基层药监档案管理工作之我见

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1、基层药监档案管理工作之我见　　作为一种重要的信息资源，档案在食品药品市场监管和保障群众饮食用药安全中发挥着积极重要的作用。档案工作的好坏，将直接影响食品药品监管各项工作的开展。因此档案管理工作是食品药品监管众多工作中不可忽视的一项重要性、基础性工作。 一、基层县局档案管理的特点 　　影响基层档案管理的特点包括积极的和消极的两个方面。积极的方面： 　　组建时间不长，一些材料仍可以搜集并补充归档。也就是收集材料的时间跨度不大，如笔者所在的**县药监局于2002年7月29日挂牌成立，增加食品综合监管职能后，于XX年12月8日，挂**县食品药品监督管理局牌子。现在离组建之初不满6年，利于搜集未及

2、时归档的相关材料。 　　垂直管理的行政管理模式，缩短了机构组建时间，包括档案管理在内的各项工作快速高效地开展起来。在省市局的直接领导下，根据三定方案很快配齐了班子、较快地选调、招收了工作人员，作为档案管理的业务股室──办公室，在最早的时间开展起了工作,这对最初的档案管理起到了关键的作用。 　　档案管理得到了重视。历届局领导都对档案管理非常重视，投入资金购置了一些档案管理设备及工具，如档案柜、档案盒及切纸刀等。在前几年人手缺乏时，还临时聘请了档案管理专业人才对以前的档案进行了归档。特别是近年来，更是从源头开始，注重档案管理工作。为便于收集保存有关材料，特为办公室配备了摄影机、照相机、可刻录

3、光盘计算机等一些设备。 　　事物都有两面性，正因为是新成立的机构，要将档案管理这样的单项工作开展好需要一段过程。在机构成立之初，面临着事情多、人手不够、经费少、无档案库房、无档案管理人员的问题，往往档案管理工作落入了“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地，必然给档案管理带来了消极的影响。 二、基层食品药品监管档案管理易忽视的几点 　　随着机构几年来的发展，档案管理也投入了大量的人力、物力、财力，档案管理水平显著提高。一些基层局也专门设置了档案库房、办公室、阅览室，购置了档案装订机、先进档案柜，制定了档案管理相关制度，建立了档案检索工具，药监档案管理工作得到了较快发展。现根据档案

4、管理的要求，结合食品药品监管的特点，列举一些在档案管理具体业务中容易忽视的一些问题，与大家共同探讨。 1、行政处罚案卷未及时按序移交档案室 　　行政处罚决定书等文书都是具有法律效力的材料，有较强的强制力和约束力，具有特定的法律效力。行政处罚档案是行政检查及处罚的原始记录，如现场检查笔录、调查笔录、重大案件合议笔录等一般都是手抄孤本。要求档案安全保护措施严密，稍一疏忽，造成材料丢失，就是难以弥补的损失。档案室相对于办案业务股室，保管条件和防范措施要好。另外，业务股室管理档案人员大多是兼职、人员变化快，加上交接难以规范，容易出现档案管理链的脱节，影响档案安全。所以行政处罚档案不能长时期存放于

5、业务股室，最好是在案卷办结一年内，及时归档移交到档案室，并做好细致的交接手续。档案室将按年度-类别-案号，一案一号归档。 　　2、机关成立、名称变化、职能改变时要注意收集档案 　　机关成立之初、增加食品综合监管职能更名为食品药品监督管理局之际，将产生许多诸如“三定”方案、挂牌仪式、人员调整、职能变化、经费上划等重要档案。这些档案记录着组织机构的演变发展过程，极其重要。特别是挂牌仪式等重大活动的声像资料，若当时没收集，以后将无法补充。 　　3、机关领导更替、职工花名册，要定期和随时收集 　　档案管理也要坚持“以人为本”，机关领导的变更，关键时期的职工岗位情况，职工变动情况要及时收集归档。职

6、工花名册要按年度制表、盖章归档。这些档案在编制单位大事记和作为职工个人档案的补充将起到重要作用。如这次省局编制食品药品监管志时，就需要基层局提供此方面相关材料。 4、年度统计报表、总结需按要求归档 　　各类统计报表、总结在按要求报送外，同时留存一份存档。对于人、财、物方面重要的报表，还需单位负责人签字、盖章后存档。 　　5、领导检查指导工作、市场监管等重要活动时的声像档案 　　各级领导来单位检查指导工作、参加重要活动，单位组织开展的专项整治检查、市场秩序整顿等重要执法活动时，尽可能做好摄像工作，同时要配备相关的文字材料。声像档案以形象性、直观性的特点，真实地反映历史，再现许多活动的场面和

7、细节，有着文书档案难以替代的作用，是目前档案资料中及其珍贵的资料。 6、固定资产管理档案 　　办公房建设招投标、图纸、承包合同、租赁合同，设备验收单、资产交接单，固定资产报废申请单、资产处置审批表等。此类档案记录着固定资产管理的全过程，利于明晰责任，促进资产管理工作。 　　7、机关工作亮点、特色及被有关媒体报道的相关资料要归档 　　如我局分片监管模式的探索、农村药品“两网”建设成果及经验介绍。以及被市级以上媒体报道过的好的作法。要按