系统文件编写培训课程

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1、系统文件编写培训课程??系统文件编写培训课程讲师：时间：一.体系文件的重要性体系文件在ISO7><9000，ISO14000及QS<9000体系建立和去运行中扮演着相当重要的角色:?(1)符合标准要求在ISO<9001和QS<9000及ISO14001的条文中，均要求组织建立并保持书面的体系，以全面满足此标准的要求.?(2)工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚.?(3)提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后，公司

2、即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.?4)防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成运作上的困难.(5)改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间摩擦的机会.?(6)增加员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.?一.体系文件的重要性（续）一.一般企业均将文件架构分为四个层次，即:一阶文件:手册二阶文件:程序三阶文件:工作指导书（含：图纸/标准/外来文件等）四阶文件:表单或表格但是，

3、并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小，制程简单的公司往往将文件的结构划分为三个层次，即:一阶文件:手册二阶文件:程序/工作指导书三阶文件:表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量和素质、过程的复杂性和相互作用等，同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等.二、体系文件的架构二·文件架构的说明1·手册对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制。而对于一家公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求.简言之，手册即是要求我们应该要做哪些工作.通常每个体系（ISO<9001/ISO140

4、01）只需编写一份手册.2·程序文件程序即是明确规定工作进行的流程.也就是说，针对手册要求要做的工作和要求，程序需详细描述此工作如何进行.文件化的程序通常包括活动的目的和范围;做什么事情；何时、何地和由谁来做;应使用什么材料，设备和文件，如何对活动进行控制和记录等.?二、体系文件的架构（续1）3.工作指导书?工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作.其具体形式多种多样，常见的有：工作指引/手顺书/图纸/操作说明/标准/办法等.??程序文件与工作指导书的区分：程序文件：通常是针对公司层面上的流程/过程进行规定，如：采购、生产、销售、开发等过程.工作

5、指导书：是针对上述流程/过程中的个别环节或小流程进行规定，如：安全库存标准、设备操作指导书、客户拜访注意事项、样品制作规范、试产作业规程等.?*-有的文件既可以作为二阶也可作为三阶文件，例如：工程变更程序（指引），可视乎此项工作的复杂程度/重要程度而定二、体系文件的架构（续2）二、体系文件的架构（续3）4.表单格式化的记录清晰明了，易于保管.所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格.值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率.所以设计表格应力求共用；在表达明白的前提下精简填写的项目和内容.一.一份文件的结构往往视乎内容的需要，一般一份文件完整的结构有:

6、(1)目的(2)范围(3)权责(4)定义(5)作业内容/文件内容(6)参考文件和资料(7)附件三、体系文件内容的结构三、体系文件内容的结构(续1)现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述:(1)目的应叙述编制此文件的作用和目的，即做这件事是为了什幺?(2)范围规定此份文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能所以编写时应注意它的涵盖性.(3)权责即在文件运行中相关单位及人员所担当的权责，一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门.三、体系文件内容的结构（续2）(4)定义亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语.英文缩写

7、的做明确说明，会令文件内容更清楚明白.(5)作业内容即工作执行的方法.过程和要求，一般将作业内容的编写分为两部分:1流程图:以流程图的形式描述工作进行的程序，会更容易了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件的类型.2作业内容在编写作业内容时，一定需注意5W1H的结合，即由谁(WHO)在何时机(WHEN)在何地(WHERE)做何事(WHAT)为什么(WHY)怎样做(HOW)，缺少任何一个W或H，都有可能使文件的内容不易理解.(6)参考文件资料用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时