《电子文件管理系统通用功能要求》与is016175-2-2011的比较研究-办公档案论文

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1、《电子文件管理系统通用功能要求》与IS016175-2:2011的比较研究-办公档案论文《电子文件管理系统通用功能要求》与IS016175-2:2011的比较研究摘要：电子文件管理系统开发的成败直接关系到电子文件管理的效率与水平：《电子文件管理系统通用功能要求》和IS016175:2-2011都是指导电子文件管理系统开发的标准，文章从功能模块的划分与模块对应关系两个方面对它们进行了异同点的比较，认为电子文件管理系统的开发应该坚持基于前沿、遵从规范，基于业务、实用适用，基于元数据、确保真实可靠，基于前端、全程管理的原则。关键词：电子文件管理系统；通用功能要求；I

2、S016175；比较中图分类号：G271文献标识码：A蒋术一，引言“与纸质文件相比，电子文件管理最大的特点就是化载体控制为系统控制。也就是说系统将取代载体成为电子文件管理方法体系的核心”…。电子文件从生成到销毁或永久保存，一般流经三个信息系统，分别是形威电子文件、支持单位工作开展的业务系统，我们称之为电子文件形成系统(ElectronicDocumentsManagementSystem，以下简称EDMS)；从EDMS中识别、捕获电子文件，维护电子文件与业务、电子文件与电子文件间的各种联系，提供利用和对电子文件进行处置的电子文件管理系统(ElectronicR

3、ecordsManagementSystem．以下简称ERMS)；负责维护电子文件和长期保存利用的数字档案馆系统（又称可信数字仓库，TrustedDigitalRepository，以下简称TDR)。这三个系统之间的关系如“图1”所示。本文所比较的两个标准主要针对的就是ERMS的功能要求，它们都是指导开发合规的ERMS的最新纲领性规范。在现代办公环境下，对电子文件的有效管理主要靠ERMS，维护电子文件的真实性、可靠性、完整性、长期保管和利用电子文件也是依靠ERMS。可以说开发的ERMS是否合规、功能是否完善决定了电子文件管理的成败。世界各国都很重视ERMS的开

4、发，纷纷制定相关标准，明确ERMS功能需求，规范其开发过程，比如：欧盟的《电子文件管理范例要求》(ModelRequirementsfortheManagementofElectro-nicRecords2，简称MoReq2)、美国国防部的《电子文件管理软件应用系统设计评价标准》(DesignCri-teriaStandardforElectronicRecordsManagementSo-ftwareApplication，简称DoD5015.2-STD）、ISO16175等。由于文件管理工作、科技发展水平、文化传统等方面不同，各国指导ERMS开发的标准规范

5、既有一定的相同之处，又有各自特色。本文拟就我国与ISO规范ERMS开发的两个标准（《电子文件管理系统通用功能要求》和IS016175）的异同点进行比较研究，以期对我国ERMS开发部门、文档管理部门了解和认识国际标准，推动我国ERMS的合规性建设有所裨益。二，标准简介2013年6月1日实施的《电子文件管理系统通用功能要求》（下文简称《要求》）是目前我国唯一一部电子文件管理系统功能需求标准。此前，由于我国没有相关标准，各部门开发出的ERMS功能很不完善（见下文调研结果），难以对各部门生成的电子文件进行有效管理。该国标的出台，旨在规范我国ERMS开发，提高我国电子文

6、件管理水平，保证电子文件的真实、可靠、完整。国标分为六个部分：范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、基本功能要求和可选功能要求。IS016175共三个单元，均是国际标准化组织采标自2008年7月第十六届国际档案大会颁布的《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》(PrinciplesandFunctionalRequirementforRecordsinElectronicOfficeEnvironments，下文简称ICA-Req)。“2010年12月，ICA-Req第一、第三单元被国际标准化组织采用。2011年4月，ICA-Req第二单元被国际标准化组织采

7、标为国际标准IS016175的第二部分。至此，ICA-Req的三个单元悉数成为国际标准《信息与文献一一电子办公环境中文件管理原则与功能要求》(IS016175)的三个部分。第一单元是概述与原则综述，第二单元是ERMS指南与功能要求，第三单元是EDMS指南与功能要求。”本文主要比较《要求》和IS016175:2-2011即与ERMS功能需求相关的部分。这两部标准都是集大成之作，在各自领域都很有影响力，具有很强的时代特性，通过对比了解其异同，对我国ERMS开发部门了解国际前沿大有裨益。三．基本信息通过“表1”我们发现：《要求》和IS016175：2—2011适用范

8、围基本一致，即适用于机构ERMS的设计