办公自动化oa系统的功能及管理规定

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1、办公自动化系统的功能及管理规定一、办公自动化的积极作用办公自动化可以提高全员全方位的工作效率，有效降低和节约使用和交易成本，保障文件和各种信息传递快捷畅通，保障文件和指令的唯一有效性，适应公司市场战略的规划要求。二、系统的基本功能模块本系统主要功能：登录后即可在主页面的系统信息区上显示，包括八个模块控制平台、我的办公、协同办公、信息中心、文档中心、流程中心、消息中心、网上学校。各功能模块主要功能：1、控制平台用于业务管理，流程控制，操作权限管理，是系统管理员的管理窗口，对系统的维护和管理。2、我的办公主要是与本人有关的工作事项，包括邮件收发、消息

2、查阅、流程查阅、工作日历、计划安排、个人文件管理。所有个人、部门及局限部分人之间工作交流、资料传递可以在这个模块中发送，其余涉及协作办公的信息不要发送在这里，发送前先考虑一下文件的适用范围和性质。3、协同办公与其他部门有协作关系、公司及地区统一安排的工作，需要多个部门共同参与的工作，各种流程的发起从此办理。12包括功能公文收发、人事管理、会议管理、网络日志、值班管理、档案管理、用印管理、报销管理、请示报告、工作联系单。公文收发是上传下达文件的发送和収阅，公司各类行政文件、工作意见文件、指令性文件在此处管理和使用，各单位内部文件和向总部上传的文件也

3、在此发布，在发布前按照文件的性质首先进行流程审批并正确的确定发布范围。会议管理适用于公司总部和各单位的会议安排、通知及会议纪要，发布通知要正确的确定参会人员。报销管理是指机关及分公司的费用报销，其余在成本管理中按出入库和审批程序处理。系统日志是每个角色在系统操作中留下的痕迹，便于对浏览和回执的管理。值班管理可用于各级各部门的值班安排和管理。档案管理是归档资料的查询、借阅、管理，主要实现现有档案室管理的汇总查阅职能，需要书面存档的资料按相关规定办理。4、信息中心各种企业信息等的发布、查阅。包括功能在线人员、企业通讯录、企业信息发布、公共通讯录、企业

4、电子相册、网上投票调查、企业内部论坛证书管理、奖罚通报。12企业内部论坛实行实名制，只有在系统中定义的角色才能进入，凡使用者不得发表侮辱性、人身攻击性言论，发表人对自己的言论负责，只能作为公众讨论业务、交流的工具，否则查处后按公司相关规定严肃处理，触犯法律的移送公安机关追究法律责任。企业信息发布设置管理权限，原则上一个地区或单位有一个人有权发布相关信息，该同志要认真负责，严格审查发布内容，必要时可走流程向公司有关部门请示，对企业不利或带有恶意人身攻击的内容不得发布，否则追究当事人一切责任。证书管理是对企业各类证书、荣誉、奖励证明建立台账，使用人员

5、凭流程审批进行领用和登记。奖励与处罚的通报要经过流程审批，由管理员发布。工程部的各类质量、安全隐患通报一般在综合项目管理系统中处理，只有不按要求整改，需要通报批评时才在本模块中发布。5、文档中心各类工具性资料、主管部门文件的保存和查阅，文档中心实际上是一个资料库，由公司和地区公司相关人员进行管理和维护，其余人员只有浏览阅读权限。有关的法律法规文件、施工规范、各地市场管理规定等文件在本模块中按文件夹分类建立，一般性或临时性资料不要在此存放。6、流程中心用于流程审批管理的工作事项在本模块中管理和办理。包括功能工作流程发起、待办流程、已结束流程、已办理

6、流程、工作流程监控、工作流程查询、流程管理维护、回收代办流程。12用于流程管理的主要工作事项有两大类，一类是行政事务性工作，包括发文审批、证照借阅、用印申请、工作请示、用车申请、工作计划审批；另一类是用于项目管理的合同签订审批、采购审批、资金计划审批和投标会签，按照目前的管理办法和程序进行网上流程审批，此功能仅作为过渡使用，综合项目管理系统运行后该模块关闭。流程审批完成后就可以按照事务的性质进行发布或工作办理。7、消息中心即时短消息的发布、处理，使用与我的办公模块中的邮件基本相似，区别在于本模块只是一些简单的沟通，与大家平时使用的手机短信相类似，

7、涉及资料内容较多的传输要使用邮件模块。8、网上学校本模块中建立了多类知识性题库，可以用于个人日常学习，也可以用于公司或地区对人员进行培训考核。三、相关部室的责任企管部负责企业信息、人力资源、档案的管理、会议、考勤、用印的管理，对数据库进行初始化和日常维护。信息中心根据各部门的职责和公司实际进行用户的注册和注销、权限的分配。岗位变动或人员调整时，用户权限的设置和修改由信息中心统一从后台进行调整，负责系统和设备的日常维护、管理和系统中电子数据的管理维护。各相关部门根据实际工作需要和权限进行相关的操作，负责本人职责范围内的数据维护和管理，及时将问题反馈

8、给信息中心，便于维护全部系统。四、系统使用管理121、系统正常运行期间，公司所有收发公文、通知、请示、办公用品管理、车辆管理、计算机管理