马偕学校财团法人马偕医护管理专科学校秘书室组织及业务权责

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1、訂定單位：秘書室文件編號：1-250-100馬偕學校財團法人馬偕醫護管理專科學校秘書室組織及業務權責950626行政會議修正通過971230行政會議修正通過1011113行政會議修正通過1040414行政會議修正通過1060221行政會議修正通過1060425行政會議修正通過第一章　總　則第1條　依據本校組織規程第17條規定，特訂定「馬偕醫護管理專科學校秘書室組織及業務權責」(以下簡稱本權責)，秘書室業務辦理除法令另有規定外，悉依本權責辦理之。第2條　秘書室依組織規程，置主任1人，依組織及業務得設稽核組與文書組，各組置組長一人

2、，並視需要置職員若干人，負責執行及辦理各該管理業務。稽核組隸屬校長，負責執行及辦理內部稽核事項。第3條　秘書室組織及業務權責所稱業務處理包含：有關文書、秘書與內部稽核等相關業務。第二章　權　責第4條　秘書室主任權責如下：一、擬訂秘書室中、長程校務發展計畫，並訂定年度秘書室業務計畫。二、統籌秘書室年度預算之編列、執行及管控。三、擬訂秘書室規章辦法。四、推動及督導秘書室業務：（一）會議1、校務會議、行政會議、校務發展委員會、內部控制推行委員會、及傑出校友遴選委員會等之召開與各項相關事宜。24版次：20121113訂定單位：秘書室文

3、件編號：1-250-1002、擴大校務會議及校務工作檢討(座談)會等之召開與各項相關事宜。3、上述各會議規則要點之研訂。4、重要會議決議事項執行之追蹤及提報。5、各處室科中心及各委員會會議紀錄之彙呈。（二）公文處理1、各單位重要函稿之審核。2、各單位一般函稿之核辦與彙呈。3、機要公文、密電函之處理。4、秘書室一般公文之處理。5、公文授權機制辦理。（三）綜合業務1、學校各單位重要行政事務之溝通與協調。2、各單位及各委員會年度工作計畫之彙整。3、本校中長程校務發展計畫之規劃、彙編、印製及重要計劃決策之擬訂與執行。4、各單位與委員會

4、重要計畫與決議案處理之追蹤管制與查詢。5、各單位年度重要工作記錄彙整。6、學年行政行事曆編製。7、記錄學校大事紀。8、技專校院校務基本資料庫及大專院校定期公務統計表之統整彙報。9、教育部獎補助及競爭型計畫資料統整。10、教育部視導、評鑑之協助與執行。11、校長室及秘書室網頁建置與維護。12、校長室及秘書室預算編列執行及財產管理事宜。24版次：20121113訂定單位：秘書室文件編號：1-250-10013.內部控制制度之彙整及公布。.（四）秘書事務1、重要會議決議事項執行之追蹤及提報。2、各處室科中心及各委員會會議紀錄之彙呈。

5、3、馬偕紀念醫院與馬偕醫學院聯繫及相關會議召開事宜。4、校長重要文稿與報告處理。5、師生意見處理與致校長信箱意見函回覆。6、校長行程安排記錄。7、執行校長、副校長及秘書室主任指定及交辦事項。（五）公關服務1、重要外賓訪客之聯絡安排與接待。2、與新聞界聯繫、協調與公關事宜。3、重大慶典活動規劃與籌辦。4、年度例行慶典活動公關業務。5、紀念品之製作與管理。（六）募款及其他事務1、募款活動之辦理。2、授權表之彙整。3、校友會之聯繫。4、公務郵件之收發及公務郵資管理。5、其他秘書室庶務。五、推動及督導文書組與稽核組業務。六、出席校務會

6、議、行政會議及相關委員會，報告秘書室業務推展及有關秘書室決議案執行。24版次：20121113訂定單位：秘書室文件編號：1-250-100七、執行校長及副校長交辦事項。第5條　稽核組權責如下：一、規劃及執行本校暨附屬機構之人事事項、財務事項、總務事項、營運事項等及關係人交易之查核。二、執行本校暨附屬機構之專案稽核計畫。三、配合其他驗證、評鑑之內部稽核事項。第6條　文書組權責如下：一、綜理收發文管理及電子公文之推展與執行。（一）收文編號、登記、分文、移文、稽催、歸檔。（二）收文及發文檔案管理。（三）發文複核、校對、用印。（四）發

7、文編號、登記、協助裝封與寄發。（五）各單位發文附件查對及聯繫。（六）公文回溯事宜。二、典守印信。三、教職員生證明文件用印。四、協助校長室及秘書室會議記錄及歸檔。五、彙整各單位重要辦法章則。六、共通性文件格式製作。七、臨時交辦業務相關之事務。第三章　會　議第5條　秘書室會議由秘書室主任及秘書室職員組成，秘書室主任為主席，得設置執行祕書1人，每學期視需要召開會議，其權責如下：一、審議秘書室應推行計畫及實施細則。24版次：20121113訂定單位：秘書室文件編號：1-250-100二、審議秘書室各種管理作業準則。三、檢討秘書室各項業

8、務運作績效。四、審議校務會議、行政會議決議及校長交辦事項執行。五、審議其他有關秘書室業務事項。第四章　附　則第6條　本權責如有未盡事宜，得提請行政會議修正。第7條　本權責經行政主管會議通過，陳校長核定後公布實施，修正時亦同。24版次：20121113訂定單位：秘書室文件編號：