铁路建设项目工程电子档案的特点及管理.doc

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1、铁路建设项目工程电子档案的特点及管理　摘要：随着信息技术的发展和普及，建设工程电子文件大量产生。为保证建设工程记录的齐全完整，电子文件的收集管理成为档案工作者必须要重视的问题。因此，本文围绕建设工程电子档案的特点、管理以及需要注意的问题等进行了探讨，希望对大家有所借鉴。　　关键词：建设项目　工程档案电子档案　　　　建设工程电子文件是建设工程电子档案管理的一项重要内容，充分认识工程电子文件的特点对于我们做好建设工程电子文件管理工作，维护工程电子档案齐全、完整、准确、系统，都是十分必要的。　　　　一、铁路建设工程　　电子档案的特点　　　

2、　铁路建设工程电子档案是档案的一种，具有档案的一般特性，即原始记录性。同时，又具有不同于其他档案的特性，这就是专业性、成套性等等，根据铁路建设工程电子档案的特点，归纳起来有“七性”。　　1　专业性。任何一项科技生产活动都是在一定的专业范围内进行的，铁路建设项目工程档案涉及的专业技术活动包括了工程勘察、设计、建筑施工等专业，涉及到工程地质、水文地质、勘探、测绘、水文，土建施工、设备及管线安装施工，电气仪表安装施工，设备管理，等等。铁路建设项目竣工电子档案也涉及多个专业，包括线路、车站、桥、隧、涵、轨道、通信、信号、电力、电气化、房建、

3、给排水工程等专业。每个专业及其施工、竣工过程中形成的电子文件是特定专业技术活动的成果，具有鲜明的专业性特征，不同专业的技术文件不能混淆在一起。由于CAD设计软件在各专业的使用中不统一，因此，电子文件在归档时应同时考虑各专业的特点。　　2　成套性。铁路建设项目档案形成于整个建设项目，贯穿从设计、施工到竣工的所有专业技术活动，反映了建设项目从调研、可行性评估、审批、计划、勘测、施工、竣工、投产运营等专业的内容，其档案记载反映了建设项目活动的全部过程和成果。铁路建设工程电子档案是按照独立工程项目组成的一套完整、准确、系统的电子档案。它包括

4、铁路建设项目各专业在施工、竣工过程中形成的图纸、表格、文件材料等。此种成套文件的形成，是工程施工、竣工验收过程中的必然结果。其收集、整理、保管和开发利用等都受这种成套性的特点所制约，在管理上必须按照工程施工竣工项目分类整理收集，力求齐全完整。　　3　阶段性。以铁路工程建设项目为单位进行施工，有一定的基本程序，分为施工组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段。每一阶段都形成大量的电子文件，它们之间既有密不可分的有机联系，又有明显的阶段区分。阶段性的特点要求归档时必须与纸质档案一样进行整理分类。3　　4　动态性。从项目提出

5、到开工、建设、试运行、验收，一直处于动态之中。在施工过程中间经常出现变更设计，需要对施工设计文件进行修改和补充，以适应施工要求。这种修改的动态性要求纸质文件与电子文件的修改同时进行，做到图物相符，才能保证电子档案与纸质档案内容的一致性。　　5　依赖性。铁路建设项目电子文件与其他电子文件一样是计算机生成和读取且用数字代码记录信息的，其归档和形成的电子档案也同样依赖于计算机系统，包括计算机硬件，由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”，将无法对电子文件进行传递和管理

6、。　　6　分离性。计算机系统中信息的相对独立性使得对信息的修改十分容易，而且修改之后不显示任何改动过的痕迹。同纸质档案相比，电子档案的显著特点是：内容与载体可分离，易于修改、复制且不具备直观性，易于伪造仿制以至真假难辨。因此，归档的电子文件要做特殊技术处理，以确保其凭证效力。　　7　寿命的不确定性。与纸质档案不同，电子文件的载体脆弱不稳定、信息载体依赖于一定的硬件和软件技术，一旦该技术过时，数字载体信息就无法读出，其寿命也无法保证。因此，电子档案保护技术和措施尤为重要，档案人员应针对其特点，结合纸质档案的管理方法，对电子档案采取必要

7、的保护措施。　　　　二、电子档案的管理　　　　1　铁路建设工程电子文件的归档　　(1)归档时间及要求。建设单位应负责各参建单位对其归档文件资料的内容及质量进行检查，确保文件的齐全完整。铁路工程建设项目竣工电子文件应在工程竣工后，将竣工纸质文件一并向各级档案部门移交，并要附有电子文件目录及说明。　　(2)归档范围。铁路建设工程电子文件归档范围，应依据纸质工程文件的归档内容，增加补充电子文件。一是文本文件，包括重要的可行性研究报告、施工组织设计、沉降评估咨询报告、竣工验收报告等。二是CAD图样文件，包括全套施工设计图纸文件、变更设计、竣

8、工形成的图纸文件及扫描后的图片等。三是数据文件，包括隧道雷达探测数据、信号联锁试验数据、接触网冷滑检查数据等。四是各类表格文件，包括铁验表、专业工程验收申请表、记录表，动态验收记录表、初步验收申请表，初步验收报告，建交表、工程技术条件