合生创展集团有限公司合同管理办法

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合生创展集团有限公司合同管理办法二OO三年六月 目录第一章总则第二章合同管理机构第三章合同范本第四章合同的签订第五章合同的履行第六章合同的变更第七章合同的终止第八章合同的审计第九章奖惩规定第十章附则 第一章总则第一条为了规范本集团公司及本集团下属各地区公司、各项目公司的合同行为，防范经营风险，特制定本办法。第二条集团公司、地区公司及其下属各项目公司与其他自然人、法人、其他组织所发生经济业务原则上应以书面合同形式（暂不包括电报、电传、传真，电子数据交换和电子邮件）约定双方权利义务。第三条本办法就整个集团的合同管理机构，合同签订、履行、变更、终止环节的审批、跟踪、审计、奖惩等管理内容做出了原则性的规定，集团总部、地区公司、项目公司与其他自然人、法人、其他组织之间以及本集团各公司之间签订的各类合同适用本办法。第二章合同管理机构第四条集团总部设立合约管理中心，负责审批合同范本和非范本合同；并对各地区公司的合同管理给予业务指导和检查监督。合约管理中心由集团工程副总裁分管。第五条地区公司设立合同管理地区小组（以下简称地区小组），在合约管理中心的指导下负责本地区公司的合同管理工作，包括组织合同会审，组织制订非范本合同，草拟合同范本或其修订稿，检查本地区合同履行情况，向合约管理中心汇报本地区公司合同情况等。各地区合同管理小组负责对本地区各单位的合同进行总体管理，由地区公司法律合约部在每月1日前将上一个月（截至25号）本地区的合同在签订、履行过程中出现的重大问题及相应解决措施按照合约管理中心提供的表格形式填写并向集团合约管理中心汇报，地区公司未设法律合约部的，由地区公司行政人事部进行。合约管理中心于每月5日前将相关情况汇总并对尚未解决的问题提出建议，上报到集团工程副总裁（简称管线副总裁），并按管线副总裁的指示指导相关单位解决问题。 地区小组的组长由地区公司分管工程的领导担任，副组长由分管财务的领导担任，成员由地区公司行政人事部负责人和法律部门等人员组成。第六条地区公司下属单位（包括职能部门、项目公司）应按本办法规定落实本单位合同的经办和跟踪人员。第三章合同范本第七条集团及各下属单位在对外签订合同时，除下列情形外，必须采用集团的合同范本：1、政府部门规定必须套用国家规范文本；2、经合约管理中心批准同意使用对方的合同文本；3、按本办法第十条规定制作的非范本合同。第八条合同范本分为集团范本和地区范本，合约管理中心组织各级业务部门或地区小组起草并进行审查，由主管合约管理的管线副总裁对合约管理中心的审查修改稿进行审批。定稿后的合同范本在全集团或指定的地区内统一推行。地区范本包括适用不同地方性法规或有地区特殊性的合同（如《商品房买卖合同》），可由地区公司经办单位起草后送地区小组审核，由地区小组报合约管理中心，合约管理中心按《合同订立实施细则》的规定将其审批确定为该地区范本。第九条在合同签订过程中有特殊情况需对合同条款进行修改，必须按下列规定报批：1、合同范本的非选择性条款（合同范本中以加粗字体标明）必须经合约管理中心批准后方能修改（但与经审批的招标结果相同或分批合同与已签订的总合同内容一致，或修改后条款明显对我方有利的，不需经过合约管理中心，经地区法律合约部审批后可修改。地区公司未设法律合约部的，经地区小组组长审批后可修改），主要包括： （1）合作条件或承包方式；（2）付款方式；（3）结算方式；（4）验收标准；（5）其他重要条款。2、合同范本除以上条款外的其他条款须经地区法律合约部审批后方能修改。地区公司未设法律合约部的，经地区小组组长审批后修改，并应报合约管理中心备案，由合同经办人在合同签订后三个工作日内以传真等形式送至合约管理中心，采用邮寄方式的，应在前述期限内向合约管理中心寄出。第十条无相应的合同范本可适用的项目，标的在100万元以下的，由经办单位和地区法律合约部共同制作非范本合同，经地区公司会审后可以签订，但签订后应送合约管理中心备案。标的在100万元以上的（含100万元），由经办单位和地区法律合约部共同制作非范本合同，经地区公司会审后送合约管理中心批准方可签订。但是第十三条第2款中所指的与集中招标总合同一致的集中招标分批合同及与集团指定的长期合作公司（如珠江总承包公司、珠江建筑工程设计公司）签订的合同无须经合约管理中心批准。经办单位为集团职能部门的，制作非范本合同送合约管理中心审定后送集团会审。依照前款需要送合约管理中心备案的合同，由地区公司行政人事部门在合同签订后三个工作日内以传真等形式送至合约管理中心，采用邮寄方式的，应在前述期限内向合约管理中心寄出。第十一条集团合约管理中心负责在每年年初组织对上年度的合同范本进行重新审查修订，经集团领导批准后下发作为本年度合同范本。新的合同范本下发前，原来的合同范本照常使用。第四章合同的签订第十二条除下列合同外，其他所有合同必须经过会审方可签订。 1、贷款、担保合同。2、为办理特殊手续或有特别需要而签订的合同。3、因特别紧急，董事局或其授权人安排必须先行签订的合同。4、承兑汇票合同。5、办理报建、开户手续及用于办理准许使用及验收手续的合同。主要是指：（1）电房供用协议；（2）供用电方案协议；（3）煤气开户合同；（4）信报箱（群）维护协议；（5）教育设施配套移交、接收协议书；（6）供水协议。6、其他经合约管理中心批准不须会审的合同（重大合同的，合约管理中心应报集团领导审批）。第十三条合同签定的审批权限：1、以下合同（无论是否有合同范本）必须经合约管理中心批准方能签订：（1）合资、合作类合同及其相关补充协议；（2）购地、征地、转让土地使用权等土地权属变更合同及其相关补充协议；（3）股权转让合同；2、原则上金额500万以上的合同及金额100万元以上的非范本合同应由合约管理中心审定，金额500万元以上的合同应报董事局批准。但与集中招标总合同一致的集中招标分批合同及与集团指定的长期合作公司（如珠江总承包公司、珠江建筑工程设计公司）签订的合同无论金额大小，不须经过合约管理中心及董事局；3、土地使用权出让合同须经合约管理中心审定，报董事局批准。 第十四条一般情况下，必须签订合同后才能履行相关约定。只有同时具备下列条件，方可先履行，再补签合同。1、合同标的额在50万元以下；2、合同的主要内容（标的、数量、质量、价款或酬金、履行时间、履行地点、履行方式、违约责任等）已经基本明确，且经过地区公司审核部核价；3、时间紧急，不先予履行将严重影响工作进程；4、经项目公司或地区公司部门第一负责人以及地区公司主管老总批准。标的额在50万元以上的合同，如时间紧迫，除同时具备以上第2至第4点条件外，须报地区公司第一负责人和集团合约管理中心审批。以上情况项目公司均应采用备用金支付有关款项。第十五条合同订立阶段的具体操作程序按《合同订立实施细则》执行。第五章合同的履行第十六条合同生效后，各类合同的跟踪单位必须指定专人监督合同对方的履约情况，并按合同约定履行我方的合同义务（如付款、签证、验收等）。第十七条合同跟踪人必须及时将合同各方履行合同的情况详细记录到《单项合同履行跟踪表》，并作为合同档案妥善保存，合同跟踪人变更时必须做好交接工作。第十八条在合同履行过程中，一旦出现合同对方或者我方违约的情况，合同跟踪人必须保留和收集有关证据，并及时报告地区小组，由其会同地区法律合约部及业务部门进行处理。第十九条合同的履行跟踪应实行严格的管理，分工明确，责任清楚，层层落实。具体按《合同跟踪实施细则》执行。 第六章合同的变更第二十条因情况发生变化，我方需要对合同进行变更时，跟踪人应立即请示单位负责人及地区小组，由其组织地区法律合约部共同研讨变更的风险和处理的方法，并与对方进行协商。第二十一条如对方提出变更合同，跟踪人应及时报告地区小组会同地区法律合约部研究是否同意其变更要求，并将情况报请有关领导决定。如我方拒绝对方变更要求但对方仍然实际变更的，应按违约处理。第二十二条我方原则上应及时就合同变更情况与对方签订相应的补充协议，并按原合同的会审程序会审。第二十三条跟踪人和地区法律合约部应对合同实际变更过程中的有关事实进行证据收集，避免造成公司损失。第七章合同的终止第二十四条合同履行完毕、合同解除、权利义务免除或出现其他不必继续履行合同的情况时，合同跟踪人在支付最后一笔结算款时，须附上《单项合同履行跟踪表》原件，地区公司审核部根据《单项合同履行跟踪表》原件确认合同结算总价款后，方可办理项目结算，《单项合同履行跟踪表》送本地区公司行政人事部存档。合同履行过程中的所有书面材料（包括往来信函、证据等），应交项目公司办公室存档，若地区或集团公司的职能部门为跟踪单位的，则交该部门的资料员存档。第八章合同的审计第二十五条合同方面的违规监管部门为监事会及其下属地区公司审计部。第二十六条监事会有权对集团合同的签订、履行跟踪情况进行审计。第二十七条监事会不定期对标的额在10万元以上的合同进行抽查。 第二十八条任何单位和员工发现合同签订或履行出现违规情况，可向监事会投诉举报，由监事会进行调查。第九章奖惩规定第二十九条基本规定1、本规定分奖励和处罚两部份，奖励分为通报表扬和物质奖励，处罚分为警告、记过、降级、辞退。2、一年内受到两次警告者作记小过一次处理，一年内受到两次记小过者作记大过一次处理。依此类推。3、主管级以下员工的降级处罚按降低一级工资处理。4、对出现工作失职但拒不接受本处罚规定的，经公司查实后予以辞退处理。5、对未办正常离职手续擅离岗位的员工，取消其当月及年度奖金。6、凡员工当月奖金不足以扣罚时以扣除当月全部奖金处理，不再累计到下月执行。7、造成公司经济、信誉严重损失或其他严重损害公司利益的行为，除按制度辞退外，公司保留追究其经济或法律责任。第三十条奖励细则一、通报表扬：对以下单位或个人予以通报表扬。1、积极向合约管理中心反馈《合同管理办法》的执行情况，并提出合理化建议；2、发现合同范本或已签订的合同存在漏洞及时向合约管理中心或地区法律合约部反映，情况属实，避免给我司可能造成损失五千元以下的；二、物质奖励：对以下单位或个人，除给予通报表扬外并给予物质奖励。 发现已签订的合同存在严重漏洞，或对合同管理中的违章行为（如暗箱操作等）及时向监事会反映，举报属实，避免对公司造成损失五千至三万元的，增发当月奖金50%；避免对公司造成损失三万元以上至五万元的，增发当月奖金100%；避免对公司造成损失五万元以上至十万元的，增发当月奖金100%及年度奖金50%；避免对公司造成损失十万元以上的，增发当月及年度奖金100%，同时晋升工资一级。第三十一条处罚细则一、凡因工作失职发生如下情形之一者，根据情节轻重给予处分：（一）警告，对第一责任人给予警告处分：1、将非合同范本作为合同范本送会审的；2、会审单位每月超过三次不参与会审、逾期会审或当月逾期共超过十个工作小时，且无正当理由的；3、丢失合同会审文本；4、会审单位在会审过程中因过错造成或可能造成公司损失五千元以下的；5、其他在合同管理工作中存在过错但情节较轻微者；6、违反本办法规定造成或可能造成公司损失五千元以下的。（二）记小过，并扣发第一责任人当月奖金50％。1、未按本办法规定向合约管理中心办理审批或备案手续的；2、经办单位在办理合同会审时，应使用合同范本而不使用的或擅自使用对方提供的合同文本；3、使用非合同范本而未按本办法规定报批的；4、违反本办法规定修改非选择性条款的；5、使用错误的会审表以逃避会审审批的；6、合同签章后不及时将合同原件及合同会审表等资料送档案室归档的；7、会审单位在会审过程中因过错造成或可能造成公司损失五千至三万元的；8、违反本办法规定造成或可能造成公司损失五千至三万元的。（三）记大过，并扣发第一责任人当月奖金100％ 1、一份合同按金额分拆为多个合同以逃避监控的；2、未按本办法规定或《印章管理办法》给合同签章的；3、会审单位在会审过程中因过错造成或可能造成公司损失三万元以上至五万元的；4、违反本办法规定造成或可能造成公司损失三万元以上至五万元的。（四）降级，对第一责任人给予降低行政级别一级处理，扣发当月奖金100%及年度奖金50%。1、在合同履行过程中，不认真履行合同约定条款，导致我司违约而造成损失的；2、在合同履行过程中，不认真监督对方履约情况，在对方违约时未及时报告地区小组并采取相应措施的；3、会审单位在会审过程中因过错造成或可能造成公司损失五万元以上至十万元的；4、违反本办法规定造成或可能造成公司损失五万元以上至十万元的。（五）辞退，对第一责任人给予辞退处理，扣发当月奖金及年终奖金，公司保留追讨有关经济损失或提请司法机关追究刑事责任的权利。1、以签订合同为名抽逃、骗取、挪用、隐匿、侵占集团公司资产的；2、在对外签订合同中，利用职务上的便利，索取他人财物或者不正当地收受他人财物，为他人谋取利益的；3、以转贷牟利为目的，套取金融机构信贷资金高利转贷他人；4、在对外签订合同中，以非法占有为目的，骗取对方当事人财物的；5、会审单位在会审过程中因过错造成或可能造成公司直接损失达十万元以上的；6、其他有损公司形象，对公司利益造成严重损害者。7、造成或可能造成公司直接损失达十万元以上的。（六）同一违规行为同时符合不同处理规定的，按处理较重规定处理。 第三十二条奖励和处罚程序：1、当事人或责任人为地区公司人员的，不管其职位高低，均由集团监事会或地区公司审计部作出处理决定，由地区行政人事部进行奖惩。2、当事人或责任人是集团人员的，不管其职位高低，均由集团监事会作出处理决定，由集团行政人事中心进行奖惩。第三十三条“第一责任人”指出现处罚细则中规定的失职情形的合同签订或跟踪的经办单位、项目公司负责人；“第二责任人”指出现处罚细则中规定的失职情形的合同签订或跟踪的经办人、会审单位责任人，其奖惩按“第一责任人”降低一个档次（如是最低档则不必再降）；“第三责任人”指出现处罚细则中规定的失职情形的地区小组组长、合约管理中心主任、地区公司的管线老总、财务老总及合同会审最后审批人，其奖惩按“第二责任人”降低一个档次（如是最低档则不必再降）。第十章附则第三十四条集中招标项目分批合同的操作根据招投标的有关制度执行。第三十五条本办法所称的“以上”包括本数；鉴于本办法所指之职能部门非所有地区公司均是如此设置，因此具体应指地区公司内承担相应职能的部门或组别。第三十六条本办法所称的“集团”是指合生创展集团有限公司。第三十七条本办法所称的“地区公司”是指本集团在中国境内各地区所成立之统管该地区（原则上以“市”为单位）经营业务的总公司。第三十八条本办法所称的“项目公司”是指地区公司控股或参股的以项目经营为目标的房地产开发公司；地区公司如下设项目公司种类以外的其他业务类型公司也应参照本办法执行。第三十九条本办法由集团合约管理中心解释。 第四十条本办法自正式颁发之日起执行，原《合同及非合同立项管理办法》和《合同会审管理办法》自本办法正式颁发之日起废止。