关于高校数字档案馆建设探讨

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1、关于高校数字档案馆建设探讨论文关键词：数字档案馆　信息安全　档案人才　档案意识论文摘要：在分析当前高校数字档案馆建设现状的基础上，探讨了高校建立数字档案馆的必要性，并针对目前建设过程中遇到的问题，提出了相应的解决方案。在互联网高速发展和全球信息化建设的国际环境下，对信息资源开发利．}}j的程度成为衡量一个国家经济发展水平和综合围力的重要标志之一，数字化建设的程度也决定了周家信息基础水平的高低。档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，也正面临着数字时代的挑战。高校是各种先进科学技术的前沿阵地，也是最先使川先进科学技术的实验场所。此，建设高校数字档案馆为全社会服务，是大势所趋，也是

2、高校档案工作进入信息化时代的必然结果。目前，国内一些知名大学诸如上海交通大学、南京大学、东南大学等学校的档案馆已经在校园网上开通了自己的主页。他们充分利用网络提供的先进技术，宣传高校档案工作，树立高校档案的新形象，建立高校档案的新模式，为高校数字化档案馆的建设提供了宝贵的经验。1数字化档案馆的概念“数字化档案馆”有广义和狭义之分。广义的数字梢案馆是指用于存储和利川档案信息资源的信息空问，一个南众多的档案资源库群、档案信息资源处理巾心及档案州户群构成的数字档案馆群体；狭义的数字档案馆是指其中的个体档案馆，它代表的是一种信息环境和基础设施的构建。也就是软、硬件系统的设计和组织实体的建

3、立，具体内容包括馆藏档案数字化以及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、传递、检索、保管、保护、利和统计等。数字档案馆的Ⅱj现和科技的高速发展密切相关，它是建立在现代信息技术普遍应的基础上，利数字化手段，以网络化的方式将分散的电子档案信息资源进行连接，使档案信息的利用不受时问和空间的限制，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。2数字档案馆在高校的发展现状目前，数字档案馆的建设正在同内众多高校巾如火如茶地进行着。其中以上海交通大学、南京大学、东南大学、浙汀大学等高校为代表已经取得了着成效。上海交通大学存2009年初顺利通过了南上海市档案局组织的成果鉴定，这不仅标志着上海交通大学在

4、数字档案馆建设和应．}{j方面取得了实质性成果，在数字化卡当案馆平面化服务向立体化服务的转变历程巾处于全同领先水平，而且还标志着全周高校第一个数字档案馆建设成功。上海交通大学数字档案馆系统运．多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台．通过档案门户网站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。南京大学数字梢案馆建设也走在全同高校的前列，在学校的教学、科研、管理T_作巾发挥了重要的作用。目前，南京大学已经完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统(6．0版)”“南京大学教授成果管理系统”“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”“

5、南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。东南大学在2003年推行办公自动化,2004年开始电子公文网上归档，初步实现了义档一体化管理，目前文档一体化管理已经十分成熟。浙江大学于2005年起开始探索高校数字档案馆建设道路，以适应学校建设“数字化校园”的需求和国家档案事业发展的宏观要求，在对国内外数字档案馆建设实践与理论研究的深入学习和探讨的基础上，对数字档案馆内涵提出了全新的诠释，找到了一条有特色的数字档案馆建设之路。综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了3个方面的作用：一是介绍、

6、宣传档案馆的基本状况和利瑁方法；二是介各个学校的基本状况；三是提供数字查询。从上述几所高校数字档案馆建设来看，数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。3高校建设数字档案馆的必要性(1)高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增。但是，档案的保管空间并没有得到相应的扩展。档案数量激增带来的不仅仅是存储问题，由于档案机构人员配备有限，急剧增长的档案往往不能得到有效的管理和利州。档案人员往往陷于档案人库排架、库

7、房管理、提供利等繁琐的13常管理巾，这就阻碍了高校档案管理水平的进一步提高。数字档案馆的建设，从长远来看，可以将档案人员从正常业务中解放来，也可以大大减少档案物理占用面积。同时，多媒体教学档案、CAD档案都可以得到有效的保管和利川。(2)高校档案意识薄弱，需要通过数字档案馆的运作来提升档案意识。目前，很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案丁作的重要性缺乏认识，对本部门的梢案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足．很多有