gfi-cb-部门信息资料丶资产管理制度

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1、GFI-CB-15部门信息资料丶资产管理制度GFI-CB-15部门信息资料、资产管理制度版本：1第PAGE4页共12页部门信息资料、资产管理制度目的：规范部门信息资料、资产的管理制度，保证部门资料的有序及完整，部门资产的齐全。工作范围：成本部信息资料及资产的管理工作。31>.工作职责：3.1项目信息资料管理员3.1.1负责收集、整理所属项目的工程资料；3.1.2负责项目工程资料电子文档的保存及保存清单的编制工作；3.1.3负责成本信息库中相关项目数据的录入工作；3.1.4负责项目完成后资料的移交工作；3.2部门资产管理员：3.2.1负责部门资产的调

2、配工作；3.2.2负责定期清查及盘点部门资产；3.3部门行政秘书：3.3.1负责部门行政资料的传签及存档工作；3.3.2负责部门工程相关资料的传签工作；4.工作程序：4.1资料管理：4.1.1项目信息资料管理：项目信息资料管理员负责对项目即时发生及有规律性发生的成本资料进行收集、整理、登记、编号、制作清单、存档、入库、借阅及质量清单的编制工作。4.1.1.1合同资料：合同经手人签订合同（施工、设计、采购、营销）时应先将合同交给项目信息资料管理员，由其编制《××项目合同一览表》并给合同附上编号（编号原则附后）。合同传签完毕一天内合同经手人应将一套完整

3、合同资料『详招投标（议标及直接委托）及其合同管理作业指导书』原件及其相关电子文档交给项目信息资料管理员存档，项目信息资料管理员应注意登记合同最后签订日期，并在每月5日前按信息库管理细则要求将上月发生的合同相关信息录入成本信息库；4.4.1.2招投标资料：项目招标开始前，项目信息资料管理员对招标项目进行编号（编号原则附后），招标工作完成后，招标经手人应在招标工作完成后2个工作日内将招标项目完整的招标资料（见招投标及其合同管理工作作业指导书）原件及相关电子文档交给项目信息资料管理员存档。项目信息资料管理员在收到到招标资料1个工作日内按信息库管理细则将招

4、投标相关信息录入成本信息库；4.1.1.3工程款审核资料：部门经理审核完工程进度款审核表和工程付款申请单后，将《××工程进度款审核表》及《工程付款建议书》交给项目信息资料管理员，项目信息资料管理员必须按部门管理制度要求在半天内完成登记工作，并交给部门行政秘书。项目信息资料管理员在每月5日前按信息库管理细则将上月发生的工程款审核相关信息录入成本信息库；4.1.1.4甲定乙购材料采购通知单、设计变更单、补充设计单及现场签证单：工程部每月5日前将上月实际发生的甲定乙购材料采购通知单、设计变更单、补充设计单、现场签证单复印件及其清单提交给成本部行政秘书，行

5、政秘书按项目分别交给各项目信息资料管理员。项目信息资料管理员将其编号、存档，并按信息库管理细则要求入库；4.1.1.5结算书及结算协议书：项目信息资料员按照部门经理安排的结算工作任务填写《××项目结算任务表》，并依据合同编号；部门行政秘书将总经理审批下来的结算书分项目交给项目信息资料管理员，项目信息资料管理员应及时与施工单位办理《合同结算协议书》，并将结算书及结算协议书（含电子文档）存档，按成本信息库管理细则要求入库。4.1.1.8><#004699'>6成本月报：项目负责人每月5日前负责编制《项目成本动态控制表》，项目信息资料管理员每月8日前负责

6、统计本项目上月发生的合同信息、招投标信息、工程款支付情况、甲定乙购材料采购通知单、设计变更、补充设计、现场签证、结算任务、结算费用及项目成本动态控制表等并将相应信息填入成本月报中，部门经理负责整合完成《部门成本月报》，报总经理审阅后，上报集团。每月15日前由部门行政秘书负责按信息库管理细则入库。4.1.2资料备份：每季度项目信息资料员负责将本项目的相关电子文档在内部网进行备份，以防电脑出现问题而造成的数据丢失；4.1.3资料的存档：4.1.3.1以下资料要求必须存档：a、合同文件（详招投标（议标及直接委托）及其合同管理作业指导书）；b、招标文件（见

7、招投标及其合同管理作业指导书）；c、甲定乙购材料采购通知单；d、设计变更单；e、补充设计单；f、现场签证单；g、结算书及结算协议书；h、进度款审核表；4.1.3.2以下资料应该留底，以便查阅：a、项目工作传签单；b、项目各阶段成本分析报告；4.1.3.3所有存档的资料柜必须编号、标识清楚、上锁；4.1.4资料的查阅及借阅：成本信息库中已有的信息资料原则上不能再查阅及借阅，其他资料的的查阅和借阅都要知会项目信息资料管理员，如需借阅必须按要求填写《借阅资料登记表》，如需复印者用完后请及时归还。4.1.5资料的移交：项目结算完成一年后，由项目信息资料员配

8、合行政秘书按地产公司档案管理要求移交给公司资料室，其他资料移交给部门行政秘书。4.2部门行政信息资料的管理：4.2.1部门