ohsas18001教程--必需的六个程序文件

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1、文件名必需的六个程序文件电子文件编码ZLAL001页码29-1文件控制程序1.0目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。2.0适用范围本程序适用于质量管理体系有关文件的控制。3.0职责●总经理负责批准发布质量手册。●管理者代表负责批准发布程序文件。●ISO办公室负责体系文件的归口管理。●质量部负责公司对现有体系文件的定期评审。●各部门负责相关文件的编制、使用和保管。4.0工作程序●文件的分类(1)按文件性质分类文件名必需的六个程序文件电子文件编码ZLAL001页码29-2①质量手册(包括形成

2、文件的质量方针和质量目标的声明)；②形成文件的程序(为质量管理体系所编制)；③公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业指导书、操作规程、图样、技术文件等)；④标准要求的记录；⑤外来文件(包括法律法规、标准和顾客提供的图样等)。(2)按文件载体分类①纸张性文件；②非纸张性文件。●文件的编号(1)质量手册编号Q/BYZT00.01-2002年代号连接符质量手代号企业标准代号(2)程序文件编号Q/BYZTXX.XX-2002年代号连接符质量手代号企业标准代号文件名必需的六个程序文件电子文件编码ZLAL001页码29-3(1)其他文件的编号□□-XX.XX从001开始的顺序号

3、部门代号部门代码的表示：技术部(JS)；质量部(ZL)；生产部(SC)；供应部(GY)；财务部(CW)；营销部(YX)；综合办公室(ZH)。(4)技术图样和文件的编号按机械行业标准及设计文件完整性标准执行。(5)记录的编号按《记录控制程序》执行。(6)外来文件编号按各自原来的编号。●文件的编写和审批(1)质量手册由ISO办公室组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。(2)程序文件由相关部门编写，部门经理审核，管理者代表批准。(3)其他文件分别由相关部门编制，部门经理审批，重大项目由主管副总批准。(4)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。●文件的发放(1)文件管理部门根据对体

4、系有效运行的需要拟定“文件发放清单”，经主管领导审批后执行。(2)文件发放时办理登记手续，签字领用。(3)公司范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，注明分发号。向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。文件名必需的六个程序文件电子文件编码ZLAL001页码29-4(4)当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由ISO办公室收回。(5)若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。(6)提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。●文件的评审每年年终由质量部会

5、同ISO办公室组织使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。●文件的更改(1)体系文件的更改，由ISO办公室组织实施。填写“文件更改单”，经总经理(或管理者代表)批准后实施。(2)其他文件的更改，由相应主管部门填写“文件更改单”，经原审核人员审批。若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料。(3)文件更改时，要按规定做好记录，保存更改单，适用时收回相应作废文件。(4)文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在“文件更改单”中注明。●文件的保存及销毁(1)与质量管理体系相关的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方。文件名必需的六个程序文件

6、电子文件编码ZLAL001页码29-5(2)所有的文件原稿及其“文件发放清单”由综合办公室统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。(3)ISO办公室负责编制并及时更新“文件最新状况一览表”，以反映版本最新状况。(4)作废文件由ISO办公室收集后，按规定统一销毁。作废文件原稿加盖注明日期的“作废”印章，与有效受控文件隔离保存。(5)作废留用的文件，应办理手续，加标识并单独存放。●外来文件控制(1)外来文件由ISO办公室统一管理。收到外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，控制分发以确保其有效。(2)技术部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，适时宣传贯彻，并编

7、写或更新“新标准目录”。●文件管理确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、拆页。●记录按《记录控制程序》执行。●非纸张性文件的控制(1)分类①电子文件(即文件贮存在磁盘或光盘上)；②胶片文件；③音像文件(即文件贮存在录音录像带或胶卷上的声音或图像信息文件)。文件名必需的六个程序文件电子文件编码ZLAL001页码29-6(2)要求①设计和开发中涉及计算机软件开发平台时，方案评审阶段应对特殊要求提出说明，确定应编制的文档的种类并备案，作为应交付资料的一部分；②在不