对会计电算化内部控制的思考[1]

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1、对会计电算化内部控制的思考来源作者：  发表时间:2007-6-1310:02:00  阅读数：991　收藏      摘要:文章从多方面阐述了会计电算化产生的背景及目前会计电算化存在的问题,分析了建立健全会计电算化下内部控制制度的必然性及重要性,提出了在会计电算化下如何加强和完善内部控制制度。   关键词:会计电算化;内部控制制度   一、会计电算化系统中内部控制的特点和问题   1.会计岗位发生变化,会计业务缺乏有效牵制。由于会计电算化的工作自动化、控制的程序化,各种手续都由计算机自动处理统一执行,会计基本数据的来源和处理方

2、式、会计管理操作形式等都发生了很大的变化;与此相适应,会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化,使传统职权分割的控制作用近于消失,信息载体的改变及其共享程度的提高,又使手工系统以记账规则为核心的控制体系失效,如不及时调整将形成内部控制隐患。   2.会计资料存储方式发生变化,容易影响会计资料的可靠性。手工会计系统中严格的凭证制度,在电算化会计系统中逐渐减少或消失,凭证所起到的较强的控制功能弱化。在手工方式下,会计资料以账本、凭证、报表等形式存储于纸张上,增加、删除、修改了的会计凭证或会计账册都可以从会计人员的笔迹和印章上分清责

3、任。而会计电算化将各种信息转化为数字形式存储在磁(光)介质上,有形记录比传统手工会计大为减少,凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依赖计算机方可录入、阅读或查询,其直观性较差,并且修改、擦除和拷贝均不会留下任何痕迹,有些业务可能不被打印出来,因此极易被篡改而不留痕迹,伪造、变造业务,导致会计资料失真,账、实不符,给一些不法之徒提供了可乘机会。另外,数据集中在磁(光)介质中,一旦发生火灾、被盗、感染病毒等,容易造成数据丢失。   3.会计电算化下的内部控制将有赖于电算化程序的质量。如电算化程序本身的漏洞,就会降低系统的安全性。而

4、会计人员对计算机专业知识所知不多,难以及时发现这些漏洞。同时电算化系统下的权限分工主要依靠口令授权,每个会计人员都有与自己权限相对应的口令,而有的会计人员对自己的口令并不十分重视,安全意识淡薄,操作口令管理不严,容易泄密或被人窃取,带来巨大隐患。   4.会计电算化中的反记账或记账清除功能的使用,对会计账薄的严肃性有一定的影响。反记账功能的目的,为了取消部分甚至全部的错误账簿记录以后重新正确记账。从本质上讲,它也是对错误的一种更正行为。而手工方式下记账后是不允许重新记账的,对于账本上的错误,应采用画线更正法、补充登记法或红字冲销

5、法来更正,更正错误的过程被留下痕迹,这样才能确保会计信息的质量和可信度。   5.网络技术的迅猛发展,使会计电算化的范围进一步扩大,会计介质将发生变化,并迅速走向电子化。如网上银行的开通,通过网上划转资金,结算单据均以电子化的形式出现,会计数据流动过程中的签字盖章等传统确认手段失去意义,都需要采取新的内部控制方法。   二、加强和完善会计电算化下的内部控制制度   1.加快防止会计电算化犯罪的法制化进程。目前,由于法规的不健全使会计电算化犯罪的控制非常困难。例如,对未经许可接触电算化会计信息系统或有关数据文件的行为,在法律上未规

6、定为偷窃行为,因此就无法对下载重要机密数据的行为治罪。必须看到,对电算化会计信息系统的开发和管理,不能仅靠现有的一些法规,如《会计法》、《企业会计准则》等。因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪,为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。为单位营造良好的大环境,加快防止会计电算化犯罪的法制化进程,可从两个方面入手:(1)建立惩治利用会计电算化犯罪活动的法律,明确规定哪些行为属于犯罪行为及惩处方法;(2)建立会计电算化系统的保护法律,明确电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护及受何种保护。   2.进一步建立

7、健全会计电算化内部控制制度。《电算化管理办法》要求有操作管理制度、硬件、软件管理制度、会计档案管理制度以及适合自己单位的电算化环境下的内部控制制度,做到有法可依、有章可循、严格执行已制定的各项制度,并重点针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节;并且要随着外部环境的变化、单位业务的不断调整和管理要求的提高,不断健全与更新内部控制制度。   3.制订单位内部电算化管理制度。操作管理制度是针对每一个上机操作会计软件的人员而制订的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。除了软件对操作方面

8、作了一定的内部控制设计以外,制订并严格操作管理制度,将会有效地保证会计软件的安全运行;同时,也有利于内部控制制度的执行。操作管理制度从内容上来看,一般包括以下几项:(1)操作人员的工作职责和工作权限。尽管软件一般都已有用户管理功能,但其用户管理的设置是由人工进行