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时间:2018-07-23
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XXXXX有限公司会议管理制度总则一、为进一步规范公司会议管理,特制定本制度。二、本着“充分准备,周密安排、服务周到,少开长会”的原则,规范公司会议管理工作。三、本制度中所指会议包括公司常设性会议(经营分析会、工作例会等)和临时性专题会议(见附表一)。四、管理部为公司会议主管部门,负责组织和协调。五、本制度解释权归公司管理部,修改亦同。会议工作规范一、会前准备工作:(一)各类会议在召开前,会务人员应向有关部门收集资料,准备文件,并确定会名、会址、会期,编制与会人员名单,确定会议议程。(二)有关会务人员为与会发言领导做好发言材料的收集、起草工作。(三)会务人员必须根据安排提前布置好会场,做到会场布置整洁、干净、舒适。(四)准备工作基本完成后会务人员应在会前向会议主持人报告。二、会议组织与纪律:(一)迟到处理:迟到几分钟,在会议室站立几分钟;不执行者按10元/分钟处罚。(二)与会者不得无故缺席,参会人员需在各因故不能参加会议,应事先向会议主持人请假,并委托职务代理人为参加。(三)相关部门在会议正式召开前做好会议各类资料的分发工作。各类会议由相关部门指定人员做好会议记录。(四)会议主持人应按会议议程安排进行,使会议开得简明、顺利、高效。(五)发言者不可长篇大论,应突出主题。主持人有权制止偏离主题的发言。(六)会议决议形成遵循“少数服从多数,局部服从整体,下级服从上级”原则。(七)会议期间,与会人员不得随意离开会场。有事需离开的,应经主持人同意后方可离开。(八)会议期间,与会人员进入会议室后将手机关机, 或将手机调成振动。若在会议期间,参会人员有手机铃声响起,当场罚款10元。(九)会议参加者在会上可畅所欲言,各持己见,允许持有不同的观点和保留意见。但会上一旦形成决议,无论个人同意与否,都应认真贯彻执行。(十)与会者在会议后,主动将坐椅恢复原状;离开前将各种设备电源关闭。三、会后事项处理:(一)由会议记录员负责整理、起草会议纪要。二日内完成并递交审核批准。(二)由会议主持人负责对会议纪要的审核和批准。(三)会议纪要应有发文号,发放时应填写《文件签收记录表》。并由接收人签收。(四)会议纪要应分类成档,并按重要程度确定保存期限。(五)会议纪要作为公司的重要文件,备忘已研究决定的事项,发至参与会议的全体人员,以便对照核查落实。(六)公司部门内会议纪要应于次日发到部门内每个人,并报送相关部门备案;(七)公司常设性、临时性会议纪要应于会后三天内发送至各相关部门,并抄报总经理;(八)有外来人员参加会议的纪要必须于会后三天内发送至各相关公司、企业、部门及外来人员。(九)管理部及相关部门或人员要对会议形成的决议或纪要内容进行承办,落实、催办。(十)严守会议纪律,保守会议秘密,在会议决议未正式公布之前,不得私自泄露会议内容,影响决议实施。四、会议安排程序(一)公司周例会每周一召开,由公司总经理主持,各部门经理以上及相关人员参加,按确定的会议时间、地点召开。(二)公司各项专题例会、协调会和部门内部的会议自行安排,需安排会议室的在召开会议前一天报管理部,以便安排会场及做好其他准备工作。(三)未经公司同意批准,任何部门与单位无权承办外单位在我公司召开会议。(四)公司召开的有外来人员参加的会议,各相关部门应提前三天通知管理部,报总经理同意后方可如期召开。(五)在会议过程中,主持人应保证会议顺利进行,对突发事件作及时、有效处理。五、公司各部门对有 关会议下发的重要文件、材料,必须组织专门学习并贯彻落实会议精神。六、公司各类会议原则上应按规范及安排程序进行,遇特殊情况可视情特殊处理。七、对违反上述规范及程序的,会议主持部门应追究责任,对有关当事人处以警告、罚款10~200元。XXXXX有限公司管理部XXXX年XX月XX日
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