档案管理制度范本

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1、档案管理制度为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：　　　　1.档案管理的范围　　本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。　　2.档案的管

2、理部门　　公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。　　接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。　　3.档案的分类　　在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类：（A）行政管理、（B）人

3、事管理、（C）财会档案、（D）生产经营管理、（E）技术质量安全管理、（F）基建档案、（G）外来文件、（H）声像档案、（I）实物档案、（J）其他档案。　　财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。　　实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。　　以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。　　4.归档要求　　4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。　　4.2归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

4、　　4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。　　4.4档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。　　4.5档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结

5、论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。　　4.6文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。　　4.7归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。　　5.档案的查阅和借阅　　5.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。　　5.2查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在

6、部门经理签署意见后方可复制。　　5.3原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：　　5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；　　5.3.2按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；　　5.3.3要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；　　5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；　　5.3.5借出和归还档案时，应

7、办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；　　5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；　　5.3.7调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。　　6.档案的移交　　档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。　　7.档案的保管　　要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利

8、用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷