电子照片档案管理系统的设计与应用

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1、电子照片档案管理系统的设计与应用作者：楼颖随着高新技术的普及，人们用数码相机（DigitalCamera，DC）拍摄了大量的数码照片（数码影像），传统相机拍摄的纸质照片（胶片影像）也通过扫描仪形成了大量的数字照片，然后通过网络进行共享和发布。这些人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片，一经归档，就形成了电子照片档案。本文所称的电子照片档案管理包括上述二种来源的电子照片和实体（纸质照片与胶片）照片的管理。如何科学、高效地管理这些照片档案？显然必须借助于优秀的工具-电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设

2、计与管理实践的角度进行探讨。一、     元数据设计的规范性、可操作性电子档案照片管理首先必须结合国家档案局有关工作标准，如《照片档案管理规范》[i]、《电子文件归档与管理规范》[ii]等和国内外有关档案元数据方面的研究成果[iii]，同时应采用国际上通用的照片格式和参数设置。但是《国家标准：照片档案管理规范》适用于胶片影像的管理，不适用于数码照片档案的管理。如关于纸质照片与电子照片的对应关系，从可操作性来说，我们只强调永久保存的照片必须作一对一的处理，即永久保存的纸质照片必须扫描成电子照片，永久保存的数码

3、照片必须冲洗一张纸质照片保存。对大量有短期参考价值或定期保存价值的照片，我们认为只要保存数码照片就可，不必另存一套纸质照片。因此我们碰到的实际情况可能有三种：既有纸质照片，又有电子照片；有纸质照片的，无电子照片；有数码照片，无纸质照片。元数据是管理电子文件，包括数码影像和胶片影像的基本工具。电子照片档案元数据是反映照片基本数据的数据，我们认为应包括管理信息、内容信息、属性信息和归档信息（见表1）。管理信息指照片管理所必须的编号，包括照片号、底片号、参见号、相册编号。照片号，按国标由格式一：全宗号-保管期限代

4、码-册号-张号；或格式二：全宗号-保管期限代码-张号构成，但大量数码照片没有纸质硬拷贝，也就没有册号，不适合格式一的档号；格式二虽能套用，但在保管期限下编大流水号，管理较粗，也不灵活。我们认为照片号应由全宗号-分类号-年度期限-张号(一年一个张号)，分类号指本单位的档案实体分类号，照片按年度编号便于管理，可灵活追加。底片号分传统底片和数码照片，传统底片由全宗号-分类号-大流水号构成,如014-4.1-123;数码照片由全宗号-分类号--光盘册号-光盘号构成,如014-4.2-005-001。相册编号由册号-

5、组号-页号-张号构成，册号指照片档案类目下的册（卷）号，组号是册内分组顺序号，页号指册内页号。参见号的著录参加国标。内容信息是最关键的信息，是检索、打印目录的基本信息。包括年度、组题名、文字说明、组内张数、拍摄者、拍摄日期、专题、机构或问题。这些信息的著录均参照《国家标准：照片档案管理规范》。专题可由本单位自定义专题类别，如会议、活动、荣誉、成果等。属性信息指电子照片固有的信息，包括照片类型、象素、分辨率、容量、规格、格式等。照片类型指数码照片还是传统照片，规格指照片的长宽大小，格式指JPG、TIFF、PD

6、F、DJVU等。伴随数码照片的Exif文件[iv]（ExchangeableImageFile（可交换图片文件）的英文缩写）还包括摄影时的光圈、快门、ISO值、日期时间等种与当时摄影条件相关的信息，还包括相机品牌型号、色彩编码、拍摄时录制的声音以及全球定位系统(GPS)等信息。归档信息包括归档人、归档时间、归档说明,立册人、立册时间、立册说明,检查人、检查时间、检查意见,利用者、利用时间、利用级别（浏览、打印、下载等），存放地点、备注等。类别名称说明著录方式管理信息照片号全宗号-分类号-年度期限-张号(一年

7、一个张号)根据规则自动生成底片号传统底片由全宗号-分类号-大流水号构成,如014-4.1-123;数码照片由全宗号-分类号--光盘册号-光盘号构成,如014-4.2-005-001参见号其它相关档案的档号手工著录相册编号由册号-组号-页号-张号构成，册号指照片档案类目下的册（卷）号，组号是册内分组顺序号，页号指册内页号，张号为一册一个流水号保管期限由相关人员赋予永久、长期或短期存放地点相册或光盘的物理存放位置，如205-22-3备注其它需要补充的信息内容信息年度如2004根据拍摄日期自动生成题名一组照片的标

8、题，50字以内手工著录文字说明根据六要素说明，250字以内组内张数一组照片的张数拍摄者照片的版权所有者拍摄日期数码影像可从EXIF文件中提取专题根据单位情况制定专题系列机构问题指形成照片的某一内设部门属性信息照片类型照片、数码照片、反转片等由软件自动采集电子照片的属性信息或Exif信息象素推荐1028*768分辨率推荐300dpi,专业600dpi以上容量原始图像2-10M，压缩图像50-500K，PDF、DJV