开会事由：‘文书档案管理第二次检讨会议’教育部访视本校

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1、一、開會事由：「文書檔案管理第二次檢討會議」─教育部訪視本校「檔案管理實地訪視結果報告表」建議改進事項二、時間：100年3月9日上午9時30分整三、地點：三峽校區行政大樓文書組辦公室四、主持人：郭宗孟紀錄者：卓錦祝五、參與人員：余振波、鍾瑞蘭、楊敏鑫、卓錦祝、馬逸華、沈鴻麒、李彩雲e:file-serverfs_tmpdownload235d75c256c72db00d5ea7f835cd66c8.doc一、會議紀錄：(一)本次會議經由企管系陳銘熏主任，指導本組有關本校文書檔案注意事項，如下，本組依此研訂100年文書檔案年度執行計畫

2、，如附件1所示，俟完成正式簽核後，再移由本組正式實施。1.擬定本年度之文書檔案計畫如附件。2.召開文書檔案協調會議及於適當時機，如行政會議或校務會議，說明文書檔案之重要性。3.儘早著手校史室之規劃並請於未來圖資大樓預留校史室之空間，俾便設置校史室。4.前往獲取金檔獎之機關學校如台灣科技大學、臺灣高等法院檢察署及三峽戶政事務所等三單位進行檔案管理之標竿學習。5.與教育部或讜管局舉辦檔案管理研討會或舉辦檔案管理教育訓練。(二)與本校各單位召開協調會事宜，俟完成請示後再予以陳核。(三)庫房改善所需費用來源部分，經與總務處范姜潮貴秘書及營繕組林瑞瓊

3、組長協調結果：「消防天花板燈管等改善費用由營繕組支付，空調增置費用則由設備費用支付。」(四)有關文書檔案須教學單位配合部分，請敏鑫安排與各學院院長進行訪談，俾利推展校方文書檔案相關措施。相關訪談資料如附件2。(五)~以下空白~e:file-serverfs_tmpdownload235d75c256c72db00d5ea7f835cd66c8.doc附件1、100年文書檔案年度執行計畫一、目的：為能改善本校文書檔案之缺失及符合「教育部所屬機關學校檔案管理實地訪視結果報告」之建議事項，乃訂定本組文書檔案之年度計畫。二、依據：99年11

4、月26日簽奉校長核准之「國立臺北大學文書檔案中長程計畫」、100年1月26日教育部之「教育部所屬機關學校檔案管理實地訪視結果報告」之建議事項及99年12月20日「機關檔案管理作業手冊」第4章規定辦理。三、範圍：本計畫範圍包括：(1)標竿學習與教育訓練；(2)檔案管理；(3)檔案應用、(4)檔案庫房改善、(5)定期召開檔案管理會議及(6)檔案資訊化，茲分別說明如下：(一)標竿學習與教育訓練─1.標竿學習：已獲得99年金檔獎之單位為學習對象，並針對獲獎單位之專長特色進行參訪，參訪後撰寫心得報告，以作為日後檔案之學習依據。2.教育訓練─視本組業務

5、費用之情況，採用研討會或上課方式進行，其中研討會執行方式，擬與教育部、檔管局或外單位合辦方式辦理。(二)檔案管理─本部分可分為檔案上架、點收、紙本掃描、檔案清查、機密檔案降解密或解密、研考稽催及檔案目錄彙送等事項。1.檔案上架：將38年至91年未整理之檔案(約12萬件)，予以裝入無酸紙盒，並依檔案管理規定依序完成上架。預定100年8月底完成上架。2.e:file-serverfs_tmpdownload235d75c256c72db00d5ea7f835cd66c8.doc檔案點收：可分線上點收及紙本點收，線上點收每周執行一次、紙本

6、點收，發文部分則發文後即進入歸檔，並統一於次周五進行點收。1.檔案清查：本年度預定6月及9月分別針對96年1月至6月及96年7月至12月進行清查作業。2.機密檔案降解密或解密作業：本年度預定3月、5月、8月及11月進行99年、98年、97年及96年機密檔案之降解密及解密作業。3.研考稽催：線上研考稽催由電腦主動發送於各承辦人；紙本研考稽催則考量節能減紙，由每月改為每季辦理。4.紙本掃描：以本(100)年為主，俟完成100年之紙本掃描後再進行38年至91年約12萬件紙本掃描。本年預定紙本掃描量為130,000頁。5.徵集：有關各院系所之會議資

7、料，以徵集方式請各院系所提供該院系所之會議資料CD片，以利歸檔。(二)檔案應用─本部分可分為檔案展覽與檔案行銷。1.檔案展覽：預定於校慶假行政大樓五樓檔案展覽室進行檔案展覽。2.檔案行銷：將檔案複製於本校紀念品，如原子筆、領帶、絲巾、襪子、記事本、學生手冊、滑鼠墊等物品，俾利檔案行銷。另預定於本年度校慶辦理檔案有獎徵答，答對者以本校紀念品贈送。(三)檔案庫房改善─主要針對庫房消防、空調、溫溼度、照明及天花板等進行改善。(四)定期召開檔案檢討會議─為避免檔案管理計畫流於空洞，本組每月召開檔案管控會議，做為檔案管理之管考。e:file-ser

8、verfs_tmpdownload235d75c256c72db00d5ea7f835cd66c8.doc(一)檔案資訊化─包括線上簽核及電子公布欄，線上簽核率為80%，電