论会计电算化方式下会计档案的管理

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1、论会计电算化方式下会计档案的管理份公针仓算化方式-r公针仿萦伪管1I杨华一、会计电篝化方式下会计档案管理的显著特点档案终止等一系列的环节。如《合计电算化档案移交程序)，1.电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。会《会计电算化柑攘销毁管理办法只不同存储介质会计数据的计电算化档案不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案，而保管方法》等各个方面的管理制度。且还钮括存储在磁性介质或光tl存储介质上的合计数据。它2.采取有效措施，保证档案的安全究辖。为保证电算化会除了包括n印输出的iè账凭证、会计账簿、会计报表外，烹要计档案的安全完整，在单位内

2、部成设置会计电算化档攘管理是指电算化合计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其岗位，专人专职负责制地算化梢擦管理工作，负责系统内各金者文档资料。类文档资料的存档、安全保智和保密工作。出纳员不得担任命2.电算化合计档案鞭传统会计档黛存贮形式更为多种多计电算化档案的管理职务。由于电算化会计档案是存储在磁样，并且对档案存放条件要敢更高。会计电算化档案的保管不性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这仅是作为会计资料倍息就体的纸张而且更重要的是磁盘、光些树案时应对所有的会计数据进行双备份。即平时采用计算盘等载体。它一方丽以打印输出的纸

3、质账梅、报表、凭证的形机打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账，并把打印的式存在，路…方面:ì要以瞰性介质或光盘的形式存在，包括存活页账装订成册。总账及一般账簿可按年打印。年末应把兜盟贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、的账套数据备份出来，存入光盘或磁盘。每份费投明形成梢攘光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。电算化方式下的时间与操作员姓名，井贴上El保护封簇，存放在两个不间的会计档案存储介腊受质量、存放环境等因素的影响很大，保存地点，以防止意外事故发生引起璐个会计电算化系统的5毁灭不当容易遭到破坏。与系统的不可恢复性

4、。档案应保存在远离磁场的位置，拉撒防3.会计电算化数据在未输出形成会计档案之前，因依托于磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，应定期计算机系统，存储过程具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时检查，定期复制，防止由于磁性介脆的损坏，而便会计档案丢他们又受载体的质最、载体存放环境、载体存储信息的有效期失，造成此法挽救的损失。等条件的影响，因而对会计电算化档案的安全性、究整性要求3.梢案事良好的硬件环境是有效存储金计档案的保证。针更高。对电算化合计档案受质最、翻脏、服脏、磁场等因素的影响较4.电算化会计档案的使用和合计软件的版本密切相关

5、。随大，易受破坏的特点，电算化合计档案蜜…定要避开磁场，如着单位使用的合计软件的升姐，会计电算化档案更需要科学逃离大功率的发电机等，软盘不要接触永久磁按:必须防火，地管理，新软件对照会计档靠的兼梅性J5??l予充分考虑，对原财禁止任何火源进人库房，还要配备有灭火设备;为使盘片不变务软件的系统名称、版本号及与会计咆算化软件系统相配套形，档案室内温度、温度要适宜，还应配有温、温度测量仪器和的各种现明书及使用手册应妥善保管。空调器，严格监测，及时调整;电算化会计档案2董必须保证卫5.传饶的合计档案具有直观吁视饨，而存储在磁性介质上生清情，为此要

6、配备吸尘设备，严防灰尘对磁性介质的商染破的会计档案必姨在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可坏。严格执行安全和保密制度，会计档摸不得随意堆放，严防以使用，即合计电算化档案的调用需要一定的软锁件环境支毁损、散失和撇嘴。调阅、移交及销撒必绸现守相关的管理制持，电算化会汁档案必损借助于一定的环境才能再现在使用度，另外，对电算化合计档案管理还要做好防磁、防火、防潮、者的面前，也会计咆算化档攘使用时方便、快捷，并i:lJ根据管防尘、防盗、防虫蚊、防毒蛇和防鼠咬等工作。理者的需要，通过简便的计算、分析，产生…些分析结果，可以4保存介质的选择。在选用保

7、存会计档案的存贮介质时，对管理和决策提供较好的依据。应特别桂意选用质量较好、可靠性较高的介质，纸张的质量只工、会计电算化方式下会计档案管理应就意的问题会影响到使用效果:存配介质的质量关系到会计档案能否被1.首先，应制定严格的会计电算化档案管理制度。制定会使用，采用磁性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进计电算化梢案管理制度，应包括从会计电算化档案的记录、收行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。集工作开始，贯穿于管现与保存髓个过程及调阅、移交、销毁(作者单位:承德路桥建设总公司)153??????????????????????

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