汉洋国际货代单证岗位职业技能实习分析

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1、汉洋国际货代单证岗位职业技能实习分析吕梦媛货运0822引言：作为一名刚刚跨出校门实习的大学生，初涉货代行业的一些认识，并对我所从事的货代单证岗位进行摸索与分析。一、货代行业的简要认识货代企业不直接运营一架飞机或一艘货船，而是靠提供附加服务来服务于客户。货代公司作为货主和船公司/货运航空公司的中间商，在物流营运环节扮演着不可替代的重要角色。二、实习公司简介走出校门的第一个实习单位就是汉洋——汉洋国际货运代理（上海）有限公司是整合了汉洋集团旗下的优质物流资源及优秀经营团队，为宁波及浙江周边地区提供宁波口岸优质的综合物流平台的货代公司。公司总部于1992年

2、在台北设立，目前已在大陆多个重要港口设立集团分公司。汉洋是有着自己的企业文化和严谨的企业制度的公司。三、公司培训在二轮面试后，我进入了为期一个礼拜的培训观察过程。第一天的培训内容是:货代专业中英文术语，由OP操作主管Maggie培训。第二天的培训内容是：世界贸易港口中英文输入，由销售主管Vivien培训。第三天的培训内容是：世界船公司的中英文名称，由单证文件主管Elean培训。第四天的培训内容是：整个操作单证的流程，由经理Bella培训。魔鬼式的一周训练结束，我正式走进了汉洋，我的岗位是单证文件部的一员。一、岗位工作描述（一）岗位工作内容（1）岗位介

3、绍单证，也就是文件，最重要的工作内容就是与客户对单，然后与船公司结ENS，用优质的服务提供准确的数据，以确保客户能拿到没有任何问题的正本提单去提货。当初在我的概念里，单证无非就是做做提单确认，打打提单，输输费用，没什么技术含量的。不过后来才明白，但事实上单证必须耐心细致，稍不留神就容易犯错误。无论是前期跟客户的对单，还是结ENS时对舱单或者报关资料，都不能有任何的不一致。我的工作就是负责一个SIPLEC法国代理去LEHAVRE的货以及去GOTHENBURG的整箱与拼箱CONSOUL。（2）部门与部门之间的联系在我的认识里，单证做的是整票货的收尾工作，

4、前期的订舱、托卡和报关由操作完成后，这后面的内容就都交给单证去做了，所以我们与公司的每个部门都密切联系着。首先，毋庸置疑的就是操作部的沟通，拿操作的FILE根据上面客户的托书来输入系统。接着与客户提单确认很重要，通常使用传真和邮件。然后结单是做好OK件，自拉自报的对操作那得舱单数据，代拉代报或进仓代报的对报关部门的报关单。当等到船开之后，就是做收支费用上交财务部。所以我认为单证部联系着整箱操作部-拼箱操作部-报关部-财务部，几乎与汉洋的每个部门都联系上了。（二）岗位工作特点及任职要求提单确认应该掌握好时间，开船当天虽然在理论上还是来得及进行确认的，但

5、是毕竟太匆忙，一旦有意外情况发生，比如客户出差无法联系之类的，就只能进行事后更改，产生不必要的费用和麻烦。但是太早也不完全可行。很多客户在离开船日期尚遥远的时间里收到提单确认件，是不会理会的。因为货物的正确数据他们自己还无法确认。这时，如果单证本身键忘或者太过忙碌，就会把这件事情暂时忘记，也不会去催促客户。当最后突然想起来，结果就如同太晚发出提单确认件是一样的。基本上，开船前两天可以开始要求客户进行确认。有些货代公司的关于单证的操作流程基本是在已配舱已报关已进港之后，FILE才开始由操作手中转到单证手中，这样就可以避免这个问题。对照客户的确认件，应该

6、准确修改每一处。如有一点看不清的地方，不要怕麻烦，一定要保证提单完全是正确的。如果给客户的是自己公司的提单，对于订舱单位的提单确认，也要仔细修改，认真核对。尤其是碰上做信用证的客户，他们对提单正确性的要求几近变态。可是没有办法，单证只能照做。有时侯在收发货人或者品名描述中，会发现有一个或几个单词明显拼写错误，甚至客户会将正确地改成错误的。这时不要擅自想当然地改成正确的，而应该及时跟客户确认一下。很多时候，信用证上的内容本来就出现了错误。而提单却必须严格按照信用证的内容，哪怕是拼写错误。否则会影响到银行结汇。真的是，细心，细心再细心。一、汉洋国际货代单

7、证部现状分析（一）、现状概述加入汉洋也有两个月了，这个部门的整体感觉就是---忙碌。几乎上班的每分每秒都没有空暇时间，很大的可能也是因为年末吧，出货量特别大，每天我都要结一个FILE八、九家ENS，工作强度非常大。汉洋90%的都是指定货，每票货最主要的收入来源就是HandlingFee,一般都做C.C。汉洋的关卡审核相当仔细，单证做好的收支要自己签字，然后由我的操作签字，接着由财务主管签字，最后还要有OP操作单证部的主管签字。（二）存在的问题以及原因的分析（1）正如上面所说，关卡审核严苛，在正确率提高的同时，速度也就当然放慢了下来，所以一份收支在很多

8、人的手上会流转半天。（2）汉洋的整个体系是局域网设置的，整个公司共有三台是公共电脑，但只能浏览同行的网站或者