物业品质监控系统之文档信息管理

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1、物业品质监控系统之文档信息管理一级指标二级指标三级指标检查标准检查方法文档信息管理管理制度制度清单制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度；抽查明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任；抽查部门信息管理员发生变动，必须及时通报总经理办公室，并完善各项交接手续，对新信息员进行必要的培训；抽查流程管理收集于每月/季/年初收集现场质量记录外来文件填写《文件处理表》，报公司领导批阅；抽查建立做好清晰的标识；无污损或破损；内容完整；传真件应复印后保存复印件抽查更改按文件原审批程序重新报批抽查归档按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行；按不同业务类别进行排序、编目；文件盒（袋

2、）的封面标识文档名称、产生时间段、保存期限、存档人、存档日期等；外来文件由经办部门存档；在《文件资料存储清单》登记抽查储存归档资料应尽量在统一地点保存；做好防潮、放火、防虫蛀、防鼠害工作；抽查报废填写《记录报废申请表》经经理批准；重要须粉碎处理；抽查查阅在《借阅登记表》上登记；经经理批准；及时收回；政府部门、司法机关因公需查阅的，在核对核对对方单位介绍信或工作证无误后提供查阅，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存；抽查保密保密文件控制；电子文档加密码；重要、机密的电子文档在设置密码后报部门经理备案；抽查移交资料管理员调（离）职或更换岗位前，应做好文档资料交接工

3、作，完善交接手续；抽查发布所有文件需经审批后方可发布；通过电子显示屏向顾客公布的信息须保存审批记录；重要文件送达承建商、业主/业主委员会、相关业务单位时，须请对方签收，填写并保存《文件发放签收表》抽查现场管理资料柜编号管理；柜内资料内容同《文件资料存储清单》相符；文件柜符合文档储存环境要求；柜门锁和钥匙齐备；钥匙编号同锁号相配；抽查网络信息网络信息须经部门经理审批后方可发布；审批记录须存档；抽查电子文档统一管理；按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹；管理软件内容每月备份；每年初对上年重要电子文档以光盘保存，并在《文件资料存储清单》登记。抽查附件1：《小区迎检文档资料目录》2：3：《管

4、理处日常管理文档目录》4：《管理处电子文档资料目录》5：《工程技术部文档资料目录》6：《绿化部文档资料目录》附表一：小区迎检文档资料目录目录号一级目录二级目录三级目录1-1物业规划档案用地批准文件小区规划图建设用地规划许可证土地使用权出让资料地界界桩放点报告项目批准文件建设工程规划许可证施工许可证建筑物命名、更名审批资料用水指标批文用电指标批文1-2物业接管验收资料移交证明资料物业移交会议纪要或移交证明工程设备交接资料工程、设备技术资料交接清单房屋钥匙交接清单验收证明资料工程竣工验收证明消防验收资料环保达标（噪声）验收资料房屋验收表1-3物业专业化管理公司专业化管理资料公司简介甲级物业

5、管理资质证书营业执照税务登记证（国税、地税）组织机构代码证物业专业化管理管理处专业化管理资料管理处简介管理处成立文件营业执照税务登记证（国税、地税）组织机构代码证管理服务收费标准及批复停车场营业执照停车场组织机构代码证停车场税务登记证停车场收费许可证、价目表会所卫生许可证泳池卫生许可证公章证照登记表1-4发展商物业管理服务合同与发展商签订的物业管理服务合同1-5前期物业管理服务协议1-6房屋本体维修基金管理深圳市房屋本体维修基金管理规定房屋本体维修基金管理制度三方返修合同本体维修基金收支账目（放季度管理报告中）及使用审批手续1-7房屋使用及公众制度房屋使用资料房屋使用说明书房屋质量保证

6、书业户手册公众制度家庭居室装修管理规定市容和环境卫生管理条例经济特区消防管理条例限制养犬规定业主公约精神文明建设公约消防管理规定装修管理规定室外广告、招牌管理规定1-8业主委员会业主委员会筹备及成立资料筹建业主委员会的申请报告及批复筹备工作计划筹备委员会委员简介筹备委员会会议纪要业主委员会宣传资料业主委员会委员自荐/推荐表业主委员会委员侯选人简介业主大会通知及会议纪要业主委员会选票、选举结果公告业主委员会备案申请报告（附委员名单、业主委员会章程、业主公约、物业委托管理合同）及批复业主委员会公章刻制手续业主委员会运作资料业主委员会会议纪要业主大会、业主委员会会议照片资料1-9业主委员会物

7、业管理服务合同与业主委员会签订的物业管理服务合同1-10争创规划和实施方案争创规划方案争创优秀示范小区规划和实施方案实施情况成立争创小组的通知实施过程的相关资料争创工作总结1-11管理制度及工作标准质量保证制度及工作程序公司质量管理体系文件标准政策法规清单标准政策法规收费管理制度管理处收费管理制度管理处财务公开监督制度安全管理制度控制中心管理规定无线电通讯设备管理规定空置房管理规定停车场管理规定非机动车辆管理规定停车场收费管理规定消防管理规定消