给教授发英文邮件须知

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1、去年秋季，参加了一次工作坊，主题是“大学的电子邮件礼节”。尽管当时颇有“醍醐灌顶”之感，但随后课业催人老，一直顾不上整理。后来学期结束，国内也有不少旧友正要面临邮件联系国外教授的问题，所以把这些玩意分享给大家。这些信息来自研究生写作中心，较为权威，可以放心实践。　　内容很多，我只整理那些“醍醐”。因为这些是我自己犯过错误的地方。1.邮件主题（subject）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。2.在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下。其他

2、的方式都是错误的。（例如Prof.、Hello、全名云云）　　DearDr.***／DearProfessor***（***是姓）3.收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字（firstname），那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍然要用正式称呼。不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。4.正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：Mynameis***（全名），andIam…例如：　　MynameisJeremyBentham,a

3、ndIamagraduatestudentattheQueen’sCollege,Oxford.5.正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。6.接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negativepoliteness）。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。7.避免使用Iwant和Iwouldlike，实在要用，就用Iwouldlove

4、。最坏最坏，也要用Iwanted代替。8.多用Iwaswonderingif（一定要用was，而不是Iwonder或Iamwondering）。9.多用woulditbepossible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）　　Woulditbepossible(foryou)toarrangeanappointment(forme)sometime?10.避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。

5、11.提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。12.结尾必然要感谢。最正式的表达是：　　Thankyou,andIlookforwardtohearingfromyou.13.落款之后的正式礼节问候是：Sincerely;Bestwishes;Bestregards。其他的都不甚正式。　　Source:Olinger,A.(withassistancefrom

6、Avineri,N.&GrayM.).EmailEtiquetteattheUniversity.AWorkshopoftheUCLAGraduateWritingCenter.October,2010.用英文给教授发邮件请教学术问题（转）2012-12-2820:39:15

7、分类：英语相关资料

8、标签：

9、字号大中小订阅邮件主题邮件主题（subject）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。[关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人，以及主要是什么

10、事。很多教授只看主题。]一个好的标题，要能简洁地概括邮件的目的或内容。如果你对教授的某个研究项目感兴趣，就可以用这个研究方向作标题，例如"Deformationandfractureofhexagonalclose-packedmetals"或者"Fabricationofsemiconductorthroughchemicalvapordeposition"等等。然后在邮件的正文里，可以谈谈你对这个方向如何感兴趣，你有什么相关的学术背景，还有你对这个研究领域的任何见解。如果你对教授的某一篇文章很感兴趣，并且你的

11、邮件正文里要谈到这篇文章，那么用这篇文章的标题作为邮件的标题也是个不错的主意。如果文章的标题过长，可以把它压缩一下。此外，还有人喜欢用一种开门见山式的标题，比如"Inquiryintograduateadmissionoffall2011"。这种标题我本人没有尝试过，不知道效果如何，有兴趣的同学可以自己去尝试。最后，我想说的是，套磁信的标题并没有一定之规。大家不要拘泥于我