行政管理 专业管理师论文 初探企业秘书工作现状及其对策

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1、行政管理专业管理师论文论文题目：初探企业秘书工作现状及其对策10初探企业秘书工作现状及其对策摘要：秘书作为领导的决策助手，协助领导全面处理事务工作，使得秘书工作成为办公室业务的核心，目前已发展成为世界上最为广泛的职业之一。作为钢铁企业的秘书，企业的不断发展对秘书工作提出了更高的要求，企业秘书工作现状、存在问题、改进建议是本篇论文主要阐述内容。关键词：秘书工作工作做法存在问题改进建议正文1.前言秘书，是一种社会职务名称，目前是世界上最广泛的职业之一。在长期的历史演变过程中，“秘书”真正作为一种社会职务而

2、登上历史舞台的时期当属汉代，封建王朝设立的秘书监、秘书令、秘书郎等职，负责掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍，皇帝宣读命令的宣示以及宫禁的图书的工作。由此时期，“秘书”一词逐步发展为官署、官职。在我国，秘书学界就给“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”秘书的工作面较宽，随着社会的不断发展，秘书部门内部的分工也越来越细，现代我国的秘书从不同角度上可分为不同的类别：一是从从属和服务对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书，二是从承担的工作性质划分，

3、有机要秘书、文字秘书、信访秘书、行政秘书、外事秘书、人事秘书、军事秘书、教学秘书、商务秘书、生活秘书等。作为钢铁企业的秘书工作者，我将对如何做好企业秘书工作进行阐述。2.企业秘书的工作性质企业秘书工作是各级领导在进行管理工作过程中必不可少的一项工作，是从属、服务于领导的。它主要是在信息收集、制定决策、贯彻指令、起草文件、管理文书档案、组织会议、安排活动等方面对领导工作起辅助作用。10秘书工作本身不能脱离它所服务的领导而独立存在，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里。尽可能地为领导、机关创造各种

4、便利条件，以提高其工作效率和工作质量。所以说，从属性、服务性、辅助性就是对秘书工作性质的最好概括。3．企业秘书应具备的素质秘书作为在领导身边协助工作的人员，这就要求秘书必须具有坚定正确的政治方向、较高尚的道德水准，广博的知识，良好的工作作风和多方面能力，遵守秘书职业道德。4．企业秘书工作主要包含哪些内容随着企业管理机制的不断完善，管理不断引向更高、深、广的界面，根据企业文化建设的程度以及企业内部分工的不同，秘书工作的内容也有所不同，主要内容大致有以下几方面：处理文电、起草文件、办理会务、收集资料、开展

5、调研、督办、处理来信来访、档案管理、印信管理、根据领导意图协调本部门的各种工作，安排领导接见、会谈、照相、剪彩、参观、宴请等活动，其它日常事务以及领导临时交办的工作任务。5．秘书工作现状。5.1秘书岗位设置与人员配置行政管理处秘书员定岗2人，行政管理师1人，共计3人，目前实际在岗1人。考虑到工作任务重、强度大，对工作职责做出了一定的调整，其中：印信管理和档案管理由专职档案员负责，后勤接待工作由总务室专职人员管理，外事协调由专职人员负责。5.2我在秘书岗位上做了哪些工作5.2.1处理外来文件即负责外来文

6、件、信函、请柬等的收发、分类、登记、传阅、备份和存档。在我到企业实习期间，发现对外来文件、信函、请柬的处理方法非常简单，只是将文件转交给相应的部门，没有登记、传阅、结果落实的环节。存在文件传送不及时、漏传、不传，传送后部门与部门之间推托责任，不愿牵头，工作不能及时落实，10外来文件存档率低，后期查阅难度大的现象。针对这些问题，利用电子表格制表简便的特点，制成外来文收发一览表，明确注明收文时间、发文单位、文件标题、页数、转发单位、接收人、接收时间、存档时间等内容，提醒自己，哪个文件该及时传阅给哪位领导，

7、按照领导的批示意见，现在文件传阅到谁的手里，归档时交付给哪位负责人，避免因时间关系遗忘信息、迟送误事。对于特别重要的文件，为防止接收人将原件遗失，使用扫描仪进行备份，并将电子文件以公文形式发送接收人以备日后查询。最后对外来文件进行筛选，对有存档价值的文件分类，填写档案移交清单，与档案员核对后存档，做到整个文件的流转有序，有件可查。5.2.2起草、管理公司文件主要是秉承公司高层领导和本部门领导的意图，草拟各类公文、工作计划、工作总结、本部门规章制度等，在撰写过程中，首先要了解事情本末，需要主动与各部、处

8、、厂主管或责任人沟通，掌握最真实的信息。其次了解领导的意图，明晰自己所写材料的目的是什么，对接哪个部门，公司希望通过材料达成什么样的效果或目的。对于重要的数据，一定要经过部门和公司领导确认后上报，报送口径要一致，切不可因为错报、混报给公司形象和生产经营带来不必要的损失。对公文实行统一管理，即凡是公司文件，必须由撰稿人在公文系统中，我们称作主办，经逐层主管审核，最后由公司高层领导审阅同意后统一排版、编号、公布、存档。5.2.3办理会务即承担会议通知、议程安