公司档案管理制度

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1、档案管理制度第一章  　总 则第一条　为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司有关规定，结合公司实际情况，特制订本办法。第二条　凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司综合部档案室移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。第二章   　档案管理体制第三条　公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理，由综合部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，

2、由各部门指定人员专（兼）职本部门的档案管理工作，或由综合部派驻专职人员协助管理。第四条　公司档案管理的分散与集中。１、与公司财务有关的资料由财务室保管。经总经理许可，综合办公室可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。２、有关人事方面的资料，由综合部人事专员保管。３、属工程项目方面的资料，工程竣工验收前由工程部保管，在工程项目竣工验收后半个月内，把所有档案移交到综合部统一保管，本部门可视情况保存复印件。4、各苗圃在苗木生产过程中产生的资料，每个季度移交一次给综合部档案管理员保管，本部门可视情况保存复印件。5、其它方

3、面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。公司对外签订的各种设计、施工及苗木销售合同，原则上公司应保留两份原件，财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件，综合部保存复印件。6、各部门向综合部档案室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。第五条　各部门形成的文件材料原则上由本部门负责整理和立卷后交综合部归档，综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。第六条　各部门向综合部档案室移交档案时，要严格履行移交

4、手续。资料管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知综合部档案室，因10工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，才能离职。第三章    档案的归档范围第七条　凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。１、部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议、总结、报告，和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记。２、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。３、各类

5、工程检测、鉴定报告。４、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。５、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、账册及其管理方面的文件材料。６、公司各种审计报告、资产评估报告。７、公司各种管理规章制度和人事档案。８、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。９、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。１０、公司各种用于营销策划的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。１１、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等。１２、其他需要归

6、档的重要文件。第四章     　档案的归档与立卷第八条　档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员负责收集。第九条档案的归档立卷办法参照中华人民共和国标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）执行。第十条　归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

7、一般不得用复印件代替原件存档。第十一条　凡属归档范围的文件，经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档，10任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，应经综合部负责人同意后妥为保存，综合部以复印件归档，经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。第十二条　各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、

8、完整。第十三条　为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第十四条　立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起，文件上视情况加盖密级