公司内部成文信息管理规定

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1、XX有限公司文件编号：签发：XXX内部成文信息管理规定1实施部门本规定由综合管理部组织实施。2目的和范围2.1为规范公司内部成文信息的管理工作，加强成文信息的统一性、清晰性和操作指导性，明确公司成文信息的管理要求。2.2本规定适用于公司级和部门级内部成文信息的管理。2.3行政公文、图样和技术文件的管理参照《行政公文处理办法》、《产品图样和技术文件修改规定》和《产品设计图纸签署规定》执行，不适用本规定。3规范性引用文件3.1《制度建设管理规定》3.2《行政公文处理管理规定》3.3《企业档案管理规定》4定义与术语4.1内部成文信息公司内部生成的需要控制和保持的有意义的关于产品、服务、过程、人员、组

2、织、体系、资源的事实及其载体。本规定以制度（文件）和记录区分表示成文信息的两种类别。注1：成文信息可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。注2：成文信息可涉及：管理体系，包括相关过程；为组织运行而创建的信息（文件）；结果实现的证据（记录）。共28页第22页4.2制度层级/类别公司的制度层级/类别同《制度建设管理规定》定义。5培训和资格各部门负责人、负责制度管理和编制的人员必须学习和掌握本制度，包括制度的编制、会签、批准、发布、回收、培训、宣贯、执行、检查、修订、废止、汇编、归档以及记录的标识、填写、贮存、保存期限、处置的管理方法。各级管理人员需了解、熟悉本规定。6管理职责6.1综合管理部（制

3、度）6.1.1公司制度管理的归口部门，组织各业务部门开展制度建设工作。6.1.2根据公司制度体系建设要求，确定制度分类、格式要求和编号规则等。6.1.3组织公司制度的初审与会审工作，做好制度的发布实施工作。6.1.4督促各业务部门落实制度执行，组织协调处理制度执行中的相关事宜。6.2综合管理部（法务）负责公司级制度的法律审核。6.3综合管理部（秘书）负责公司级制度的发文。6.4综合管理部（信息）负责与流程有关的信息系统建设。6.5党群人事部负责公司制度的培训策划。6.6各部门6.6.1公司制度制定和执行的责任部门，负责起草和修订与本部门业务相关的公司级和部门级制度。6.6.2每年度评价本部门编

4、制的公司制度的适宜性、充分性、有效性，提出年度制度编制、修订计划。6.6.3参与审核与本部门业务关联的制度并提出完善建议。6.6.4负责部门级制度在OA网上保持更新，并报综合管理部备案。6.6.5负责实施本部门编制制度的宣贯和培训工作。6.6.6负责部门产生的记录的应用和控制。共28页第22页7管理流程7.1制度编制7.1.1按照公司统一的格式，由编制部门或科室在规定时间内起草或修订制度的初稿并经校对。7.1.2制度的层级及类型见附录三。制度编写格式及模板见附录四。公司级制度、记录由综合管理部编号，部门级制度、记录由各部门编号。制度及附录表单编号的编制规则见附录六，公司各部门代码一览表见附录七

5、。7.1.3各级制度内容不得与国家法律法规、行业标准、企业标准、上级公司管理要求矛盾，如有相抵触的条款，以上级制度为准。7.3.4公司制度应遵循规范、简明、务实、有效的原则，以及权、责相统一原则，从实际出发，实事求是，保证制度的可理解性和可操作性。7.3.5制度编制人员要求有一定的工作技能与经验，熟悉体系标准及业务知识。7.2制度会签7.2.1公司级制度7.2.1.1编制部门将部门负责人审核稿上传至“制度会签系统”，添加会签部门，进行制度流转会签，会签部门在收到初稿后5个工作日内向编制部门反馈会签意见，编制部门根据会签意见进行修订，形成送审稿。7.2.2部门级制度7.2.2.1经审核后的制度初

6、稿以“部门级制度文件会签单”（见附录八）的形式添加各科室或作业区流转会签，必要时添加相关专业部门会签（必要时指该制度的内容涉及到相关专业内容，部门内无法确定时），会签科室或作业区在收到初稿后5个工作日内向编制部门相关科室反馈会签意见，相关科室根据会签意见进行修订，形成送审稿。7.2.3综合管理部及归口部门对制度文件的可操作性、适应性、符合性、合规性、公平性、效益性进行审核，审核通过后方可定稿发布。7.3制度批准7.3.1公司级制度7.3.1.1综合管理部行政管理室（秘书）根据制度的层级进行制度送审，由相关的权力机构或权力人审批。通常由公司分管领导审定，总经理批准。涉及公司“三重共28页第22页

7、一大”事项决策的制度，须按“三重一大”相关规定进行决策通过，并经授权人签批。7.3.2部门级制度7.3.2.1根据制度的层级进行制度送审，由部门负责人审批。7.4制度发布、回收7.4.1总则7.4.1.1公司级制度由综合管理部行政管理室（秘书）以公司发文形式下发通知，综合管理部行政管理室（制度）发布文件；部门级制度由部门管理室发布，同时报综合管理部行政管理室（制度）备案。7.4.1.2各部门必须做