医院电子档案管理问题的思考

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1、医院电子档案管理问题的思考　　(内蒙古中蒙医院工会，内蒙古呼和浩特010020) 　　摘要：文章阐述了电子档案管理的现状，分析了在管理中存在的问题，针对如何推进电子档案的管理问题提出了相应的对策。 关键词：医院；电子档案；管理 　　中图分类号：G271∶R文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)03—0410—02 　　在信息化时代的今天，人们的生产、生活方式都发生着巨大的变化。与此同时，档案事业的发展也进入了一个崭新的时代。面对信息社会的发展，档案工作也面临着信息化的任务，这就要求档案工作人员

2、在新形势下转变思想意识，业务内容、操作手段等诸多方面来适应未来的变化。 1档案管理工作的发展趋势 1.1电子档案的重要性 　　实践证明，没有哪一个部分、哪一项工作可以与档案相脱离的，特别是经济全球化、一体化的今天，各类信息和历史依据已经成为许多人的迫切要求。过去档案只是为政治服务，档案部门普遍只重视文书档案，而忽视了其他门类的档案，随着我国经济增长的步伐加快，科学技术的蓬勃发展，就要求档案人员从以前的单项门类向现在的多元化门类发展。系统地将档案收集、整理，保管等以适应各类部门的要求，要完成这些复杂，繁琐的工作，

3、没有档案电子信息化建设是不可想象的。 1.2改变观念，适应发展需求 　　长期以来，我们的档案工作都存在“自我封闭”“坐等上门”的被动应付局面。在市场经济体制的要求下乡档案工作人员必须在思想上转变传统的“坐等”观念，通过对档案信息资源的推荐，提示引导人们对档案的利用，这也是档案事业发展变化与市场经济体制完善的必然结果。时代的发展，要求档案工作人员转变观念，创新工作内容，主动出击，实现对档案的利用职能。 2电子信息时代要求全面的档案工作人员 2.1充分认识时代变化 　　面对新的形式，认识潮流，顺应潮流是21世

4、纪档案工作者应当具备的素质。要想顺应潮流，学习和实践是必不可少的。进入21世纪信息技术迅猛发展，并且被广泛应用档案信息化建设是档案事业适应时代发展的必然选择。当今社会是信息化的社会，信息量大且种类繁多，这就需要充分提高其效率。档案工作与信息化结合，必然涉及到计算机技术，系统科学等，具体来讲就是将不同领域，不同时间的各类信息，技术等信息资料收息，整理、鉴定、编目、编研等，再将这些存贮的信息通过网络来联网，沟通。通过畅通的信息交通，提高档案工作的效率，从而实现其价值的最大化。 2.2档案管理的新要求 　　随着信息化程

5、度的不断提高，网络的普及人们开展各项工作将不再受时间、地点的变化。这些也必然会给档案工作人员带来新的要求。如文件的起草、签发、归档等过程都会在计算机中进行，档案也会以电子文件的形式而被普运用。这同以往的纸质档案有着明显的不同。再有，以前的档案工作比较封闭，馆际之间，档案专业与其他专业之间的联系还很不够，随着社会主义经济建设的发展，技术革命的蓬勃发展，新学科的层出不穷，档案的门类也不断扩大。己知的知识加速老化，未知的东西接踵而来。 2.3努力学习新知识 　　在新业务比重不断增加的情况下，就要求档案工作冲破以往的封闭

6、状态，加强馆际之间和其他专业之间的联系。很多信息都来自各自不同的系统档案中，因此要把这些档案信息综合地提供出来，给广大的信息利用者，这又不可必免地要通过网络化来实现。这些具体要求最终都必须落实到作用于信息化系统中的人。这就要求我们的档案工作人员积极迎接挑战，努力学习和运用科学知识和科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，推动档案信息化建设，以实现跨越式发展。 2.4注重日常档案积累 　　档案的重要性在于它所提供的信息资源。信息材料收集工作的好坏，直接影响到档案立卷工作的质量。信息材料的收集工作，不能靠年底或阶段

7、性地突击收集，要抓平时。这就要求我们档案工作人员在日常工作中重视信息材料的动态。有些材料若当时不收集完整，事后是很难补救的。只有收集齐全、收集及时，档案信息才能被有效地开发利用。 3电子档案的重要性 3.1加工电子档案 　　档案部门保存了大量的档案资料，其中蕴藏了丰富的知识和经验，这些都是国家和社会的财富，要想档案信息资源不被浪费，就必须根据现实的需要，系统有序及时地开发出来，使档案资料为社会的发展服务。在对利用者提供档案之前，对档案进行纵向和横向的深加工，形成高品质的不同层次的档案信息产品。使档案从零散状态变

8、为系统、有序，使其中的信息能够被揭示出来，使需求者不仅对档案信息有一个总体的系统的概念，而且还能在需要时了解档案所包含的详细内容。 3.2要建立数据库 　　建立各种形式的数据库，以适应档案信息资源的开发和利用。还应该建立档案信息资源网络，逐渐疏通档案信息的传播渠道，最大限度满足社会的信息需求。要建立数据库资源网络等这些现代化