基础数字汇编编写方法及示例

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1、【档案目标管理指导文本第三批：档案编研资料（3-6）】基础数字汇编编写方法及示例一、基础数字汇编的编写（一）基础数字汇编的概念、特点和作用1．概念：基础数字汇编是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。又称统计基础数字汇集、基本情况统计。它是对档案材料中原有的统计数字的摘录、综合、汇总。2．基础数字汇编的特点是：内容集中、形式灵活、利用方便。3．它有以下三方面的作用：1．基础数字汇编是供人们掌握情况、开展工作和研究问题的重要参考材料。它可供机关工作人员与科研工作者在制定工作计划、总结工作和进行某方面研究时随时查阅，利用起来十分方便

2、。2.举办展览会、报告会，进行党的方针政策宣传和爱国主义教育，必须以摆事实讲道理的方法以理服人，因而离不开各种有关的基础数字。3.基础数字汇编是一种宝贵的历史材料，是历史研究工作者提出问题和论证问题的重要依据。（二）基础数字汇编的种类和形式1．基础数字汇编的种类有：序号划分标准种类（1）从反映的空间范围分有一个地区、一个系统和一个单位的；（2）从反映时间上分有一年、多年、某一阶段或某一时间段的；（3）从内容上分有综合性和专题性的。2.基础数字汇编的形式有：—71—序号形式（1）文字记述式（2）图表式图示式表格式（三）基础数字汇编的内容构成和编制方法1．文

3、字记述式它是用文字叙述的形式分项介绍各种基础数字。它的优点是采用文字阐述，便于交待各种关系，便于阅读和口头陈述。它由“标题”、“前言”、“数列”和“说明”四个部分构成。部分构成说明（1）标题（汇编名称）它由单位、内容、名称三部分组成，概括了汇编反映的内容。（2）前言简介汇编的主要内容涉及的空间和时间限断，材料的来源和完整准确程度。（3）数列由统计对象（即数列标题）、时间或空间范围、统计指标（统计对象所含的方面）、统计数值四个方面组成。（4）说明简要说明本汇编所需说明的问题。2．表格式是以表格形式反映各项基础数字的一种汇编，它应用最为广泛，优点是数列条理清

4、楚，信息容量大，可处理较复杂的比较关系。表格式按统计数列的性质的不同可分为三种表格：序号表格种类说明（1）时间数列表反映在同一空间条件下，不同时间上的某项或某几项统计数列的表格。（2）空间数列表反映在同一时间条件下，不同空间范围某项或某几项统计数列的表格。（3）时空数列结合表反映在不同空间条件下，不同时间上某项或某几项统计数列的表格。表格式汇编的编制步骤，用一句话概括就是：（1）根据客观需求，选定栏目，制作表格；（2）摘录数据，填人表格；（3）按照一定题目汇集成册。3．图示式—71—是以形象直观的图形来揭示一定的数量关系的一种参考材料。图示式参考的优点是

5、形象直观，一目了然。图示式参考材料的绘制形式可根据实际情况灵活掌握。常见的有：序号绘制形式说明举例(1)直方图直方图即用直方形的宽度和高度来表示数量分布的图形，其横轴表示统计对象分组的组限，纵轴（左）表示分布在各组的个体单位数即次数（或称频数），纵轴（右）表示比率。(2)折线图折线图是在直方图的基础上用折线将各组次数高度的坐标连接而成，也可用组中值与次数相交的坐标点连接而成，它是表示次数分布的图形。有些分组很简单的统计数列，可用简化折线图，即只使用横轴和左纵轴（省去右纵轴）的坐标图。(3)饼图饼图就是在一个形如圆饼的平面图上，按比例关系将其划分成若干份，

6、每一份代表一定的数量关系的图形。（四）基础数字汇编的编写要求—71—编写各种类型的基础数字汇编都必须注意下列问题：序号问题说明1.目的性确定汇编的总题目和具体文、图、表的标题，必须有明确的目的。项目、指标不可滥设，应根据不同机关、单位一定的需要和目的，选择对社会和经济活动有价值的基本项目和指标。并根据目的确定采用文字记述式还是表格式或图示式。2.真实性指标数值必须以单位正式上报的统计数字为基准，做到准确无误，不可掺入臆断和估计的成分。3.对应性文字记述的数列中，统计对象和统计指标之间，统计表的横行和纵栏及指标数值之间，统计图的纵、横坐标之间，必须遵守相互

7、对应的原则，以表明指标数值所属的性质及其限定的时间、空间和条件。4.可比性指标数值的计量单位和标列方法，必须可供比较。（1）当表列指标数值都以同一单位计量时，应将计量单位标写在表的右上角；（2）当同栏指标数值以同一单位计量，而各栏计量单位不同时，则应将计量单位标写在各纵栏标题的下方或右侧；（3）当同行统计资料以同一单位计量，而各行的计量单位不同时，则可在横行标题后添列一计量单位栏，用以标写各行的计量单位；（4）坐标图的纵、横轴的计量单位，分别列于纵、横轴外侧中部轴名之下。如果汇编的文、图、表较多，就需要装订成册。封面上中部写标题，下中部写编者和时间；封面

8、后首页为前言或编辑说明，其次为目录。—71—二、统计数字汇编的编写统计数字汇编是