办公室管理设计与案例分析

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1、四、设计题(每小题10分，共20分)1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(1分)(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；(2分)(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(1分)(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。(1分)(5)要看对方的实际情况选择礼品，

2、做到恰如其分，适合对方。(1分)(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(1分)(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(1分)(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(1分)(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。(1分)2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审

3、阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2分)(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。(2分)(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(2分)(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(2分)(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。四、设计题１、康桥宾馆位于本市南京西路４５号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在

4、11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？（1）会议的名称：（2分）（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（2分）（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（2分）（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（2分）（5）议题（或者议事日程）；（2分）（6）主办者的联络处，电话号码等；（1分）（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（

5、2分）（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。（2分）２、某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？（1）要替搭车回去的人安排车子；（2分）（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（2分）（3）有留话时，切记务必传达；（1分）（4）检查会场有无物品遗漏；（1分）（5）要为参加会议的人员送行；（1分）（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的

6、东西，如有，则必须加以熄灭；（2分）（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（2分）（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（1分）（9）关紧门窗并上锁；（1分）（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。四、设计题(每小题10分。共20分)1．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(

7、2)座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜；(2分)(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(1分)(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(1分)(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；(2分(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(1分)(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。，(1分)2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为24

8、00元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。．答案：1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T?n+后勤开支(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均