欣旺重装(港口装卸设备)集团项目文件和资料管理制度

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1、第一章：项目文件和资料管理规定2017年05月05日发布2017年05月05日实施欣旺重装集团有限公司编制会签审核版本号A项目文件和资料管理规定批准更改号生效日期共11页1范围本标准规定了工程项目文件资料管理的内容、原则和要求。本标准适用于公司承接的各类工程项目实施过程中的文件和资料管理。2定义项目内部文件:指在项目实施过程中以本公司的名义产生的各类文件，其中也包括了勘察、设计、咨询的产品文件。项目内部文件也包括以记录形式体现的某些文件。3项目文件资料管理的内容a）外部输入项目文件资料的确认b）项目内部文件资料

2、的编制、校审、评审、会签和审批-c）项目内部文件资料的修改、变更d）项目内部文件资料的编码和标识e）项目内部文件资料的发送、交付和接收f）项目文件资料的保管g）项目文件资料的入库归档h）项目文件和资料的作废和销毁4项目文件资料管理基本原则a）项目文件资料除按本标准的要求进行管理外，还应按相关程序文件和规定进行管理。b）所有外部输入的项目文件资料，使用前应由项目相关经理组织人员进行确认。c）项目内部文件资料发布前必须由规定的有资格的人员进行编制、校审、评审、确认和会签。d）项目文件资料需修改、变更时，需再次进行校

3、审、评审和确认。e）确保文件资料状态清晰，易于识别用途和管理。f）工作现场应及时获得所需的有效版本文件资料。g）按规定的范围和份数发放文件和资料。h）确保应归档的文件和资料及时入库归档。i）过期作废项目文件和资料及时撤除，过期作废的有保存价值的文件和资料应作适当标识。5项目文件资料管理要求5.1外部输入项目文件资料确认和分发5.1.1项目有关批文、评审纪要、会议纪要等重要依据性文件由项目经理负责进行分发。5.1.2用户提供的项目设计基础资料，使用前应由项目相关经理组织人员按《设计输入管理规定》（Q/CH-GZB

4、0205）,《顾客财产控制程序》（Q/CH-CX0119）进行评审和验证，如发现错误或疑问，应及时与用户沟通，进行澄清或修改。项目相关经理负责分发己确认的文件资料。5.1.3分包商提供的项目文件资料应在使用前由项目相关经理组织人员进行验收确认，并负责分发。5.2项目内部文件资料编制、评审、验证和审批5.2.1项目内部文件按相关标准所规定的内容和深度、公司各专业作业指导书的要求进行编制。作为项目产品（成品）的文件还应按《项目产品文件编制基本规定》（Q/CH-GZB0102）,《项目产品文件出版统一格式》（Q/CH

5、-GZB0103）进行编制。作为项目过程内部管理文件（常作为记录的一种形式形成）的编制格式按形成过程的作业规定进行编制。5.2.2项目产品（勘察、设计、咨询）文件按相关控制程序文件进行校审、会签、评审和审批。5.2.3系QHSE记录的项目文件应按相关过程控制程序文件进行管理。5.3项目内部文件资料的修改、变更5.3.1项目文件的修改应在修改处进行标记，以便文件使用人员快速、有效识别，并进行其它相关文件的修改。修改标记方法如下:a）图纸文件:用云形线圈标记。b）文字文件:用“字符底纹”、“字形变化”、“字体颜色”

6、或“（审阅）修订”等工具进行标记。c）电子表格文件:用“填充颜色”、“字形变化”等工具进行标记。5.3.2修改的文件资料需要升版时，应按《项目文性编码标识统一规定》（Q/CH-GZB0104）填写版次和说明。其中图纸文件应在云形线圈标记旁，加注△符号，并在△符号内填写相应的版次。5.3.3属于项目变更管理范围的文件资料的修改，应执行《项目变更管理规定》（Q/CH-GZB0107）。5.4项目内部文件资料的编码和标识5.4.1项目内部文件和资料的编码执行《项目文件编码标识统一规定》。5.4.2项目内部文件资料的标

7、识包括:a）公司专用图纸图签、专用表格格式及文件的专用封面格式;b）公司专用的图标、名称标志;c）公司公章、勘察、设计咨询文件专用章;d）文件资料唯一性编号;e）文件资料版次及说明;f）各级验证、审批的签署;f）标识章；具体标识要求执行《标识和可追溯性控制程序》（Q/CH-CX0120）。5.5项目内部文件资料的发送、交付和接收5.5.1确认有效并经验证审批有效签署的项目文件资料才能进行发送和交付。5.5.2项目文件资料的发送应执行《项目文件和资料发送规定》（Q/CH-GZB0106），并开成文件资料发送记录。

8、属于产品交付性质的勘察、设计、咨询产品文件、工程竣工文件和资料按《产品交付和防护控制程序》（Q/CH-CX0121）进行交付。5.5.3项目电子文件的发送和归档，应清楚的注明项目文件码、文件名称。5.5.4接收文件资料的人员应予以检查，以确认自己收到正确的文件资料。5.5.5需向用户提交的中间成品文件资料，一般应由项目经理负责提交。5.6项目文件资料的保管5.6.1项目文件和资料应进行