办公室事务管理1-ROSIE课件.ppt

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1、办公室事务管理东华职业学院罗茜独伊办公室事务管理10.1整理工作环境10.2日常安排与管理10.3电话管理10.4印信管理10.5值班工作10.6邮件处理教学目的本教学模块重点介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。10.1整理工作环境1、教学重点办公环境管理的内容与要求；办公环境管理的措施。日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法接打电话的程序和要求；印信的管理方法与要求值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法收进和寄发邮件的程序和基本技能。1

2、0.1教学重点与难点2、教学难点如何布置办公室；办公室安全管理的方法与技巧；识别办公室安全隐患制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法接打电话的程序、技巧和礼仪印信的管理制度以及如何使用印信值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法收进和寄发邮件的程序和基本技能技能训练。场景模拟假设你是负责办公室事务的工作人员，如文员，秘书，请问你的一天工作应该是怎样的？小组为单位，讨论后开始场景模拟案例展示王小姐是宏远公司秘书。早上上班时，王小姐提前15分钟到公司。她首先把上司办公室的窗帘拉起，窗户打开，桌面的文件按照柜架上贴的标签分类码放，把电脑下纠结的

3、电线梳理清楚，把上司到公司就要审阅的重要文件放在办公桌中间。然后，王小姐用酒精擦拭自己办公桌的电话话筒和传真机，清洁自己办公区域的地面、桌面、柜台的卫生，整理自己保管各类文件。之后，王小姐又到接待室把书架上供阅览的资料、宣传品放回原处，摆放整齐。做完这些，上班的上司和同事也陆续来到公司，开始一天的工作。提示上班开始，要做好工作区域的办公环境维护案例:秘书的一天上班后（一）整理办公场所1、上司办公室的整理文件的整理、资料放回原处、弹去灰尘、调整时钟、调节温度器的温度、绿色植物的浇水和清理败叶（要符合上司的工作习惯）2、秘书个人责任区和公共区域的整

4、理秘书个人责任区：使用的办公桌、电话、电脑、打印机、文件柜、抽屉等。公共区域：接待区域和公共区域的饮水机、复印机、公共文件柜的整理。要求：整齐干净、物品摆放有条理，便于去用查找10.1办公环境管理10.1.1办公环境的含义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。10.1.2办公环境的管理原则方便→舒适整洁→和谐统一→安全。想想看1、空气杀手；2、光线杀手；3、声音杀手；4、空间杀手；5、设备杀手；6、文件杀手；7、职能杀手。办公室的七大效率杀手有哪些？10.1办公环境管理10.

5、1.3办公室的布局与布置（1）布局①封闭式布局。封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。10.1办公环境管理②开放式布局。就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。10.1办公环境管理（2）办公环境布置①布置要点◇营造一个安静的工作环境；◇保证良好的采光、照明条件；◇合理安排座位；◇力求整齐、清洁。10.1办公环境管理②布置的原则采用一个大间办公室。使用同一大小的桌子。档案柜应与其他柜子的高度一致

6、，以增进美观。采用直线对称的布置。主管的办公区域需保留适当的访客空间。将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。10.1办公环境管理②布置的原则全体职员的座位应面对同一方向布置。常用的文件与档案，应置于使用者附近。应保持公共空间和私人空间的独立。桌与桌之间应留有一米左右的距离。桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。考考你配备合适光源选择理想的办公桌椅安装隔音设备选择合适的屏风、窗帘、

7、档案柜调节合适的空调温度合理放置办公设备1、怎样优化办公设备？2、怎样美化办公环境？办公室装饰办公室绿化10.1办公环境管理101.3办公室的视觉环境管理1、办公室内的覆盖物（1）有效地使用颜色。（2）颜色应协调一致。2、照明（1）光线的量。（2）光线的质。（3）光的设计。光亮设计的原则：避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。10.1办公环境管理10.1.4办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.消除噪音的来源。用吸音的材料以减少噪音的影响。

8、适量音乐的播放。10.1办公环境管理10.1.4办公室的空气环境管理1、温度最舒适并有益于健康的工作温度是20~25℃。2、湿度最适宜的湿度为40%~