企业不可不知的十大文档管理隐患

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1、致得E6协同文档管理系统企业不可不知的十大文档管理隐患企业能否在如今竞争激烈大环境中脱颖而出，其中重要决定性因素在于企业管理，而企业管理中的“重头戏”文档管理是企业管理中极为重要的环节。然而很多企业在运营中，大量的成本与人力资源悄然流失而企业管理者却浑然不知，企业资本积累成为了棘手的问题，却找不出导致企业利润不升反降的原因。笔者经过对多家企业的调研分析，总结出了企业运营中不可不知的十大隐患。企业管理中的十大隐患隐患一：难以做到文件统一备份在企业中，几乎人人一台电脑，由成百上千的员工组成的企业，所产生的文档数目非常庞大，其中就不乏很多对于企业而言非常重要的文档。这些文档若因某个电脑系统硬盘

2、损坏或病毒感染导致丢失，其损失无法估量。为防止丢失，备份文件无疑是非常好的措施，但是，由于文件存储分散，文件量极大，将所有电脑中的文件一个不落的定期逐一备份，是几乎不可能完成的。隐患二：机密资料安全受到威胁在接受调查的企业中，大多数管理者都认为自己企业的文件需要加入严格的保密措施，但实际上并没有多少企业将其付诸行动。企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见，与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况，调查发现，85%的职员可以轻松的下载这些具有“竞争力”的资料和信息，78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走，再高价卖出给竞争对手，严重情况可能会

3、给企业造成高达上千万元的直接损失，间接损失更是不可计量。隐患三：文件查找困难3/3致得软件---企业文档管理的风向标致得E6协同文档管理系统文件查找困难是企业中最常见的问题之一。企业运营中所产生文件量极大且存储分散，忘记文件名或存储位置的现象时有发生。据相关调查，企业中平均每人每天在查找上浪费的时间约为20分钟，根据计算，那么每人每年有11天都是在查找，由几十人，几百人组成的企业浪费的就是几十甚至上百万的支出，这些隐性支出大量吞噬者企业的利润，无形中增加了大量的成本。隐患四：纸质文档难储存现如今，还有很多企业仍停留在管理纸质文档的阶段。一些公司虽然以电子文档为主要信息载体，但传阅或归档整

4、理时仍然会大量使用办公纸张。办公纸张的浪费已经对环境造成了很大压力。除此之外，纸质文档极难储存，不仅需要占用大量的存放空间，并且非常容易腐烂发霉造成不可修复的损坏，并且完全无法检索。任何环节出现问题都会使得以前的信息资料流失，还要重新投入成本调研。由于无法检索，只能翻箱倒柜逐个查找，造成了大量时间与材料的浪费，不仅给企业带来极大的困扰，还与时下“绿色办公”理念相背离。隐患五：文档版本混乱在企业运作过程中往往会产生数量庞大的文档，每份文档每天都要经过大量工作人员的反复传输，包括如：合同、报价单、方案等重要文件，根本无法做到版本统一，版本混淆造成工作失误在所难免。如签合同时误用了已作废的合同

5、原本；在进行生产时，将原始的生产设计稿件当做最新设计稿件，察觉后再重新生产，错误批次产品作废，浪费了大量的生产原料，还延误了货品的发交期……这些情况往往导致企业利润不升反降，使企业蒙受巨大的经济损失。隐患六：文件难以流通、共享企业内部常有几十个甚至几百个部门及分公司，员工数量则更为庞大，同部门、项目组的人员之间，通常需要频繁地交换、共享文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的文件共享手段，那么文件发送、更新将变得非常浪费时间，文件检索和电子档案管理的难度很大，致使工作效率极为低下，成为企业信息化管理的瓶颈。隐患七：无法集中管理所有文件随着企业文件量成倍增长，越来越多的文件散乱储存在数十台

6、至数百台电脑中，想要将所有的文件集中统一管理是根本无法实现的理想。每个员工的文件组织和命名习惯各不相同，哪些文件有价值，哪些没价值，其他人很难知晓。这进一步加重了文件的分散性。企业文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者无法收集文件、无法统一规范，就难以组织和重用。在文件严重分散的企业中，员工离职、工作交接时，文件流失、知识断层是常态。甚至往往会因为没时间交接，造成大量的知识文件不为人知，丧失价值。这些现象成为了绝大多数企业文档管理方面的病灶。隐患八：审批速度缓慢文件流转过程控制也是企业文档管理中难以控制的环节，企业每天都有数十份至数百份文件要审批流转，只能逐个寻找审批人，经常需要数月时

7、间才能完成整个流程，想全部按时完成流转过程是绝对无法实现的。据相关调查结果统计，企业远程管理和文件流转的成本约占总成本的10%左右，文件流转的过程十分繁冗并且效率低下，影响工作进程，给企业带来不必要的时间与成本的浪费。工作效率低下成为了企业的通病。隐患九：无法记录操作历史3/3致得软件---企业文档管理的风向标致得E6协同文档管理系统企业工作离不开文档，成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作，每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法