对学校财务管理系统优化设计的探讨

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1、对学校财务管理系统优化设计的探讨一、背景简介笔者所在的学校近年来一直致力于财务管理、预算管理工作的研究与探索，前几年通过全校统一思想、共同努力，在学校预算管理信息化方面取得了突破性进展，做到了将预算申报与审核、预算执行与控制、预算分析与考核等方面的工作流程都固化到系统中，通过校内X让财务部门和业务部门能实时、清晰地了解预算下达及执行的情况，从而能方便地实现“无预算不开支，有预算不超支”的预算管理目标。但是，由于该预算系统与会计账务系统是两个不相关联的系统，信息尚不能共享，在实际运行过程中，存在以下两方面的问题：一是两个系统的信息可能由

2、于报账时间、用款额度、预借款、托收等原因存在着不一致的现象；二是需要在两个系统中登记、记账，客观上增加了工作量。由于以上问题，两个系统存在的信息“孤岛”现象，仍然影响财务核算与管理的质量。基于此，学校在以往预算管理系统的基础上，继续探讨系统优化的问题，设计开发出将现有预算系统与会计账务系统相融合的软件系统，从而实现预算管理与会计核算的信息集成。本文从学校财务管理工作的实践出发，对如何利用X络平台来优化提升学校财务管理系统进行探讨与阐述。二、学校财务管理系统优化设计理念系统设计理念是系统的灵魂和精髓，基于目前现状，学校财务管理系统的设计

3、应定位为：技术先进、安全第一、以人为本、信息共享。系统设计的理念是：在校园X环境下，结合原有财务管理的现实基础，以“X络报销”为设计主线，将预算、审批、报销、核算、查询等流程关联起来，在不改变现有会计准则的前提下，以信息化、电子化为手段，实现业务办理简单化、单据填写规范化、业务审批流程化、财务制单自动化、付款方式电子化的目标，创建一种新型的财务报销与预算控制系统。三、学校财务管理系统的具体设计思路（一）梳理财务流程对工作流程的梳理与设定直接影响到系统的功能与使用，对系统设计有着重要影响。财务流程主要包括财务预算、财务审批、会计核算、会

4、计监督和信息查询等。原先的系统主要是解决了财务预算流程中的预算申报与审核、项目与额度控制、汇总分析等问题，其他财务流程大多仍是手工方式处理，各流程之间信息不能实时共享。在手工审批情况下，费用审批人员在审批单据的时候，无法及时了解各部门已经花了多少钱、还剩多少预算余额、实际如何使用等。部门与部门之间无法进行充分的信息共享，导致很多重复性的工作。此外，手工审批受人为因素影响较大，很多管理制度不能有效执行，因为职工每天的工作很多，不能指望职工记住很多管理制度来进行人为判断，因此，有必要通过优化系统设计，将预算、审批、核算、监督、查询等各项工

5、作流程固化下来，每项业务按规定的流程规则运转，参与业务的人无需记忆各种复杂的流转规则，从而避免人为因素产生的不规范及低效率。从负责相关审批手续的管理层来看，他们有大量的日常业务需要审批，如采购、出差、借款、资金审批等。手工审批中各环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节，而利用电子化报销流程则可以把管理和财务的职能进行区分，作为管理层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少，而财务的职能则需要判断该事务发生的凭证（发票）是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。所以在电子化流程下，电子单据和纸质凭证分别走各自的流程，管理层以电子单据

6、填入的数据作为审批依据进行快速审批，不用在纸质凭证上审批，纸质凭证由财务审核即可，这样可以支持领导远程审批。按此流程操作，既可以突破时间和空间的限制，提高费用报销效率，又可以规范费用报销流程，实现费用的有效控制。因此，通过对各项财务、业务工作流程的全面梳理，确定系统优化设计的主要工作是将预算、审批、报账、核算、监督、查询等各项财务流程有机地整合起来，重点是在原系统基础上增加以下功能：电子审批、来款登记、借还款、预约报账、预算与核算有效对接等。（二）设计表单针对学校财务报销流程的特点，系统设置各类标准单据，覆盖学校各项业务需求。表单设计

7、力求做到简便规范，高效灵活。在财务管理系统中，主要可设计以下电子表单：1.针对学校内部使用的单据。（1）“借款单”、“借款报销单”：主要用于学校内部的借款及借款报销流程。（2）“费用报销单”：主要用于学校内部费用支付的直接报销流程。2.针对学校外部使用的单据。“付款单”：主要用于学校外部费用支付的付款流程。（三）设计业务申请、审批流程1.报账申请在发生报账业务时，业务经办人首先需要在系统中填写业务申请单，按照预先设定的单据格式填写相应内容，在填写申请单时，系统自动获取该业务的预算总金额、目前实际累计发生额以及预算余额等数据，提供预警和

8、多种控制方法。填写完毕后，可按“流转”按钮提交单据进入流程。系统自动根据业务类别提示本单据相关流程环节和责任人。2.报账审批学校各级领导可在电子流程中对单据进行审批，审批责任人可以对审批单据做“通过、退回、加签”等操作。