外派公司物资供应管理办法

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1、外派公司物资供应管理办法第一章总则1、物资供应系统的所有工作人员要认真执行国家物资政策和集团有关规定，自觉抵制不正之风，坚持廉洁原则，遵守《物资供应人员守则》，严格按《物资供应人员廉洁条例》要求工作。2、为了规范集团物资采购程序，提高物资管理水平，形成从计划到采购到入库验收到正品出库的一条龙管理体系，同时加强会计核算，业务核算和统计核算，使物资管理工作逐步趋于科学化、规范化、制度化，结合外派公司实际，制定此工作程序。第二章生产建设物资采购、保管工作规范一、物资需求计划1、计划的编制1）、计划员必

2、须根据实际需要进行采购计划的编制，而且要充分利库，不能因计划的随意造成物资的积压、资金的浪费。2）、计划必须字体清晰、规格型号数量准确、技术参数齐全。3）、计划必须按物资类别分别汇编，并注明使用日期、使用的地点。2、计划的审批物资采购计划必须经本单位技术人员、业务主管领导审核签字后方可生效。3、计划的分类根据实际需要可分为月计划、季度计划、临时计划等。要提高计划性管理，减少临时计划。计划的合理性、准确性、计划性、完整性等作为考核计划员的一项指标。二、物资采购41、采购计划确定后，各口采购人员要迅

3、速进行市场询价，初步掌握标底。原则上20万元以上的要进行议标（原则上不得少于三家）采购，特殊情况除外；20万元以下的要进行比价（原则上不得少于三家）采购；金属材料进行比价（原则上不得少于三家）采购。2、议标、比价要本着维护集团和外派公司利益的原则出发，根据供货厂家的生产能力、履行能力、信誉情况及业绩，最终选择质量好、价格合理的供货单位签订供货合同，并监督、催促合同的执行；3、建议设立监察员，对比价、议标采购的过程及价格进行监督跟踪。4、各业务口每月月底要上报报表，报表的内容有：当月议标、比价、降

4、价情况表，当月合同签订情况表，当月采购任务完成情况表、财务付款情况表等。按期统计、计算当月物资采购的计划采购完成率，作为考核采购员的指标之一。三、验收1、物资到货后必须进行验收，验收分为二个阶段。第一阶段为初验，由计划员组织会同采购员、保管员、有关技术人员进行验收。根据合同只对物资的外观、尺寸、厚度、型号、合格证、质检证、资料等进行验收与清点，无异议的填写验收记录单。验收记录单要求填写清楚、真实且必须有参加验收的所有人员的签字，否则不办理入库、付款手续。有问题物资决不办理入库手续且迅速与供货厂家

5、联系解决。第二阶段的验收由使用部门在使用过程中验收，计划、采购人员必须与物资使用单位保持联系，随时掌握物资使用中的情况。2、物资验收合格后由计划员办理入库手续，一个规格品种办理1份入库单且按大类分别入库。入库单一式5联，计划采购、财务、保管、统计核算各一联。入库单上要有计划员、采购员及保管4员的签字，否则材料会计不予接受。要求发票随货同行，发票到不了的要办理暂估入库手续。入库单办理完，要求发票、入库单（财务联）立即转到财务，不允许压票，以便财务工作。3、物资质量是否合格、数量是否准确无误、是否按

6、采购计划进货是作为考核采购员的一项指标。四、保管及发放1、保管员要将已验收合格的物资立即入库，能上架的物资严格按“五五摆放”的标准上货架，重量、体积大的物资设货区按标准放置。每种物品挂上标签卡，做到帐、卡、物、资金四对口。能入库的物资尽量入库，露天放置的要有防雨、防尘、防盗等措施，保持库房的清洁、整齐。2、接到入库单后立即将物资按类别分别上帐，做到一种规格型号一张帐页，一个大类一册帐本。3、严格执行领料制度，无计划、无领料单、领料单上签字不全的不能发料。做到一个规格品种办理1份领料单。要做到日清

7、月结，做出本月的物资动态统计表，出、入库单按类别分册装订，准确无误地做出年终各类盘点表。4、每日工作前保管员必须亲自到所管库房检查是否有异常现象，如有异常立即汇报；下班前关好各自库房的门窗，做好安全防范措施。5、每月保管员对计划员所报物资采购计划是否平衡利库进行考核。6、每月对库房的库容库貌及业务工作进行考核。五、合同台帐的建立1、必须建立合同台帐，合同台帐的格式要按附表三的形式填写和建立。各单位要设立合同管理员（专职或兼职均可），从物资计划申报到合同签订、合同执行、到货验收至物资使用情况进行全

8、面的跟踪。2、4合同管理员要认真、真实、及时的填写，实行动态管理。每月要将填写的情况通过网络上报集团相关公司部门。六、生效合同存档要求1、原件合同按公司规定5份，我方3份，对方2份。2、我方的3份存档原件：资料室一份；财务一份；合同执行单位（部门）的合同管理员一份，其他部门以及执行合同的业务人员只持合同复印件。第三章办公类物资采购程序1、使用部门书面申请由相关领导审批后方能办理购置及财务借支和报销手续。单笔支出3万元以上的，书面请示报外派公司管理部，单笔支出8万元以上的由总裁审批。2、要建立固定