态管理与整体评估，促进人才合理、科学流动。第二，在人才中心或者专门机构建立整体信用监管，并负责向用人单位提供人才职业生涯中的信用

8、评级，对不属于保密范围的档案信息实现资源共享，把优质高效的人才档案信息提供给社会。第三，通过法律法规来保障社会信用档案管理体系的建立和健全，具体可以通过制定信用激励和信用处罚机制等一整套信用管理制度，发挥信用监管在人才流动环境下的积极作用。