集团公司协同办公系统试运行方案

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1、齐鲁工业大学协同办公系统（OA）试运行方案一、试运行目的、范围与内容、时间（一）目的：通过系统培训和试运行，促进办公人员熟练掌握系统操作，通过实际办公业务进一步测试和检验系统功能，实现学校公文和一般性通知、流程的网上传递、电子收发与管理，提高各部门、各学院之间的办公协同性，加快实现职能部门传统办公模式向电子化办公模式的转变。（二）范围与内容1、范围：学校各部门、各学院全体教工2、学校试运行内容：已部署的所有功能模块，重点是公文管理（学校发文）、信息发布（内部通知）和流程中心。3、二级单位试运行内容：与学校公文的收发传递，包括学校下发的公文和学校各部门、各学院上报学校的公文。4、协同办公

2、系统的日程安排、电子邮件、会议管理、办理业务等功能，由各单位根据本单位实际情况推进并组织应用。5、各单位明确一名部门领导分管系统工作，同时确定一名系统管理人员负责日常管理，名单2013年12月6日前报网络管理中心。（三）时间：2013年12月3日至2014年1月15日。二、试运行工作要求5(一)协同办公系统试运行期间，原纸质公文正常运行，部分试行电子公文。试运行结束后，以电子公文为主，纸质公文适时停发。需要学校领导签发或审批的文件以纸质公文为主，电子公文同步处理。学校与各部门、各学院之间的文件收发通过协同办公系统办理。各类公文的拟稿审批通过协同办公系统完成。（二）协同办公系统试运行前，

3、各单位要按以下要求进行系统检查。1、各单位系统管理员要认真检查本单位人员帐号是否齐全、角色配置是否正确、权限设置是否适当，如有不全或不当设置，应及时向网络管理中心反应进行调整补充。2、各单位系统管理员要检查和测试相关流程的完整性和可用性，包括各类表单、公文红头使用等。3、协同办公系统用户检查个人在系统中的信息是否完整、有效，修改本人登录系统的密码。（三）学校试运行期间出现的问题由网络管理中心负责解决，各部门、各学院的问题由本单位管理员负责解决，网络管理中心提供技术支持。（四）各单位在配合学校系统协同应用的同时，要积极开展单位内部的系统实施和应用。要设置内部公文处理流程，普及文件传阅、知

4、识中心等功能的应用，完善网络管理、安全保密管理制度，保障办公网络信息安全，建立本单位的协同办公管理平台。5（五）试运行期间，将对各单位协同办公系统使用情况进行检查，不定期通报使用情况，并根据《齐鲁工业大学协同办公系统（OA）管理办法（试行）》进行考核。三、试运行期间有关事项说明（一）系统登陆登陆地址：http://210.44.144.31学校内网中的用户直接登陆并使用系统，用户名为工号，密码为‘1’，登录后自行更改密码。（二）用户权限1、各单位的领导、工作人员（统称为用户）均在系统中分配了唯一帐户。用户根据系统中管理权限的不同，分为系统管理员、流程管理员、普通用户等。各类用户在设定的

5、权限范围内使用OA系统。2、用户权限由系统管理员按要求设定，网络管理中心对各单位系统管理员授权。用户权限变更，填写用户权限变更表，系统管理员进行权限变更。3、各单位系统用户名单变动报网络管理中心备案。4、新增用户或人员流动时，填写新增(变更)用户表，单位领导签字后，人事部门确认，由网络管理中心完成用户创建。（三）办公业务处理1、学校外来的非涉密行政公文，由相应部门5扫描输入协同办公系统，登记后以电子文档形式进入收文流程处理，涉密文件按原有手工办公流程处理。对外发文的报送仍采用纸质形式，但拟稿审批过程需通过协同办公系统完成。2、公文若带有不方便进行电子化处理的附件(如书籍、图纸等)，可只

6、将公文正文以电子公文形式进行处理，附件暂按纸质公文方式进行处理。3、公文流转过程中，每一环节的办理人使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，并在公文表单上留下办理痕迹；处理完事务后，根据公文的内容和学校公文管理规定，确定正确的发送对象进行发送；接受方收到后应及时办理，如根据公文内容判断不属于自己的处理范围，可退回流程的上一人。电子文件发送后，应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。4、为保证公文处理的及时、有效，有关人员应定时进入系统查看有无需要自己处理的事宜。如本人出差，应在系统中执行“工作授权”，以免耽误公文处理。5、知识中心的应

7、用。各单位内部的文件、业务资料、规章制度、电子刊物、工作总结等，在知识中心按区域、部门、内容进行分类管理。知识中心各栏目发布范围由各单位栏目管理员根据工作需要设定。（四）系统安全管理1、学校办公室和网络管理中心5指定管理员专门负责协同办公系统维护，工作时间内始终保持协同办公系统处于正常的运行状态，系统补丁等维护性操作在非工作时间进行。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全运行。2、