浅议广播电视网络档案信息化管理

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1、浅议广播电视网络档案信息化管理　　摘要：广播电视是党和国家的重要宣传阵地，是一个口径宽、涉及面广的专业技术领域。广播电视网络档案信息化管理工作是企业信息化管理的重要组成部分。随着数字技术与网络技术在广播电视生产中的广泛应用，它不仅能够产生直接的经济效益，而且能够产生巨大的政治和社会效益。文章着重对中广有线信息网络有限公司扬州分公司档案信息化管理进行阐述。关键词：档案管理；信息化；问题应对中图分类号：G22文献标识码：A文章编号：1674-1723（2012）11-0113-028档案信息化是在国家总体规划和系统组织之下，采

2、用现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，最大限度地满足社会档案需求的建设过程。随着计算机技术的迅猛发展，方便、快捷的档案信息化在企业管理中普遍推行、应用。中广有线信息网络有限公司扬州分公司从2004年9月公司成立之际，管理层就注重各类档案的收集、管理、利用。2007年3月公司成立综合档案室，并于年底通过江苏省二星级档案室验。目前，公司档案室收集的档案，依据公司文件材料归档范围、保管期限表和档案分类大纲，确定了文书档案、会计档案、设备档案、基建档案、工程档案、用户档案、声像实物档案等七大类25个

3、子项目的档案收集标准，并按照部门职能和涉及到的档案类别进行全面管理。2008年3月，公司邀请档案管理和档案软件管理专业人员，对公司档案的信息化管理进行整理、开发、应用，提出切实可行的运行方式，并实施综合档案室所有档案信息化管理和查阅。进一步深度开发和利用档案资源，更好地服务于公司的发展、经营、管理，为提高公司管理水平和盈利能力发挥作用。5年来，所收集的档案在企业管理中已显现出作用，通过这些年综合档案室各类档案信息化运作和管理磨合，得出以下几方面想法；一、档案信息化管理的优点计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作

4、中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递、传阅都变得简单易行，办公效率大幅度提高。（一）档案资源和文字信息得到充分共享8截止到2010年1月，中广有线信息网络有限公司扬州分公司综合档案室，共存有档案3995卷和802件。其中，文书档案802件，会计档案673卷，设备档案162卷，工程档案1535卷，用户管理档案

5、1515卷和照片档案2册87张，实物档案27件。这样规模的档案量，用原始的手工操作管理、查阅是很难的，长期以往，会造成文件和信息查找困难，使得大量信息闲置在文件柜中，造成资金和资源的浪费。运用计算机技术对档案进行管理后，资源充分共享利用，查阅方便、准确、快捷。档案管理由目录深入到卷宗文件，由单途径管理发展为体系管理；由对档案外部特征（目录）管理到内部特征（内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率。可以对所调阅的信息资源作出适时

6、响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。（二）电子文件保存的稳定性8与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如防虫、防光、防尘、鼠害、高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生损坏、水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根

7、据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘，现阶段的云档案系统设想等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。方便加强档案备份，来保证档案存续性，特别值得一提的是将来的云档案系统设想。二、档案信息化管理存在的问题（一）电子文件保存、真实性和保密性受限制信息化的难点在于“收集”、“保存”，而不是“利用”！原因之一：电子文件易改变、易丢失、可分离性（内容◇代码◇载体）、内容的记录方式复杂、载体不稳定、不断流转中、

8、变化不易察觉、电子文件如果使用或保管不当就会造成文件丢失，导致“数字失忆”（每年有6%的计算机会发生数据丢失）。原因之二：电子文件难以长久保存：载体寿命有限电子文件载体寿命远不如纸张。8电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱；电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹；电