大数据时代背景下电子档案管理发展的思考

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1、大数据时代背景下电子档案管理发展的思考中共辽宁省委办公厅伴随着数据科学时代的来临，大数据技术被广泛深入的应用于各个领域。为人类生活带来无限生机的同时，大数据本身也蕴含巨大的价值，将对未来的经济、科技发展产生巨大的影响。如果将国家比喻成一个庞大的机器，档案事业便是其中一个重要的组成部分。各级档案馆的建设水平，也间接反映了国家机器的运转水平。因此，重视和加强档案信息化的建设具有极其重要的意义。一、大数据定义近儿年来，计算机技术发展已经全面融入到我们的生活中，信息爆炸引发的变革，影响我们生活的方方面面。伴随着信息爆炸，应

2、运而生出“大数据”这个概念。根据维基百科的定义，在信息技术中，“大数据”是指一些使用B前现冇数据库管理工具或者传统数据，处理、应用很难处理的大型而复杂的数据集。其挑战包括采集、管理、存储、搜索、共享、分析、可视化UL同时大数据也具有显著的特点：1.高速度：表现在数据产生、数据处理两个方面。这是与传统数据处理有明显差异的特点。数据处理速度方面，有一个最为著名的“一秒定律”，即数据的处理分析必须在一秒内完成，否则数据将失去其价值。大数据在数据产生、处理方面很好的满足、契合了这一定律。2.大量化：指的是数据存储量大、增量

3、大。互联网、云储存、移动云计算等技术的广泛运用,扩大Y数据的存储量和增量。3.多样性：表现在数据格式、来源、类型的多样性。数据的类型主要包括关系数据和非关系数据。非关系数据指的是搜索引擎、社交论坛、电子邮件、网页、互联网H志、文档等非结构化、半结构化的数据。数据格式、来源的多样性表现在文本、图片、音频等多种数据格式，其来源于组织内外部运作的各个环节。1.价值密度低：信息来源渠道的多样性，意味着信息规模口渐庞大，信息重复、信息价值的密度降低将不可避免的出现。二、大数据时代下档案管理面对的机遇与挑战1.大数据时代下档案

4、管理面临的挑战。大数据打破了档案原有的分类整理要求:即要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不可混淆。而大数据是由分散的、渠道混淆的原始数据屮整理出来的m。档案的筛选是档案管理中最重要、难度最大的工作，即挑选有价值的档案进行归档保管，对于无价值的档案进行剔除。这一环节往往需要大量的、专业的人工参与，确保筛选档案的质量。而在大数据时代的背景下，信息的筛选由计算自动完成，并进行数据价值分析预测。在这过程中，因为人工控制的减少，数据的质量很难得到保障。档案管理发展经过了纸质时代、数字化时代、再到现在的大数据吋代，

5、档案数据的容量、规模与日倶增。信息技术时代背景下，档案管理面临着档案信息过剩、管理方式落后、人才缺乏、社会档案意识不高等问题。如何确保档案信息的可读性、安全性，并在庞人的数据中实现档案信息价值的挖掘，是人数据吋代下电子档案管理发展需要思考的问题。2.大数据时代为档案管理带来的机遇。随着纸质档案逐渐被数据档案所取代，档案人员从繁琐、传统的档案收集、档案整理中被解放。他们能够将更多的时间精力投入于监控档案数据的生成、保障档案的可读性与安全性、深度挖掘档案信息价值的工作中。传统的档案多以纸质文档和电子文档为主，受限于这种

6、传统的信息承载方式，档案信息价值的挖掘需要耗费大量的人力、精力，因此许多档案被长期闲置，处于被动利用的地位。而在大数据背景下，依托云计算，将实现海量信息集中、搜索隐藏关键词、提炼信息隐藏价值，甚至能够根据使用者需要，提供有针对性的档案分析方案，使档案信息的利用由被动转为主动［3］。三、大数据时代档案管理模式畅想1.建成互相联通的平台，实现资源共享。要实现档案资源的多样化，依法管理档案资源，各级国家机关、团体、企业事业单位档案实现应归尽归、应收尽收;档案资源更加齐全完整、丰富多元，覆盖人民群众的档案资源体系更加完善。

7、而为了满足这一要求，建立一个和互联通、资源共享的档案平台就显得至关重要。0前，国家批准的各级档案室己初步形成一个档案传输、利用的平台，如何深化档案馆信息化建设、提高不同档案馆间信息的匹配程度、满足跨领域和部门间信息査询多样化的要求，是大数据时代背景下电子档案管理进一步发展需要思考和解决的问题。1.注重一体化、标准化的管理模式。未来的档案馆将是一个集合了多部门、多领域、多层次的综合信息存储、查询平台，各级档案馆部的资源分级、有效管理，是大数据技术运用的必备条件。因此，对现有的档案应当按照规范合理分类、分级，以确保档案

8、传输、杳询的效率。数字档案馆建设过程中，各种标准规范和互联系、和互制约，构成了一个动态的、高效的数字档案馆标准体系。因此，在数字档案馆建设的过程中，需要考虑到各方面、各层次、各领域要求的相互平衡与制约，既要遵循电子政务相关标准要求，又要遵循档案信息化相关标准要求;在考虑档案需求的同时，兼顾文件的需求;运用现在电子档案的同时，考虑传统档案数字副本的需求£11。