启明星采购系统使用指南

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1、启明星采购系统使用指南2015.2.24启明星采购系统适合企业行政部门对日常办公用品进行管理。系统包含了入库，出库，库存盘点等。我们建议用户安装顺序阅读本使用指南。（1）建立仓库建立仓库是为了存放物品，方便后续对用品的查找。在仓库里，你可以设定仓库的主要负责人，主要存放的物品，以及所面向的主要部门等。（2）建立供应商为了方便管理，我们推荐采购管理员对供应商进行分组，您可以按照供应商提供的物品类别的不同对供应商进行分组，例如“办公用品”供应商，“劳保用品”供应商等在“供应商管理”页面，可以添加，修改或者删除具体的供应商。下图显示了供应商修改页面。你可以完善这些供应商的信息，包括电话，邮件，开户行

2、等，因为后续您在订购产品时，系统将直接从这里读取供应商信息，免去了信息的再次录入。在这个页面“供应商分组”里，可以选择上一步您建立的供应商分组。（3）建立产品分类在产品的“分类管理”页面，可以建立“树”状产品分类页面。尽管您可以建立多级别的产品分类，但是，作为约定，系统默认只使用二级分类。下图显示了新加产品的注意事项：（1）参考价格在启明星采购系统里，用户申请新采购时候，选择的办公用品会给你一个默认价格，此默认价格就是这里的参考价格。这个价格用户后期的办公用品领用金额统计报表。库存预警数：默认值为0表示不预警。您可以填写一个数量，当库存小于设定的预警值时，系统会给出特别标示，详见后述。（4）关

3、联产品与供应商关系。在采购系统里，产品和供应商是M:N的多对多关系，也就是，一个产品可以有多个供应商，一个供应商可以提供多个产品。例如一个硬盘，可以有三星硬盘也可以有希捷硬盘。一个三星供应商，可以提供硬盘，也可以提供手机，笔记本等多个产品。在实际的企业内部，行政部采购的产品与供应商都是相对固定的，因此，我们可以把产品与供应商关联起来。在单击“关联产品”链接，将弹出选择产品页面，我们选择日胜CD，并给出供应商给出的优惠信息：8.5折优惠。，单击“关联产品”。系统会显示供应商提供的产品列表，如下图你可以单击“取消关联”，来取消供应商提供的产品。在上一截图中，如果单击“订购”，系统将生产产品订购页面

4、。您会发现，在此页面，相关信息都由系统自动从数据库里读取。在上图供应商和产品关联关系中，是从供应商的角度看产品，你也可以从产品的角度看供应商。在产品列表页面，选择CD，可以查看由哪些供应商提供CD碟片。同样的您可以单击“关联供应商”来设定产品和供应商关系。产品和供应商的关联，他们关联的数据是一致的，只是一个是从产品的角度看此产品有哪些供应商提供。一个是从供应商的角度查看，此供应商提供哪些产品。同时，提供的“订购”可以快速订购产品。（4）产品入库当完成上面的步骤后，就可以进行产品入库了。在入库页面，单击“新建入库”可以让产品入库。在采购系统里，如果默认使用的订单号为“PI-日期-时间”格式。PI

5、是PurchaseIn的简称。单击“选择产品”选择采购物品，设定产品的价格，数量，系统会自动计算金额。档案，你还需要输入供应商信息，发票信息，发票金额等。然后单击确定，即可完成入库。在产品如果页面可以查看如果的产品列表。目前并未提供入库的修改页面。（6）产品出库--暨产品领用在V9.0版本的采购系统里，并没有独立的出库页面，启明星采购系统里所谓的“出库”就是产品领用。下面通过一个简单的例子进行说明。6.1用dream账户，密码为123456登陆采购系统。Dream想要申请领用一支笔，一个U盘。他单击采购系统的“申请采购”。填写了申请物品的相关信息。单击“提交申请”，系统按照默认的工作流程，转给

6、Kevin审批，单击确定以kevin用户名和123456密码登陆。在我的审批里，找到上一步dream提交的审批。然后单击“审批”链接在审批页面，单击“同意”，如下图作为演示，下一步，在审批里，我们直接选择提交给admin审批。然后单击确定（在本演示里，提交行政归档后面的人员，必须是adminoperator角色，）以admin登陆，然后在审批页面单击同意。此时系统会提交，用户申请审批流程已经完成，将进入物品发放状态。（7）物品发放当用户申请领用物品，经过层层审批，最后审批同意时，就表示用户的申请流程已经完成。接下来，行政部门将进行先下的物品采购。然后把实物发放给用户。当行政确实把物品发放给用户

7、后，在“处理申请”页面，可以看到“标记已发放”。单击后，就表示此物品已经发放给用户。另外，也就意味着完成了产品的出库。（8)物品库存盘点在产品列表页，单击“库存不足”，可以看到仓库里，物品是否足够。（8)统计报表采购系统提供了统计报表功能，方便你查看每月采购金额的统计，你还可以单击图例，进行不同图像的切换。（10）采购明细在明细报表，你可以进一步查看每月的采购/申领明细，并可以导出excel/wo