档案新：档案管理暂行办法

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1、华泰保险公司档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强档案的规范化、科学化管理，维护档案的完整与安全，便于公司对档案的利用，充分发挥档案对提高公司经营管理水平，促进各项业务发展的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》和《归档文件整理规则》，结合公司业务工作的特点，特制定本办法。第二条本办法所指档案，是指公司在各项业务活动和管理工作中完成了现行效用，具有查考利用价值，并经过收集整理集中保存的各种文件、单证、合同、传真、报表、电报、账册、声像、软盘等不同形式或载体的文件材料，具体种类包括文书档案、会计档

2、案、保险档案、声像档案、基建档案、实物档案及其有关方面的材料。第三条档案工作是维护公司历史真实面貌的一项重要工作，公司各部门、各分支机构要高度重视，加强对档案工作的领导，并把此项工作纳入到管理范围，作为考核工作质量的标准之一。第二章档案管理机构和任务第四条办公室是公司档案工作的管理机构，负责建立健全档案工作的各项规章制度和公司各部门的档案管理工作，并负责指导和监督各分公司的档案工作，在业务上受北京档案局指导。第五条公司的档案工作实行两级管理，各分公司应设专（兼）职档案员对本单位的各类档案进行独立

3、管理，专（兼）职档案管理员负责制定分公司的档案管理细则，负责分公司的档案管理工作。第六条档案部门的任务36（一）建立完善文件、资料归档使用管理制度；（二）指导和监督公司各部门、各分支机构做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档工作；（三）集中统一管理各种门类和载体的档案和资料；（四）组织进行档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用服务工作；（五）积极开展档案的编研工作；（六）加快档案工作的现代化管理的步伐，实现档案的现代化管理；（七）开展档案业务的培训工作。第二条应配备热爱档案工作、熟悉档案

4、业务、责任心强并具有大专以上文化程度的人员从事档案管理工作。档案工作人员应保持相对稳定，并要不断提高业务素质，忠于职守，尽职尽责地做好档案工作。第三章档案的管理第三条档案工作的基本原则是：集中统一管理各种门类和载体的档案，保证各类档案的完整和安全，便于公司各项工作的利用。第四条公司各种具有保存价值的文字、图表、声像、实物等形式的档案材料，必须按规定定期整理立卷，向档案管理部门移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有或留滞不交。第十条各类档案均由经办人或文书部门立卷，档案部门负责各类案卷质量

5、的指导和检查。第十一条立卷归档要求36（一）保证应归档的文件材料齐全完整，遵循文件的形成规律和特点，保持各类文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）归档文件的份数、页数等均应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。（三）归档文件必须经过系统整理，准确分类，设定合理的保管期限。第十二条档案的案卷厚度一般不超过２厘米。第十三条档案部门对接收的档案及时进行整理、编号、入库保管，并编制检索

6、工具做到妥善保管，查找方便。第十四条移交档案时，移交部门应将档案的整理情况及本部门的主要工作、机构和人员变动情况简要写出来，便于档案部门编写立卷说明。第十五条临时性机构撤销时，其档案应向本公司档案部门移交。档案工作人员调动工作时，应当在离职前办理好交接手续。第十六条档案部门要重点保护好永久和长期档案，各分公司要将永久档案向公司移交。第十七条各分支机构必须设置与本机构档案业务发展相适宜的档案库房，购置必备的档案装具，配备专兼职档案员。库房要坚固，做到防盗、防光、防火、防潮、防尘、防高温、防虫、防鼠

7、，配备相应的设施，维护档案的完整和安全。第十八条档案管理要不断采用新的技术设备，如：积极采用计算机存储与检索、光盘存储等，加快实现现代化管理步伐。第四章档案的利用第十九条　借阅档案要遵守档案借阅制度，履行档案借阅归还手续。36第二十条档案利用者应负有安全与保密责任，不得泄密、遗失、污损。严禁篡改档案，未经允许不得私自转借档案。第二十一条档案工作人员要积极主动地做好提供利用工作，编辑各种重要文件汇编、基础数字汇编、文件汇编、规章制度汇编、大事记等。不断提高档案信息的利用率，充分发挥档案工作的作用。

8、第五章档案的鉴定和销毁第二十二条各类档案的保存期限，应严格按照《华泰财产保险股份有限公司档案保管期限表》执行。（短期为十五年，长期为十六年至五十年）。超过保存期限的档案，应由档案部门会同各职能部门共同鉴定，确属失去保存价值的档案，要登记造册并经主管副总经理批准后方可销毁。销毁档案时必须有两人监销。第六章奖惩第二十三条公司对有下列事迹的单位和个人应予奖励。（一）对在档案的收集、整理、提供利用、现代化管理及档案保护工作中做出显著成绩的人员，予以表彰和一定的物质奖励。（二）对捐赠重要或珍贵档案，同违反