天津财经大学珠江学院

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1、天津财经大学珠江学院兼职档案员培训材料天津财经大学珠江学院院办公室2014年11月16目录第一部分天津财经大学珠江学院兼职档案员职责4第二部分天津财经大学珠江学院档案实体分类方案5第一章 编制说明5第二章 主表7第三部分天津财经大学珠江学院文书立卷归档程序与要求11一、档案材料的收集11二、档案材料的鉴定：12三、分类整理12四、立卷组合（组卷）13五、卷内文件排列13六、拟写案卷题名14七、卷内文件编号14八、装订15九、编制案卷目录16十、移交归档16第四部分天津财经大学珠江学院档案归档范围及保管期限17一、党群类档案归档范围及保管期

2、限17二、行政类档案归档范围及保管期限20三、教学类档案归档范围及保管期限25四、科研类档案归档范围及保管期限28五、基本建设类档案归档范围及保管期限2916六、仪器设备类档案归档范围及保管期限32七、出版类档案归档范围及保管期限33八、外事类档案归档范围及保管期限34九、财会类档案归档范围及保管期限35十、声像类档案归档范围及保管期限36十一、实物类档案归档范围及保管期限37十二、各系部归档范围及保管期限38第五部分天津财经大学珠江学院档案借阅程序3916第一部分天津财经大学珠江学院兼职档案员职责一、兼职档案员必须热爱档案工作，努力学习

3、档案业务和现代化管理知识，熟悉档案业务规范及有关规章制度，不断提高档案业务和现代化管理水平；二、努力保证本部门档案的完整与安全，特别是尚未立卷的档案材料的完整性；三、熟悉有关档案工作的规章制度，负责并认真做好档案材料的收集、整理、预立卷、立卷和归档移交等工作，并按时将本部门上年度档案材料及时移交学院综合档案室；四、认真仔细地与档案室办理交接手续，交接收据一式两份，必须妥善保管，以便今后的档案查阅利用；五、积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，保证文件材料的安全和保密，不准随意摘抄、传播密级档案内容，不得

4、私自复印、留存存档资料；六、积极参加学院召开或组织的有关档案工作的会议与培训；七、认真完成学院档案部门委托办理的其它有关任务。16第二部分天津财经大学珠江学院档案实体分类方案 第一章 编制说明一、编制目的和原则为了适应我院档案工作日益发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强档案工作的科学管理，促进档案业务建设的不断深化，充分发挥档案的利用价值，更好地为学院和现代化建设事业服务,我们依据国家教委、教办（1993）429号文件发布的《高等学校档案实体分类法》，结合我院档案工作的实际，制定本《分类方案》。二、类目

5、设置及标识类目设置相对稳定，不受偶然因素、短期行为影响，在较长时间内不随意改动。根据分类原则，我院档案设置十一个类目。（一）一级类目的划分与标识一级类目是我院档案实体分类的最高层位，根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，依据《分类法》的分类原则，设置十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下： 一级类目的标识，采用阿拉伯数字1、2、……标识。   1、党群2、行政   3、教学   4、科研   5、基本建设16   6、仪器设备          7、出版物   8、外事   9、财会   10、声像   11、实物（

6、二）二级类目的设置及标识一级类目和二级类目之间用“.”连接。如行政为第二大类，其二级类目依次为2.1、2.2、2.3、2.4……。三、档号的编制和标识（一）档号是存取档案的代号，排架的依据。它反映我院档案的分类体系和物理位置，档号要有唯一性、合理性、稳定性，即同一档案部门内容不能有重号，适应计算机管理，具有排架、检索双向功能。（二）档号的结构与标识1、档号包括全宗号、分类号、案卷号、件（页）号四个部分。我院设1个全宗，由一位阿拉伯数字组成；分类号是档号的主体，由一级类目或一二级类目组成。 2、档号的标识，档号=全宗号+分类号+案卷号+件（

7、页）号。目前，我院使用的全宗号为1。全宗号、分类号、案卷号、件（页）号之间用“-”连接，类目之间用“.”连接。如1-1.1-4-2表示党群类党务综合类目中4号案卷的第2份文件。（三）档案的实体排架16依据《分类法》规定，结合我院的现状，我院档案实体排架采用类目——年代纵向排列的方法。第二章 主表1、党群类：主要包括我院党群部门在工作中形成的文件。1.1党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料入此）1.2工会1.3团委1.4组织2、行政类：主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。2.1

8、行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此）2.2人事（师资培养材料入此）2.3安全2.4学生、武装2.5毕业生2.6总务2.7档案、图书、文博3、教学类：主要包括教学管理