合同档案管理制度

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1、合同档案管理制度为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本。二、合同档案管理原则1、合同档案实行集团行政部统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、行政部合同档案负责人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务部门的合同管理工作。3、各业务部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名合同档案管理人员负责合同文档管理。三、合同档案保存期限合同档案的保存

2、期限为5年。四、合同文档的移交1、各业务部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交行政部和财务部（合同原件交接清单参见附表1）。业务部门保存合同复印件一份，并向综合管理部法务负责人移交一份合同复印件。2、合同项目终止后各业务部门须将该项目的所有资料（包括合同原件、技术资料，履约情况等）汇总成册，经业务部门主管鉴定，移交给集团行政部合同档案负责人。3、移交的合同档案必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。4、合同档案移交时，必须编制档案移交清册并当面清点（移交清单参见附表2）。以双方签字认可后方为完成交接手续。五、合同文档

3、的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。具体规则如下：（1）合同编号实行四级编号制度，由年代、公司首字、合同类别及由三位阿拉伯数字组成的序号构成。公司常用合同类别为：采购合同、加工合同、代工合同、销售合同、合作合同、租赁合同等。因合同标的不同，还可细分各类型的子合同，例如采购合同可分为原材料合同或设备采购合同。合同类别编号以合同性质为准，不再对子合同进行分类编号。下面将常用几种合同编号举例说明：如：钧石公司2011年签订的第一份原材料采购合同：（2011）钧采字第001号。钧石公司2011年签订的第五份设备采购合同：（2011）

4、钧采字第005号。金太阳公司2012年签订的第三份加工合同：（2012）金加字第003号。铂阳公司2011年签订的第一百份销售合同：（2011）铂销字第100号。（2）外来合同编号规则参照以上规则编号。（3）如果签订的是另行立项谈判或比较特殊无法明确合同性质的合同，则归入其他类合同进行编号。如：（2011）钧其字第123号。2、保存的合同档案每半年（暂定）清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。3、行政部合同档案负责人要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。4、行政部合同档案负责人应根

5、据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各各部门员工可在行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门主管领导签字同意后，方可在行政部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、合同档案的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同档案的安全。7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。8、发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，诉讼或仲裁代理人借用原件后应在10日内归还。如果

6、不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。9、合同档案的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。六、责任1、主办单位未按本制度规定办理合同归档管理的，对直接责任人扣发个月。2、借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发至个月奖金的处罚。七、本制度自下发之日起生效实施。附表1：合同原件交接清单附表2：合同档案移交清单