浅析高校二级学院教学档案管理的探索与思考.doc

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1、浅析高校二级学院教学档案管理的探索与思考　　论文摘要：教学档案是高等学校发展记忆的基石，是高等学校办学历史的原始记录，作为一种重要的信息资源，高校档案的质量和完整程度影响到高等教育甚至整个社会记忆的留存。以哈尔滨工程大学动力与能源工程学院为例，探讨了教学档案的管理工作，以及如何服务支撑学科、专业建设等，以期为国内同类高校提供借鉴与参考。　　论文关键词：高校；二级学院；教学档案；管理　　一、高校教学档案管理的特点　　教学档案是高等学校发展记忆的基石，是高等学校办学历史的原始记录，作为一种重要的信息资源，高校档案的质量和完整程度影响到高等教育甚至整个社会记忆的留存。教学档案是指

2、学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和。科学、系统、规范的教学档案既是高等学校教学工作的基本要求，也是衡量学校办学质量和管理质量的重要标志。　　二、教学档案的界定　　教学档案不同于其他类型的档案，它具有很强的专业性和多样性的特点，这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，记录这一实践活动的教学档案内容也是十分复杂和多种多样的。纸制教学档案包括人才培养案、教学计划、教学大纲、教学日历、教学文件、教材、试卷、毕业论文、毕业设计任务书、开题报告、实验报告、实习笔记及各种教学活动的记录等等，非纸制档案有录音、图片、多媒

3、体课件等多种声像资料，此外，还有重大教学活动如学术交流、特殊报告、研究生入学复试试卷、面试记录等都是需要存档的教学档案。　　三、教学档案的归档范围　　第一，上级机关和学院发的文件，按年度分类整理，装订成册，长期保留。　　第二，人才培养案、教学计划、教学大纲、教学日历、教学文件、教材、毕业论文、毕业设计任务书、开题报告、多媒体课件等多种声像资料、学术交流、特殊报告、研究生入学复试试卷、面视记录等长期保留。　　第三，实验报告、实习笔记、学生选课、参加各种国家考试报名的相关资料、教师停调课申请、本科生试卷等周期保留。　　第四，学籍档案、学生花名册、学生课表、学生原始成绩单、教师任

4、课一览表、学科申报材料、学位点申报材料、教材使用情况记录、专业建设、申报新专业的有关材料、典型教案、试讲记录、听课记录（领导、专家、督学）等长期保存。5　　第五，各种教学奖励申报材料、学科建设、专业建设、教学评估材料、科学研究立项、科研报告、成果鉴定等材料长期保存。　　四、教学档案与教学评估　　1.教学评估中教学档案管理存在的问题　　（1）基层教学单位对于教学档案管理的工作重视不够，对于存档范围不清楚，导致原始教学档案缺失较多。　　（2）教学档案存档法律责任意识差，认为教学档案试卷、论文存档是为了上级机关检查。　　（3）教育、教学管理会议、事件没有建档。　　（4）学生实践教

5、学活动资料没有存档。　　（5）存档的教学档案没有规范。　　2.教学档案在教学评估中的作用　　（1）原始的教学档案是学校办学发展的历史见证，是学校办学水平的最好的佐证材料，它能充分体现学校的办学理念、办学水平和办学质量，它随学校的发展而逐步积累，是知识和信息储存的一种形式，作为历史真迹的证明，为教学评估起到了支撑作用。　　（2）教学档案能真实、系统、全面和完整地体现高等学校本科教育的办学特色，教学评估提升了高等学校教学档案的价值，促进了高等学校对教学档案管理工作的高度重视，意识到了做好教学档案存档工作是做好教学工作的重要条件之一。教学评估工作为师生员工做好教学档案归档起到了很

6、好的宣传作用，增强了档案归档意识。　　（3）教学档案是体现学校办学指导思想、办学特色、专业特色、建设与发展总体目标和定位、学科优势及实施“质量工程”等方面的基础性依据。　　3.教学档案在教学评估中存在的问题的原因分析　　（1）师生员工对教学档案的重视程度不到位，档案意识薄弱，机关、院系、基层学术组织责任不清，规章制度不健全。　　（2）各种教学档案材料收集不齐全，整理不规范，学院没有明确的归档范围和要求，无章可循，一些重要的教学活动的档案没有保留，甚至个别人认为保留教学档案只是为了应付上级机关检查。　　（3）教学档案管理工作人员队伍不稳定。院系教学档案管理工作人员很少有专职人

7、员，大部分是教务部门教学秘书兼职。因为教学管理人员更换频繁，教学管理人员、教学档案管理人员队伍不稳定。同时，由于兼职人员缺乏档案管理的专业知识，影响了教学档案的管理质量。　　（4）教学档案管理手段落后，管理手段还停留在人工保管和手工操作阶段。通过评估，教学档案管理人员认识到教学档案管理工作的重要性，在教学评估工作中，档案需求量大，利用率高，传统的教学档案管理办法已经不能适应快速检索的要求。因此，教学档案管理现代化、信息化是时代发展、社会进步的大势所趋。　　（5）缺少教学档案管理的法律责任意识，基层管理人员对教学档案