推进数字档案馆建设提升各级档案馆信息化管理能力

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1、推进数字档案馆建设提升各级档案馆信息化管理能力推进数字档案馆建设提升各级档案馆信息化管理能力　数字档案馆是各级档案馆信息化建设成果的集中体现，是信息时代档案馆适应国家和社会各项事业发展需要的必然要求。建设数字档案馆，能够从根本上提高档案馆的工作效率和信息化管理水平，能够保证数字档案信息的长久存储和安全保管，能够促进各级国家档案馆公共服务能力的拓展和实现档案信息资源的广泛共享。为规范和引导全国各级档案馆开展数字档案馆建设，2010年6月，国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》。《数字档案馆建设指南》对数字档案馆的工作定位、总体要求、系统功能、系统开发与服务平台构建、数字档案资源建设、保

2、障体系建设等方面提出了明确要求。从数字档案馆建设的内容、实现的功能、发挥的作用等方面看，数字档案馆建设实际上是对各级档案馆信息化管理能力建设的要求。　　　　第一，数字档案馆应当具备数字档案接收和加工的能力　　　　数字档案馆是对数字档案信息进行规范接收、有序管理、长期保存、高效利用的集成系统。数字档案信息包括立档单位形成并按照相关要求向档案馆移交的电子档案，馆藏传统载体档案转换形成的数字化档案，区域内与馆藏档案信息密切相关的重要数字信息等。　　数字档案馆系统应当具备接收各立档单位移交的电子档案的能力。电子档案接收首先需要建立一整套接收机制，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保

3、证电子档案的真实完整和长期可用。数字档案馆系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式，在线接收方式需要建立电子档案移交和接收平台；系统能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用；能够对电子档案数据进行真实性、完整性、可用性验证；具备目录数据和内容数据等多种信鼠资源的采集功能。　　数字档案馆系统应当具备将各种模拟信号档案进行数字化转换的能力。传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程，涉及档案保管、保护、整理、鉴定、扫描、存储、利用等多个环节，应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面梳理。档案馆开展数字化可采取自行组织加工和委托专业公司加工两种方

4、式。对于加工量较大、开放程度较高的情况一般采取委托专业公司加工的方式。即使是全部采用委托专业公司加工的方式，各级档案馆也需要配备必要的各类档案的数字化转换系统，以便日常之用。　　数字档案馆系统应当具备采集区域内与馆藏档案内容密切相关重要数字信息的能力。重要数字信息采集一般需要配备多媒体.L.采集系统、网页信息采集系统等，同时应当随着新的数据类型的不断出现而配备相应的系统和设备。　　　　第二，数字档案馆应当具备有序管理数字档案的能力　　　　档案工作的主要内容就是建立各种规章制度，运用各种方法手段对档案实体和档案信息进行科学、有序的管理。采用信息化的技术方法对数字档案信息实行科学、有序的

5、管理是数字档案馆系统建设和运行的中心环节，是数字档案馆的核心功能。　　数字档案馆系统应当能够按照设定的分类方案，将数字档案信存储到系统中，并根据管理要求进行适当调整；能够过滤重份数据和重新分类、编号；能够对档案内容进行抽取和添加元数据等操作，目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理；能够辅助人工完成档案的开放鉴定工作；对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包；能够对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息；能够辅助完成馆藏实体档案编目(著录、标引)、整理、出

6、入库房管理等工作；能够定制档案业务流程或进行流程再造。　　　　第三，数字档案馆应当具备保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用的能力　　　　保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用是数字档案馆系统有别于一般档案信息管理系统以及其他类型信息管理系统的最重要、最显著的特征；是数字档案馆建设发展到一定阶段的必然要求；是数字档案馆关键技术和管理要求的核心内容。　　保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用采用的技术方法、管理手段，会随着信息技术的不断发展和档案管理要求的不断变化而不断发展。当前需要采取的技术方法、管理手段包括，一是建立功能完备、技术先进、符合相关要求的数字档案信息管理系统，这是数字档

7、案信息保存、管理、利用等各项工作的环境和基础；二是数字档案信息采用符合国家标准的存储格式，暂时未制订标准的，选择开放格式或主流格式，如确需保存特殊格式的数据，应同时保存相关的源代码、软硬件等；三是接收、保存、记录反映数字档案信息内容、背景、结构及其变化过程的元数据，并与相应数字档案内容信息保持持久、有效的联系；四是系统采取防非法修改的技术方法；五是建立完善的管理制度，定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决；六是适时采用迁移技术方法，计算