金阁物业管理处档案管理

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1、金阁物业管理处档案管理金苑阁物业管理处档案管理档案的建立与管理要做到(1)档案资料标准化;(2)档案管理员专业化;(3)档案管理科学化;(4)实行计算机贮存与原始资料双档制。档案的建立与管理是物业管理的重要内容。科学化、现代化、规范化的档案管理将更有力地促进物业管理工作,提高物业管理水平,最终达到更好地为住户服务的目的。一、档案的建立1、办公室设专人负责“金苑阁”档案的建立与管理工作。根据各种档案对温度、湿度和照明的要求,建立标准的档案资料室;档案管理员必需经培训并合格后才能上岗。2、制度档案建立与管理的工作流程,档案资料管理规章制度,档案管理员岗

2、位责任制。3、系统地收集“金苑阁”工程档案资料,住户资料、管理档案及其他档案,详细内容见附表。二、档案的管理1、充分运用计算机管理-5-在现代信息社会,广泛地应用计算机,参与各行业、各方面的工作,已成为现代化管理的重要手段,在档案管理上,充分发挥计算机具有的数据处理功能,贮存信息量大、安全牢靠、易于保存、便利使用等优势,实现档案管理的科学化和现代化。计算机的应用主要体现在:运用计算机查询住户资料。采用目前最先进的物业管理软件,经录入住户资料后可以很便利地查询有关住户资料。我们可以清晰地查到楼房名称、业主姓名、住户人数、面积、房屋类型、结构、家庭成员

3、。假如想知道家庭成员的状况。可进一步查询其姓名、性别、出生年月、籍贯、关系、工作单位、职务、户籍等状况,这将为我们的工作带来极大的便利。2、采用计算贮存与原始档案双档制,实现档案资料贮存方式多元化,尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存,以利于保存、查找和利用。3、做到档案组卷分类科学化编制统一的档案组卷分类说明书,规定应按部分类,以内容分类、按同一年度、同一保存期限,同一保存程度的顺序进行组卷,逐一编号、登记造册、编缉目录、分柜保存。住户档案资料分类原则,每组按柜、每栋按位、每单位按盒、每户按册建档。4、加强档案的安全、保密工作-5-在设计

4、建立标准化档案室之前,考虑了加强档案的安全管理,配置消防器材和防盗门、网、档案柜,符合防盗、防火、防虫、鼠、防潮的要求。贯彻执行国家保密法,管理处部分档案按其保存程度有重要之分,并以其泄露、遗失会使住户、管理处利益受到重大、较大损失和不良影响分为绝密、机密、隐秘三级,其他资料档案,不同密级的档案在保管和运用方面将会区分对待。三、档案的运程1、建立电脑网络系统,由一台主机网上联系多台终端机,分布在各个