对一篇复函的评改

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1、对一篇复函的评改　　[原文]　　关于技校自费生收费标准的复函　　市价费函字〔××××〕第11号　　市技校招生办公室：　　你办五月二十三日报告收悉（1）（笔者所加，以下同），根据省物价局、财政厅、劳动厅联合发出的〔××××〕×价费字第138号文件的规定，考虑到我市的实际情况，经研究决定，函告如下（2）：　　一、技校招生报名考务费每人××元，公费包分配学生每人每年收×××元（3）；　　二、定向分配自费生（4），二年制（5），每人每年××××元（6）；三年制的每人每年收×××元（7）；市、县（区）劳动培训中心（8），两年制的每

2、人每年收×××元（9）；三年制的每人每年收×××元（10）；从××级新生开始执行（11），老生老办法（12），新生新办法（13）。　　三、培训教材、书籍课本按实际收取（14），多退少补（15）。　　四、各县（区）各招生学校（16）、培训中心一律不得增加集资费、实习费、住宿费等其他任何收费项目（17），也不得提高收费标准（18）。　　特此函复（19）！　　××××年×月××日　　[评改]　　函，是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的一种法定公文。按其内容和作用的不同，可分为告知函、商洽函、询问

3、函和答复函等。上边这份函属于答复函，是×市物价局就该市技校招生办公室提出的学生收费标准问题而制发的答复函。通览这份《复函》，可以发现存在以下一些问题：　　一、标题不规范，文与题不相符　　公文标题一般是由发文机关名称、事由（主要内容）和文种三部分组成，俗称公文标题三要素，且应做到准确、简明、齐全。《复函》的标题是：《关于技校自费生收费标准的复函》。而《复函》正文第一项则是“公费包分配学生的收费”（3）问题。文离了题，题没能准确概括和反映文章的内容。以偏概全是公文标题制作之大忌。　　答复函标题，一般包括答复机关的名称（制发单

4、位的名称）、事由，而且在制发机关与事由之间加上受文单位的名称，其后加文种，如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》，而《复函》既没有写明发文机关名称，也没有写准事由，致使读者不知道是何单位就何事由发出的《复函》。规范的写法是《××市物价局关于技校新招自费生收费标准问题给市技校招生办公室的复函》。这样就一目了然了。　　二、标点符号混乱　　（1）处的逗号前讲的是一个完整的内容，其后是讲的另一个内容，故此处的逗号应改成句号（。）。（3）处的分号显然是从“复函如下”：“一、……；二、……。三、……。四、…

5、…。”四项并列关系的条文出发而用的。《复函》（13）、（15）两处又都用了句号，这就割断了前后条文的联系和四项条文的并列关系。为了保持在同一篇文章中标点符号的完整统一，（3）处的分号就没有存在的必要了，即应改成句号（。）；若考虑到四项条文的并列关系，也可将（13）、（15）两处的句号改成分号（；），但从其全文来看，和《复函》第“二”项内容中多处用了分号的实际情况，还是将（3）处的分号改成句号（。）好。　　从第“二”项条文内容整体出发，应将（4）处的逗号改成冒号（：），并在其后加序码号“一”；将（7）处的分号改为句号（。）

6、，并在其后加序码号“（二）”。　　分号主要是用来隔开并列的分句。从上下文关系和内容来看，（7）、（10）两处的分号应改成句号（。）。至此，《复函》第“二”可改成：“二、定向分配自费生：（一）技校，二年制的每人每年收××费××××元；三年制的每人每年收××费×××元。（二）市、县（区）培训中心，二年制的每人每年收××费×××元；三年制的每人每年收××费×××元。”修改后的“定向分配自费生”统领并列的两种学校“一”和“二”中的四个不同的自费生收费标准。层次清楚，内容明确，便于操作和执行。　　感叹号是用来抒发某种强烈感情的。“

7、特此函复”，并不具有抒发强烈感情的色彩，故应去掉（19）处的感叹号。况且公文体文章结尾用语之后，一般不用标点符号，这是规律。　　公文，特别是法定公文，一般不能用省略号（……）、感叹号（！）和问号（？），这也是规律。　　三、语句?嗦重复　　（12）、（13）“老生老办法，新生新办法”写进《复函》没有什么实质意义，倒?嗦重复。因为前边已经明确：“新的”收费标准“从××级新生开始执行”。既然（14）“按实际收取”，（11）何必还要写上“多退少补”？为使表达周严，第“三”项可改成“……对已多收部分，务必在收到《复函》后十日内退给

8、同学”。　　“培训教材、书籍课本……”中的“书籍”是“书”的总称，“教材”也是“书”，“课本”还是“书”，没有连用的必要。　　（17）“一律不得增加集资费……住宿费等其他任何收费项目”中的“等”字为助词，用在两个或两个以上并列词或词组之后，表示列举未尽之意；“其他”，是指示代词，表示一定范围以外的人或事物；“任何”，