《学校电子邮箱使用介绍》

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1、电子邮件系统使用管理规定电子邮件系统使用管理规定1.范围本文件规定了学校电子邮箱使用者的权利和义务。本文件适用于学校各二级学院及机关各部门。2.引用标准《学校电子邮箱使用介绍》3.术语和定义学校电子邮箱系统：指由网络及教育技术中心建设实施管理的，使用我校@gcu.edu.cn专用域名的电子邮件收发系统，不包括学校教职工使用的各种免费邮箱和其它邮件系统。4.培训和资格学校电子邮箱使用人员和各二级学院、机关各部门信息员应学习和掌握本规定。5.责任学校电子邮件系统实行分级管理机制，电子邮箱用户分为教职工和学生用户两部分。5.1网络及教育技术中心负责全校教职工电子邮

2、箱的审批、开通、注销；负责授权和指导各二级学院学生电子邮箱的管理、维护；负责我校电子邮件系统后台的服务和管理；从技术上控制邮件使用的不良行为。5.2各二级学院信息员负责各自学院学生电子邮箱的审批、开通和维护；协助网络及教育技术中心对学生电子邮箱的使用进行监督管理。5.3各二级学院、各部门9电子邮件系统使用管理规定贯彻执行和使用本规定内容，根据本单位电子邮件系统使用情况及时向网络及教育技术中心提出需求；每个单位确定一名信息员，负责本单位公共邮箱信息的发布与接收，并协助单位负责人安排落实各类沟通信息；对本单位成员使用电子邮件情况进行管理，对违反规定的人员进行纠正

3、和提出处罚建议。5.4用户用户经申请并获批准取得学校电子邮件系统的个人账户后，自行承担传输内容的法律责任；用户邮箱开通后，将得到一个密码和账号；用户应对账号和密码安全负全部责任；同时，每个用户都要对其信箱内的所有邮件、程序负责；用户须经常修改邮箱密码以防邮箱被他人盗用；取得使用权的用户必须遵循以下主要条款：（1）发送资料必须符合国家有关法律、法规规定；（2）不得泄漏学校机密；（3）不得使用邮件服务从事非法行为；（4）核对邮箱的个人资料，如有变动，须及时更新；（5）遵守互联网道德规范；（6）若用户的行为违反规定，学校将作出独立判断，并有权立即取消该用户的服务账

4、户；情况严重的，依法追究法律责任。6.学校电子邮箱的账号构成6.1学校电子邮箱域名后缀如下：用户名@gcu.edu.cn6.2用户命名规则：6.2.1教职工电子邮箱姓全拼+名字首字母(单名者全拼)+邮箱域名后缀，如：刘辉：liuhui@gcu.edu.cn9电子邮件系统使用管理规定宁天桥：ningtq@gcu.edu.cn重名或重音的命名规则：先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、2、3、5、6、7、8、9……加以区分。6.2.2学生电子邮箱姓全拼+名字首字母(单名者全拼)+学生域名邮箱后缀，如：2011级汽车工程学院王强：wan

5、gqiang@stu.gcu.edu.cn2009级珠宝学院张荣威：zhangrw@stu.gcu.edu.cn重名或重音的命名规则：先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增字母A、B、C、D、E、F、G……加以区分。6.2.3部门电子邮箱“dep”+“-”+部门名称简称+@gcu.edu.cn，例如教务处的部门邮箱为：dep-jwc@gcu.edu.cn7.学校电子邮箱收发参数设定7.1浏览器访问：教工邮箱：http://mail.gcu.edu.cn/学生邮箱：http://email.gcu.edu.cn/7.2邮件客户端软件访问（建

6、议使用Outlook,Foxmail）：接收服务器（POP3）地址：pop.exmail.qq.com发送服务器（SMTP）地址：smtp.exmail.qq.com相关指导：http://service.exmail.qq.com/9电子邮件系统使用管理规定8．学校电子邮箱使用管理办法8.1我校在校学生可以申请学校电子邮箱，申请时请填写“学生电子邮箱申请表（@stu.gcu.edu.cn)（附录B）”,同时按照“学校电子邮箱申请流程（附录A）”严格执行。8.2教职工由于离职，不再需要邮箱，须由用户所在二级学院、部门信息员通知网络及教育技术中心注销邮箱账户，

7、经审核确认邮箱无重要信息后，方可注销。教职工离职时，将注销已经开通的学校电子邮箱。8.3学生毕业离校，不再需要邮箱，须由学生所在二级学院授权信息员负责注销邮箱账户。新学期开始，网络及教育技术中心将统一审核已毕业学生的邮箱账户的注销情况，予以及时清理注销已经开通的学校电子邮箱。8.4学校电子邮箱不限容量，支持50MB的普通附件，1GB超大附件。由于邮箱系统是通过运营商托管在外网，收发较大附件将占用较大办公网出口带宽，网络及教育技术中心建议大家非必要尽量不要收发大附件，并将定期检查监督。8.5经常采用邮箱收发存放大附件（指大于1MB以上的附件）的用户，管理员将发

8、送通知邮件到该邮箱，此状况一周后仍未整改，管理员有权