关于电子档案系统的工作总结.doc

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1、关于电子档案系统的工作总结　　随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。 　　充分做好电子文件归档前的拥各项准备工作是实现高效帐电子档案管理的重要前提亏。电子文件的非直读性特烷征决定了相关工作人员应搭该首先制定健全的电子文保件归档验收制度，并做好陌制度的宣传工作，进而为戌电子文件的归档、

2、验收工秦作提供可靠的制度保障。谰以cad文件的归档为例廊，归档人员首先要按规定甄填写电子文件归档通知单烈，通知单上必须有工程负韦责人、经手人以及审核人群的签名。严谨的归档程序译和详尽的规章制度保证了衍归档的准确性。但是，由灶于部分工程的工期较为紧鸡张，遵从严格的程序需要嫁花费大量时间，这将会与惊工作时效产生矛盾。所以敌，可以采用先进的计算机岂技术手段，将归档前的准焙备工作也纳入到自动化管安理的进程中。这样就可以呀在提高归档质量的基础上纷，提高电子文件归档的效艺率。 　　由于一个工程可库能形成成千上万个电子文蛆件，倘若规章制度存在漏剂洞，执行不严，势必会造免成反复归档，浪费人力财憨力的现象，甚至

3、会导致文咸件归档混乱，输出的产品衣为次品，造成工程质量事击故和严重的经济损失。因叔此，做好电子文件归档前毁的准备工作，尤其是规章呛制度的建设、宣传以及推汁广应用，为后续的电子文趣件归档工作奠定良好基础驹。 　　在电子档案管理的班电子归档过程中，归档人镑要注意将不同种类、不同孕格式的电子文件梳理整齐劣。众所周知，在工程设计窖中，从工程投标书、招标询书、可行性研究报告、初腹步设计、委托书、计算书佣到技术说明书等形成了不尤同种类不同格式的电子文舷件，有ecel表格、w恭orld文件、扫描形成硬的tif文件等等。并且枢，这些文件大都在工程设骑计正式开始之前形成，不乍仅涉及面广，而且内容繁虽杂，给电子归

4、档带来一定墟的困难。为了使这些电子澡文件有条理地归档，文件田盖章生效要以电子文件归曳档通知单为依据，从而提例高这些电子文件的归档率灵。对于cad电子文件的乙归档可以采用dwg格式吝，因为这种格式可以在c覆ad中直接打开，接受直仿观检查，尤其是对档案标驼识的检查，而且对归档后跋期的整理、编辑、利用、争输出及图纸保管工作都非孵常重要。同时，对于制作垣过程中的错误如文字线形映、扩大纸形等问题也可以砒做到及时的纠正，大大提脉高cad出图合格率。但运它也存在着一定的问题，渊如劳动强度大、费时费工景等。 　　对于plt格式砸的文件，恰巧与dwg格瘩式的文件优缺点相反。p竞lt格式的文件在归档时翼图像不能直

5、观显示，但是砰文件内容保持不变，不随涟阅读、输出平台的改变而忆改变。 　　对于pdf格支式的文件，其一般为只读仇模式，不能实现对设计的瘸任何修改。实质上就是在主计算机上阅读纸质文件的舷电子版，有一定的保护知贱识产权的作用。 　　电子疡文件是形成纸质文件的源邱头，而对归档电子文件的个检验是产品设计的最后一油个重要的环节。检查力求吹全面，兼顾电子图中的档展案标识和电子图信息处理艳过程中的物理结构、逻辑率结构的变化问题。主要工严作包括：一是检查图纸目疯录及其格式、目录列表、遮会签栏、案卷名称、标识趟名称、图号、日期、施工寻阶段、序号、复用图的排亩列、图框的格式等；二是晓检查本卷的其他电子图，溶包括文

6、件是否存在垃圾、啸字符大小、文本位置、符蟹号标识、对角号、图号、疮名称以及图框的格式等。白但是，需要注意的一点是攘，电子文件对设备及其标白准有较强的依赖性，加之搁数据类型、文件格式的多炊样化，文件很可能在经过烷制作、保存、载体转换等昔信息处理之后，在归档检激查时出现问题，例如使用涂的字形存在差异；同种字新形但是版本有所区别；电桓子图正常，但是归档后部殴分文字发生串位、变形，栅甚至出现乱码。 xxxx月xxxxx 20xx年度衔档案管理工作总结及计划藻 　　一年来，我局档案工签作在分局领导的正确领导渭下，在档案局指导下，按乔照市局党委和开发区党工胎委、管委会的部署要求，钠依据国家《档案法》切实乡

7、抓好具体的档案管理工作吸。在增强职工档案管理意萤识、完善相关机制、推进狂档案管理、加强国土资源孝管理、广泛为社会提供服涯务等方面取得了明显成效压。现将我局XX年度档案适工作总结如下： 　　年初晒，我局向全体干部职工传推达了局领导关于档案管理涪工作申报省特级的有关部员署要求，对抓好今年档案倍工作进行了专题研究和安咒排。一是成立了以党支部皖书记、局长为组长，分管许局长为副组长，各科室负滔责人、档案管理