住宅小区物业公司管理的系统档案项目管理系统的规章制度办法.doc

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1、优选住宅小区物业公司档案项目管理制度办法　　1整体档案管理　　档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示小区评分标准》的分类标准建立档案资料。　　第一节基础管理资料　　1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用　　1)工程规划许可证　　2)施工许可证　　3)工程总平面图　　4)建设工程规划管理竣工验收合格证　　5)国有土地使用证　　2.办理接管验收手续　　1)委托物业管理合同　　2)工程建设施工建档移交清单　　⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料;　　⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图

2、，分项、分部质检平定资料(复印件);　　3)商品房质量保证书　　4)房屋移交验收资料　　5)设施设备移交清单及档案资料标准文档优选　　3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理　　1)物业管理企业法人营业执照(正副本)　　2)物业管理组织机构代码证(正副本)　　3)物管企业资质证书　　4)物业管理税务登记证(正副本)　　5)上级批文(文件)　　4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明　　1)物业委托管理合同　　2)前期物业管理方案　　3)物业移交及实施意见　　5.购房人与物业

3、管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)　　6.　建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定　　1)物业管理代管维修资金的财务管理制度　　a)代管维修资金的使用围　　b)代管维修资金的来源和筹集方法　　c)代管维修资金的管理与使用办法　　d)代管维修资金的移交　　7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善标准文档优选　　1)房屋使用说明书　　2)公共管理制度　　⑴治安管理制度　　⑵消防管理制度　　⑶门卫管理制度　　

4、⑷机动车停车场管理制度　　⑸非机动车管理制度　　⑹装修管理规定　　3)政府有关文件　　8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责　　1)业主委员会筹备工作资料　　⑴关于组建业主委员会实施方案　　⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)　　⑶业主委员会章程　　9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意　　1)创优规划　　2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)　　3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料　　10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准

5、。　　1)员工手册标准文档优选　　2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规　　3)部门职责　　⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)　　⑵员工手册　　⑶管理中心职责　　⑷财务部职责　　⑸护卫部务条令、岗位职责　　4)部门工作程序、操作程序　　⑴财务部管理制度　　⑵客户服务中心工作程序　　⑶工程部设备运行维修工作程序　　⑷消防工作管理制度　　⑸各种应急处理方案　　A、火警、火灾应急方案　　B、停电应急方案　　C、护卫部突发事件处理措施　　5)管理中心综合管理制度　　⑴值班制度　　⑵回访制度　　⑶档案管理制度　　⑷原始

6、记录、资料管理制度　　6)管理人员、员工考评细则标准文档优选　　⑴管理人员考核细则　　⑵财务管理人员考核细则　　⑶维修人员考核细则　　⑷清洁、绿化人员考核细则　　⑸护卫员考核细则　　⑹护卫部岗位目标管理考核办法　　7)护卫部培训日程、训练记录　　8)护卫知识考试资料　　9)管理中心原始记录资料　　⑴门岗值班记录　　⑵监控中心值班记录　　⑶紧急情况记录　　⑷停车场车辆进出原始记录　　⑸房屋装修管理记录　　⑹装饰装修申请书、责任书　　⑺值班记录　　⑻回访记录　　⑼维修派工单　　⑽住户档案　　⑾维修员值班记录　　⑿设施设

7、备巡查保养等记录标准文档优选　　11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗，员工统一着工装、佩带明显标志，工作规，作风严谨。　　1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件　　2)管理中心专业技术人员、操作证　　3)护卫员上岗证　　4)员工劳动合同　　12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率。　　1)小区住户基本资料(备份文件夹类)　　2)小区物业基本资料　　3)办公文案　　4)各类管理制度、文件夹　　⑴护卫类　　⑵财务类　　⑶管理类　　⑷保洁类　　⑸经营类　　⑹人事类　　⑺业主委员会　　⑻运行维

8、修表　　5)住户费用缴费统计资料　　13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定，至少半年公开一次物业服务费用收支情况。　　1)年月--财务收支报告标准文档优选　　2)向住户公布费用收支情况，资料照片　　3)物业管理费用标准批复　　4)缴费通知单存根　　14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册，管理完善，查阅方便。　　1)总平面