有关企业文书档案管理的规范化思考

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1、有关企业文书档案管理的规范化思考　　作者简介：栾惠岚，（1981.9-），女，汉族，中共党员，最高学历：吉林艺术学院音乐表演本科。2001年9月参加工作，一直从事办公室文书工作，主要负责文书日常工作及档案管理工作。　　摘要：文书档案管理作为企业档案管理的重要工作内容，在企业发展的过程中发挥着无可替代的作用。实现企业文书档案管理的规范化，有利用降低档案管理者的劳动强度，提高工作效率，进而有利于企业平稳、健康的发展。　　关键词：企业管理；文书档案管理；规范化　　文书档案指的是机关、单位、企业等团体在从事社会活动的过程中，为了特定需要，按照一定的要求、格式而形成的

2、书面文字材料。文书档案管理作为档案管理工作的一项重要组成部分，其管理水平直接影响着文书档案资料的完整性与保密性。因此，推动企业文书档案管理的标准化、规范化进程，对于发挥文书档案在企业发展过程中的作用，实现其存在的价值有着重要意义。　　一、影响企业文书档案管理规范化的因素　　（一）观念因素　　文书档案管理并非人们想象的将文书资料收集之后建立档案目录那么简单，企业的文书档案管理实际上是把文书资料进行收集、整理、归类、归库等处理，以方便日后提取使用的一系列过程。我们知道，文书档案的前期收集与整理工作是异常繁复、琐碎的，需要投入大量时间与精力，而且整个过程还需要科学

3、、系统的进行设计。目前，我国企业的文书档案管理工作存在严重的“重藏轻用”的思想，也就说档案管理人员将过多的精力放在了对文书档案资料的整理与保管工作上，对文书档案资料所蕴含的价值的挖掘程度存在严重不足。　　（二）人员因素　　目前，有很多企业的内容都没有专门负责文书档案的管理人员，负责文书档案管理的人员多数都是秘书来兼管的。这些没有学历背景、专业背景以及技能培训背景的兼职人员，不但不具备文书档案管理的相关知识，同时也认识不到文书档案管理对于企业发展的重要性，也不关心文书档案管理新技术的应用。除此以外，由于文秘人员的本职工作是文书处理，虽然与档案管理相关，但并非是

4、档案管理工作的全部内部，所以，有很多企业内部的档案工作都停留在“收好公文”的层面上。　　（三）技术因素　　由于现阶段很多企业对于文书档案管理工作的认识程度不够，其内部的档案管理方式仍然沿用了手工管理模式，在收集、整理、储存、查阅等方面，手续比较繁琐，效率低、失误率高、不容易保管，同时由于文书档案管理的信息化程度较低，文书资料基本上无法实现共享，甚至文书的价值大大降低。　　二、推动企业文书档案管理规范化的建议　　（一）建立健全文书档案的管理制度　　管理制度是组织内部行为准则，是管理标准化、规范化的重要保障。同样，文书档案管理工作想要实现规范化，也需要有一套完善

5、的管理制度对文书档案管理人员的行为加以规范。企业管理者必须要以《国家行政机关公文处理办法》、《档案法》等法律条文为依据，然后再结合企业文书档案管理的工作实际，制定出一套囊括：档案的收集、整理、借阅、鉴定、统计、处理以及销毁为一体的文书档案管理制度，从而能够让文书档案管理有据可依、有章可循。　　（二）加强文书档案管理每一个环节的标准化　　规范公文制发程序，使文书档案管理的每一个环节都能够统一化、标准化、规范化。我们知道，文书档案的前身是公文，从这一角度来讲，公文制发的质量就决定了以后档案的质量，而且在很大程度上也决定了档案管理工作的规范化程度。所以，我们在制发

6、公文时，必须要将标准化问题落到实处，这样才能够提高公文的质量，进而提高文书档案的质量，为文书档案管理的规范化打下基础。一是要实现公文纸张、尺寸需要符合国家、地方以及企业内部的相关规定。二是对公文的字迹进行审查，保证公文字迹清晰，而且在制发公文时，特别要注意要使用不容易发生褪色的墨水、笔种与纸张，以便于日后的长期保存。三是对公文的签发手续进行审查，确保这一手续符合审批的权限，同时对公文的标题、主送单位、抄送单位、落款、日期等内容进行检查。四是使公文页面的排版形式更加统一、规范。五是要不断规范公文的文种、格式，行文的过程中不要随意使用简称、不规范字，这样才更有利

7、于日后的检索工作。　　（三）推进文书档案管理的信息化建设　　随着计算机网络技术的快速发展，信息化已经成为社会发展的必然趋势。文书档案管理的信息化也成为了企业档案管理水平提高的重要标志。现阶段，由于社会对档案管理普遍不重视，各种信息系统管理软件充斥于市场，企业的文书档案信息化水平带有一定的滞后性。想要解决这一问题，就需要使企业文书档案管理引进计算机系统，从而深入分析文书档案管理每一个环节实现信息化的可能性，不断推进档案业务的标准化与规范化。我们知道，文书档案管理的规范化建设，是一个长期、系统的工程，需要我们逐渐提高企业员工的建档、归案意识，推进文书档案的电子化

8、。相信随着计算机的日益普及，无纸化办公势必会取代传统