合同管理制度(试行)

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1、恒兴集团〔2008〕法务01号厦门恒兴集团有限公司合同管理制度（试行）第一节总则第一条为了规范合同签订和执行程序，加强集团公司合同管理工作，减少或避免合同纠纷，有效预防和控制法律风险，维护集团公司利益，根据我国现行有效的《合同法》及其他相关法律、法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。第二条本制度所称合同，是指以厦门恒兴集团有限公司名义对外签订的各种经济合同，包括但不限于各种合资合作合同、借贷款合同、担保合同、企业并购、资产重组、债务重组、工程发承包合同、设备（包括办公设备、工程设备等）及原材料、办公耗材等采购合同、

2、联营合同、租赁合同、代理合同以及其他公司资产权益处分协议等等。本制度所称“重大合同”，是指涉及联营、合资合作、股权转让、企业改制、投资收购、企业兼并、资产重组、债务重组、工程发承包、企业或资产招拍挂、金融机构借贷等各类重大经济活动的合同，以及董事会认为的涉及集团公司重大利益的其他合同。本制度所称“一般合同”，是指集团公司在日常经营及管理过程中发生的除以上重大合同外的各类合同。本制度所称“经常性合同”，是指集团公司日常经营及管理过程中经常性、重复性发生的、首次签订的合同期限届满后未作任何条款或内容实质性变更而续签的各类

3、金融机构借贷合同、租赁合同、物业管理合同及各类采购合同等等。公司内部签订的各种协议及劳动合同、人事聘用合同，不适用本办法。第三条订立合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定，并贯彻和坚持6“平等互利、协商一致、等价有偿、择优签约”的原则。第二节合同签订和审批第四条集团公司法定代表人有权对外签订合同。其他签约人必须持有集团公司合法授权的委托书。具备独立法人资格的子公司需要以集团公司名义签订的合同，必须取得集团公司的授权。各职能部门、专业部门及分支机构，都不得以自己的名义对外签订合同。第五条每一项合同都应当有确定的合同承

4、办人。合同承办人对合同的谈判、起草、申报、签订和执行全过程负责。合同签订和履行过程中，各相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款、全面履行合同义务。第六条合同除即时清结的，一律采用书面形式。凡国家或行业有格式标准或示范合同文本的，应当优先采用。没有统一、格式文本的，应当采用由法律事务部起草、制作、审核的文本，对方提供的格式合同文本，应由法律事务部进行审核后采用。第七条合同双方当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、传真、图表、会议纪要、备忘录等都是合同的组成部分；但不得以计划单、报价单、预算单、出库单、付款单等

5、单一文件代替合同。第八条合同签订前，根据合同的具体情况，合同承办人应将合同草案和相关证明材料提交相关部门、履行相应审批手续。本制度规定的重大合同，一般应由承办部门、财务审计部、法律事务部及相关部门进行会审并出具审核意见，报送董事会审批后签署。特殊需要或紧急情形下，经董事会授权由财务审计部、法律事务部两部门会审后即可签署。本制度规定的一般合同，由承办部门总经理、法律事务部、财务审计部会审后报分管业务的公司高管批准后签署。涉及金额较大或法律关系较为复杂的一般合同，分管业务的高管可根据需要报总裁批准后签署。6分管业务的公司

6、高管、总裁或董事会对上述合同不予批准的，应写明相应理由及意见。对合同的相关事实需要进行补充调查或对合同文本内容需要进行补充修改的，合同承办人应在及时作出补充调查或者补充修改后，依照本节规定的程序再次报请审批。本制度规定的经常性合同，承办人无须报送合同文本及审批单，续签时直接由首次批准签署的分管高管或总裁签署。第九条合同获得审批后，承办人持合同、审批单到合同专用章保管部门加盖合同专用章。第十条合同正本经双方当事人盖章签字生效后3天内，承办部门应将合同审批单、合同正本、合同附件、补充协议及与合同有关的材料一并移交至法律事

7、务部进行归档。合同审查流程图：合同承办人填写审批表，并附合同草案及相关材料承办部门总经理出具审核意见财务审计部、法律部或相关部门出具审核意见集团公司董事会审查并签署批准意见分管高管审查并签署批准意见或报总裁批准签署持审批单与合同至合同主管部门加盖合同专用章重大合同一般合同根据需要经法律部、财务审计部会审经常性合同首次批准签署的高管或总裁进行签署将合同正本及相关附件、资料在签订后3天内交法律部归档，并将合同复印件分发至相关部门6第三节合同的履行、变更和解除第十一条合同在正式生效以前，不得实际履行合同。合同生效以后，必须

8、全面、及时、正确履行合同。第十二条合同承办人负责组织合同的履行，随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题应及时处理，维护公司的合法权益。如对方当事人不履行或不完全履行合同时，承办人除催促对方当事人继续履行外，应将对方不履行或不完全履行合同的情况及时向承办部门和分管高管和董事会汇报。第十三条在履约过程中因情况变化确需变更、中止或解除合同的，合同承办